Sharepoint und Lync an 100 Standorten

Um ein IT-Projekt umzusetzen, muss Gerald Jüttner wissen, wann der Mais ausgesät wird. Der CIO der KWS Saat AG mit Stammsitz im niedersächsischen Einbeck modernisiert an rund 100 Standorten des Saatgutzüchters in mehr als 70 Ländern die IT: Die Mitarbeiter bekommen neue Werkzeuge für E-Mail, gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Videokonferenzen. Im vorigen Oktober begann das Projekt zur Einführung von Windows 7, Office 2010, Outlook 2010 und Lync 2010. Diesen Oktober soll es an fast allen Standorten abgeschlossen sein. Anschließend folgt mit der Sharepoint-Einführung der zweite Teil.

Dass zwischen den weit über den Erdball verteilten Standorten die Kommunikation verbessert werden muss, zeigten dem seit Juli vor zwei Jahren amtierenden IT-Chef Gespräche mit den Fachbereichen, die er seit Mai 2011 führte. "Bisher haben wir uns außer mit Mails und Telefongesprächen viel durch Dienstreisen über Länder, Kulturen und Zeitzonen hinweg verständigt", sagt Jüttner. Jetzt tauschen sich die Saatgutzüchter etwa zwischen Changchun im Nordosten Chinas oder Rancagua in Chile mit ihren Kollegen in Einbeck häufiger in Videokonferenzen aus. Im ersten Teil des Social-Collaboration-Projekts wurde auf den Rechnern der rund 3800 KWS-Mitarbeiter neben Windows 7, Outlook, Exchange und Office 2010 auch die Kommunikationslösung Lync von Microsoft installiert.

Bewusst entschied sich Gerald Jüttner bei der Office-Ausstattung für eine On-Premise-Installation und gegen die SaaS-Lösung Microsoft Office 365. Er habe die Lizenzkosten beider Modelle verglichen, sagt der CIO. "Bei unserer User-Anzahl ist eine Inhouse-Lösung deutlich kostengünstiger", so Jüttner. Zweites Argument gegen die Cloud-Lösung waren Sicherheitsbedenken. Der CIO sah die Vertraulichkeit der Daten nicht ausreichend gewährleistet.

Die Pilot-Umstellung auf das neue Office- und Collaboration-Paket fand im Dezember 2011 statt. "Dass die KWS-Zentrale in Einbeck mit 1200 Mitarbeitern erst in diesen Tagen die neue Kommunikationsausstattung bekommt, liegt unter anderem an unserem wichtigsten Arbeitsmaterial", sagt Jüttner - Pflanzen wie dem eingangs erwähnten Mais. Die Zuchtstationen im Ausland bearbeiten das Saatgut so, dass es auf die regional unterschiedlichen Anforderungen der Landwirte zugeschnitten ist. In der Zentrale in Einbeck laufen die Fäden für diese Arbeiten zusammen. Bei Züchtung, Ernte, Aussaat und Vermehrung gibt es je nach Saison bei Mais, Zuckerrüben oder Getreide "heiße Phasen", so Jüttner. "Da haben die Mitarbeiter wenig Zeit, und Sie können nicht auch noch mit einem IT-Projekt daherkommen." Deshalb musste sich der Rollout-Plan nach den Arbeitsspitzen der Pflanzenzüchter richten.

Die Umstellung auf Sharepoint samt darin enthaltener Social-Media-Funktionen und damit die eigentlich große Weiterentwicklung bei der firmeninternen Kommunikation läuft zwar erst diesen Oktober in der zweiten Phase des Projekts an. Doch auch Lync erleichtere den Mitarbeitern die Kommunikation über weite Distanzen, wie Jüttner beobachtet. Lync-Konferenzen seien ohne viel Schulungsaufwand zu starten.

Jüttner selbst nutzt das System, um sich etwa mit Beratern zu besprechen und Präsentationen gemeinsam zu bearbeiten. Der CIO hat mit Bewerbern aus dem Ausland auch schon Vorstellungsgespräche über Lync geführt. "Das ist niemals so gut wie bei einem persönlichen Meeting, aber viel besser, als nur zu telefonieren", sagt er. Vorausgesetzt, die Leitung ist schnell genug. An kleinen Standorten genügte KWS Saat bisher Schmalband. Jetzt plant der CIO, weltweit zum großen Teil MPLS-Netze einzuführen. "Damit haben wir eine Quality of Service und können Datenpakete priorisieren", sagt Jüttner. Standorte in Argentinien und Russland etwa sind noch nicht über MPLS-Netze angebunden.

Was Jüttner noch fehlt, ist die volle Funktionalität von Lync auf iPhone und iPad - damit über den Chat hinaus KWS-Mitarbeiter über mobile Geräte auch Dokumente teilen und konferieren können. Abgesehen davon äußert sich der CIO positiv über Microsoft. Dass er Lotus Notes in der Zentrale und verschiedene Mail-Systeme an anderen Standorten ablöste und die Kommunikationsanwendungen auf Basis von Microsoft vereinheitlichte, begründet er vor allem mit der einfachen Handhabung und der hohen Integration dieser Funktionen. Die Akzeptanz von Lotus Notes sei gering gewesen. Zudem seien die Lösungen rund um Outlook viel stärker verbreitet und daher ohne viel Schulungsaufwand nutzbar. "Die jungen Kollegen, gerade aus Ländern wie China, USA oder in Südamerika, kennen das schon von der Schule oder Universität", sagt Jüttner.

Mais und Mails, alles zu seiner Zeit

Vereinheitlicht hat der CIO mit Unterstützung des Dienstleisters Beck et al. im Zuge des Umstiegs auch Verträge und Lizenzen. Bislang entschieden die Standorte eigenverantwortlich, womit sie arbeiten. Jetzt hat Gerald Jüttner mit Microsoft ein Enterprise Agreement für die genannten Microsoft-Produkte abgeschlossen und auf dieser Basis weltweit ein einheitliches Active Directory eingeführt. Er setzt jetzt außerdem das Management-Tool Empirum ein, mit dem sich zentral Patches auf die weltweit eingesetzten Clients aufspielen lassen. Damit wird die Administration aller Desktops weltweit wesentlich vereinfacht, wie der CIO sagt.

Was Gerald Jüttner in der ersten Hälfte seines Social-Collaboration-Projekts gelernt hat, ist, dass ein CIO bei einem solchen Unterfangen gut daran tut, sich um die Anwender zu kümmern. Für den Umstieg der 1200 Mitarbeiter in Einbeck hat er zusammen mit Unternehmenskommunikation und Personalabteilung die Broschüre "Entspannt umsteigen" herausgebracht, die die Migration erklärt. "Das war ein großer Aufwand, aber sehr erfolgreich", sagt Gerald Jüttner. Böse Mails wegen Pannen oder kurzzeitig nicht verfügbarer Kalender- und Mail-Daten habe es kaum gegeben. Mais wird in Deutschland übrigens in der Regel im April und Mai ausgesät.

Die Unternehmenszahlen der KWS Saat AG