Dokumentvorlagen in Textverarbeitungsprogrammen wie Word legen fest, wie Text und Textrahmen in Ihren Schriftstücken aussehen. Sie enthalten außerdem Makros und Symbolleisten sowie Anweisungen für Formatierungen wie Schriftart und -größe. Dokumentvorlagen gewährleisten so ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Schreiben und ersparen lästige Routine-Arbeiten.
Wir zeigen Ihnen, wie sich solche Dokumentvorlagen einsetzen und individuell anpassen lassen. Anhand praktischer Beispiele können Sie Vorlagen in Word direkt einrichten und nutzen. Die Tipps beziehen sich auf die Word-Versionen 2007 und 2003. Bei älteren Programmvarianten verfahren Sie entsprechend. Die Bezeichnung der Menüpunkte kann bei ihnen allerdings abweichen.
Dokumentvorlage öffnen und anpassen
Jedes neue Schreiben, das Sie in Word anlegen, basiert automatisch auf einer Dokumentvorlage. Das gilt für das leere Blatt, das Word direkt nach dem Start zeigt, und auch für Dokumente, die Sie in Word 2003 über einen Klick auf das Symbol „Neues leeres Dokument“ in der Symbolleiste „Standard“ oder mit der Tastenkombination aus [Strg] und [N] erstellen. Alle neuen Texte verwenden automatisch die Dokumentvorlage und übernehmen die Einstellungen daraus. Bis Word 2003 heißt diese wichtige Datei Normal.dot, seit Word 2007 Normal.dotm. Sie finden sie im Verzeichnis „%AppData%\Microsoft\Vorlagen“ oder unter „%AppData%\Microsoft\Templates“.
Wenn Sie beispielsweise Standard-Schriftart und -größe für alle zukünftig mit Word neu erstellten Schriftstücke ändern möchten, gehen Sie am einfachsten so vor:
Schritt 1: Öffnen Sie im Windows-Explorer den Ordner mit der Normal.dot. Nach Rechtsklick auf die Datei sehen Sie im Menü neben der Standardaktion „Neu“ unter anderem auch die Option „Öffnen“. Nach einem Klick auf „Öffnen“ lädt Word die Dokumentvorlage. Das können Sie in der Word-Titelleiste kontrollieren: Dort steht „Normal.dot - Microsoft Word“ oder „Normal - Microsoft Word“.
Schritt 2: Klicken Sie in Word 2003 auf „Format, Formatvorlagen und Formatierung“. Sie sehen danach rechts im Aufgabenbereich die Liste der Formatvorlagen.
In Word 2007 gehen Sie auf die Registerkarte „Start“ und klicken auf den kleinen Pfeil rechts neben „Formatvorlagen“. Oder Sie verwenden das entsprechende Tastaturkürzel, indem Sie gleichzeitig die Tasten [Strg], [Alt], [Shift] und [S] drücken. Danach erscheint die Liste der Formatvorlagen in einem eigenen Fenster.
Schritt 3: Klicken Sie in der Liste der Formatvorlagen mit der rechten Maustaste auf „Standard“ und im Menü dann normal auf „Ändern“. Unter „Formatierung“ wählen Sie die gewünschte Schriftart und -größe aus – beispielsweise „Arial“ und „12“. Danach schließen Sie die Dokumentvorlage. Word speichert diese Änderungen automatisch.
Wenn Sie jetzt einen neuen Text schreiben, erscheint er standardmäßig in der in Schritt 3 eingestellten Schriftart und -größe. Bei früher erstellten Schreiben ändert sich dagegen nichts. In der Dokumentvorlage können Sie natürlich nicht nur die Schriftart anpassen. Seitenränder oder Hintergrundfarbe lassen sich ebenso ändern wie Tabulatoren. Auch die über „Ansicht“ gewählte Darstellung des Dokuments, etwa „Seitenlayout“, „Weblayout“, „Gliederung“ oder auch Zoomfaktor, können Sie als Standardvorgabe für alle neuen Dokumente speichern.
Formatierungen in der Vorlage ändern
Es gibt noch einen zweiten Weg, über den sich Standardformatierungen ändern und in der Dokumentvorlage speichern lassen. Dafür müssen Sie die Vorlage noch nicht einmal öffnen.
Schritt 1: Öffnen Sie in Word ein neues Dokument (gleichzeitig [Strg] und [N] drücken). Gehen Sie in Word 2003 auf „Format, Zeichen“. In Word 2007 nutzen Sie die Registerkarte „Start“ und klicken auf den kleinen Pfeil rechts neben "Schriftart".
Schritt 2: Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Schriftart und/oder -größe einstellen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Standard“. Daraufhin erscheint eine Meldung, in der Sie die Änderung der Dokumentvorlage mit „Ja“ bestätigen. Die Schaltfläche „Standard“ gibt es auch bei den Seiteneinstellungen und in Word 2007 zusätzlich bei den Absatzeinstellungen. Wenn Sie mehrere Änderungen auf einmal vornehmen möchten, empfiehlt es sich allerdings, dazu wie in Tipp 1 beschrieben vorzugehen und die Dokumentvorlage anzupassen. Wenn Sie dagegen gezielt nur eine Einstellung ändern wollen, ist der Weg über die Schaltfläche „Standard“ schneller.
Eine neue Briefvorlage individuell anpassen
Dokumentvorlagen zeigen ihre Stärken vor allem bei aufwendigeren Schreiben, die immer die gleichen Elemente oder Formatierungen enthalten sollen. Ein Beispiel dafür ist ein Geschäftsbrief, der ein Firmenlogo, Angaben zu Bankverbindung und Gerichtsstand sowie den Absender enthält. Die folgenden Schritte (erst für Word 2003, dann für Word 2007) zeigen, wie Sie eine entsprechende Dokumentvorlage erstellen und die gewünschten Elemente darin unterbringen.
Schritt 1: Gehen Sie in Word 2003 auf „Datei, Neu“, und klicken Sie im Arbeitsbereich auf „Auf meinem Computer ...“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie rechts unten die Option „Vorlage“ wählen. Gehen Sie auf die Registerkarte „Allgemein“, klicken Sie auf „Leeres Dokument“, und bestätigen Sie mit „OK“.
Schritt 2: Sie sehen jetzt ein Fenster mit einem leeren Arbeitsblatt. Am Titel „Vorlage 1“ erkennen Sie, dass es sich nicht um ein normales Schreibfenster, sondern um eine Vorlage handelt. Ändern Sie gegebenenfalls Schriftart und -größe, wie in Schritt 1 für die Dokumentvorlage beschrieben.
Schritt 3: Gehen Sie im Menü auf „Datei, Seite einrichten“ und dann auf die Registerkarte „Layout“. Klicken Sie dort auf „Erste Seite anders“, dann auf „OK“.
Schritt 4: Gehen Sie auf „Ansicht, Kopf- und Fußzeile“ und dann auf „Tabelle, Einfügen, Tabelle“. Hinter „Spaltenzahl“ und „Zeilenzahl“ geben Sie jeweils „2“ ein und klicken dann auf „OK .
Sie können jetzt beliebige Elemente in die Vorlage einsetzen, beispielsweise Firmenlogo und Anschrift. Klicken Sie dazu in die rechte obere Zelle, und ziehen Sie die Bilddatei mit dem gewünschten Logo dorthin. In die vierte Zelle tragen Sie Ihre Anschrift ein. Fahren Sie dann mit der Maus über die mittlere, vertikale Linie der Tabelle, bis sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil mit zwei Linien in der Mitte verwandelt. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Linie nach rechts. Dadurch verschieben Sie Logo und Text bündig an den rechten Rand der Tabelle.
Schritt 5: Klicken Sie in die Tabelle, und gehen Sie im Menü auf „Tabelle, Markieren, Tabelle“. Dann klicken Sie auf „Format, Rahmen und Schattierungen“. Wählen Sie die Registerkarte „Rahmen“, und klicken Sie links unter Einstellung auf „Ohne“. Dadurch verschwinden die Rahmenlinien der Tabelle.
Schritt 6: Informationen über Bankverbindungen oder Firmensitz bringen Sie in der Fußzeile der Vorlage unter. Dazu klicken Sie in die Fußzeile und fügen auch hier wie in den Schritten 4 und 5 beschrieben eine Tabelle ein, die den Text aufnimmt. Abhängig vom Umfang der Infos können Sie hier auch eine Tabelle mit drei oder mehr Spalten einrichten.
Klicken Sie zum Abschluss auf „Ansicht, Kopf- und Fußzeilen“, und speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem aussagekräftigen Namen. Die Elemente in der Kopf- und Fußzeile zeigt Word jetzt grau an. Beim Ausdruck erscheinen Firmenlogo und Adresse aber genauso wie der Rest des Textes.
Dokumentvorlage in Word 2007 erstellen
In Word 2007 gehen Sie prinzipiell genauso vor wie in Word 2003. Durch die geänderte Menüstruktur finden Sie die entsprechenden Befehle jedoch an anderer Stelle:
Schritt 1: Klicken Sie zuerst auf das Office-Logo, dann auf „Neu“ und „Meine Vorlagen“. Wählen Sie rechts unten die Option „Vorlage“, und bestätigen Sie mit „OK“.
Schritt 2: Sie sehen jetzt ein Fenster mit einem leeren Dokument und dem Titel „Vorlage 1“. Wie in Tipp 1 für die Dokumentvorlage beschrieben, können Sie Schriftart und -größe ändern.
Schritt 3: Gehen Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“, und klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts von „Seite einrichten“. Klicken Sie danach auf die Registerkarte „Layout“ und auf „Erste Seite anders“. Bestätigen Sie mit „OK .
Schritt 4: Um Firmenlogo und Anschrift einzusetzen, wechseln Sie zunächst auf die Registerkarte „Einfügen“. Dort klicken Sie auf „Kopfzeile“ und dann auf „Kopfzeile bearbeiten“. Wählen Sie die Registerkarte „Einfügen“, und klicken Sie auf „Tabelle fi Tabelle einfügen“. Geben Sie hinter „Spaltenzahl“ und „Zeilenzahl“ jeweils „2“ ein, und klicken Sie auf „OK .
Klicken Sie dann in die rechte obere Zelle, und ziehen Sie die Bilddatei mit dem gewünschten Logo in diese Zelle. In die vierte Zelle tragen Sie die Anschrift ein. Fahren Sie mit der Maus über die mittlere, vertikale Linie der Tabelle, bis der Mauszeiger zum Doppelpfeil mit zwei Linien in der Mitte wird. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Linie nach rechts. Dadurch verschieben Sie Logo und Text bündig an den rechten Rand der Tabelle.
Schritt 5: Klicken Sie in die Tabelle und dann auf das kleine Symbol an der linken Ecke. Dadurch markieren Sie die gesamte Tabelle. Klicken Sie auf „Tabellentools“ (oberhalb der Registerkarte „Entwurf“), dann auf den kleinen Pfeil rechts von „Rahmen“ und schließlich auf „Kein Rahmen“.
Schritt 6: Wenn Sie weitere Standardinfos, etwa Bankverbindung oder Firmensitz, in die Vorlage einsetzen möchten, klicken Sie in die Fußzeile und fügen hier eine Tabelle ein, wie in den Schritten 4 und 5 beschrieben. Zum Abschluss klicken Sie auf „Kopf- und Fußzeilen“ (oberhalb von „Entwurf“) und auf „Kopf- und Fußzeilen schließen“. Dann speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem aussagekräftigen Namen.
Briefvorlage mit Textfeldern gestalten
Die in Tipp 3 erstellte Dokumentvorlage enthält die wichtigsten Angaben über Ihre Firma oder den Verein. Noch fehlen aber die Bereiche für die Empfängeranschrift und den Brieftext. Dazu eignen sich Textfelder, die Sie beliebig auf der Seite positionieren und mit Standardtexten füllen können.
Schritt 1: In Word 2003 gehen Sie im Menü auf „Einfügen, Textfeld“. Der Mauszeiger verwandelt sich dann in ein Kreuz. Sie können jetzt mit gedrückter linker Maustaste zwei Textfelder aufziehen. Word 2003 fügt dabei zusätzlich einen weiteren Rahmen mit dem Namen „Zeichnungsbereich“ ein. Für die Briefvorlage ist dieser jedoch unnötig. Klicken Sie die Textfelder jeweils am Rand an, und ziehen Sie sie an eine Position außerhalb des Zeichnungsbereichs. Danach klicken Sie in den Zeichnungsbereich und löschen ihn mit der [Entf]-Taste. In Word 2007 erstellen Sie über „Einfügen, Textfeld, Einfaches Textfeld“ zwei Textfelder.
Schritt 2: Klicken Sie in die Textfelder, und ziehen Sie sie über die Anfasspunkte am Rand auf eine passende Größe für den Adressbereich und den Textbereich des Briefes.
In die Felder tragen Sie den gewünschten Text ein: In den Adressbereich gehört Ihre Anschrift als Absenderangabe, und in den Textbereich geben Sie Standardformulierungen ein, etwa „Sehr geehrter“ und „Mit freundlichen Grüßen“.
Schritt 3: Fahren Sie mit der Maus über den Rahmen eines der Textfelder, bis der Mauszeiger ein Kreuz zeigt, und drücken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Menü „Textfeld formatieren“. Gehen Sie dann auf die Registerkarte „Farben und Linien“, und wählen Sie unter „Farbe“ den Eintrag „Keine Linie“ aus der Liste (Word 2007: „Keine Farbe“). Zum Abschluss speichern und schließen Sie die Vorlage.
Die neue Dokumentvorlage legt Word im Vorlagen-Verzeichnis zusammen mit der Dokumentvorlage (siehe Tipp 1) ab. Um sie zu verwenden, müssen Sie in Word 2003 nur auf „Datei, Neu“ gehen, dann im Arbeitsbereich auf „Auf meinem Computer“ klicken, im folgenden Fenster die neue Vorlage auswählen und mit „OK“ bestätigen.
In Word 2007 klicken Sie auf das Office-Logo, im Menü auf „Neu“ und dann auf „Meine Vorlagen“. Wählen Sie die Vorlage aus, und klicken Sie auf „OK“ .
Quelle: PC-Welt