Sichere Outlook-Alternativen

Microsoft hat mit Outlook wahrscheinlich die erfolgreichste und verbreitetste Mail-Client-Lösung im Portfolio. Im Zusammenspiel mit dem hauseigenen Kommunikationsserver Exchange für viele Unternehmen noch immer die erste Wahl. Es gibt jedoch eine Reihe interessanter Alternativen, mit umfangreichen Funktionen und der nötigen Portion "Security". Auf die Nummer 2 am Mail-Client-Markt "Thunderbird" von Mozilla möchten wir an dieser Stelle gar nicht weiter eingehen.

Ebenso die bekannten Betriebssystem-Mail-Programme von Apple oder Microsoft. Alle diese Programme machen einen guten Job und sind entsprechend weit verbreitet. Wir werfen hier bewusst einen Blick in die zweite und dritte Reihe. Webmailer, beispielsweise web.de, google-mail oder 1&1 Basic bieten ebenfalls eine ganze Reihe an praktischen Funktionen - bis hin zu personalisierten Portal-Startseite mit Widgets.

Komplettpaket: SeaMonkey

Der SeaMonkey ist ein Komplettpaket, bestehend aus Browser, Mail- und Chatting-Client sowie HTML-Editor aus dem Mozilla-Umfeld. Der Komplettansatz geht zurück auf die Ursprungszeit der Webbrowser. Seinerzeit führte der einstige Browser-Marktführer Netscape die Produktlinie "Communicator" als Komplett-Paket ein, die später, nach dem zunächst verlorenen "Browser-Krieg", als offenes Entwicklungsprojekt (Open Source) von der Mozilla-Organisation fortgeführt wurde.

Der Mailing- und Newsgroup-Teil der Software bietet einen eingebauten Spam-Filter mit der Möglichkeit diesen auf die eigenen Anforderungen hin zu trainieren. Benutzer organisieren ihre E-Mails in verschiedenen Ansichten und nach benutzerdefinierten Beschreibungen. Farbliche-Hervorhebungen, um beispielsweise die Wichtigkeit anzuzeigen, oder flexible Sortierungsfunktionen gehören zum guten Ton.

Für das Unternehmensumfeld liefert die kostenlose Software wichtige Funktionen wie Verschlüsselung nach S/MIME, Quittierung von Empfangsbestätigungen, digitale Unterschriften und eine Einbindung in LDAP-Verzeichnisdienste, wie beispielsweise dem Active Directory. Wie Outlook unterstützt auch der SeaMonkey mehreren verschiedene Konten und erlaubt so die Bearbeitung mehrere E-Mail-Adressen in einer einzigen Oberfläche.

Die aktuelle Version 2.3x ist für alle gängigen Plattformen, wie Windows, Linux und OS X verfügbar. Die Version 2.1.4 sogar für OS/2. Leider muss der Mail-Anwender bei der Konfiguration selbst darauf achten, dass die SSL/TLS-Verschlüsselung bei einem IMAP-Zugriff aktiviert ist. Ohne nachträglich in den Einstellungen einen Blick darauf zu werfen, fordert SeaMonkey die Daten unverschlüsselt vom Server an. Weiter muss der Anwender bei den SMTP-Versandeinstellungen ebenfalls die SSL/TLS-Verschlüsselung aktivieren. Ansonsten ist SeaMonkey ein gut gelungenes Komplettpaket, das eigentlich eine viel größere Verbreitung haben müsste.

Sicherer Web-Mailer: Posteo

Dass es auch den deutschen Anwendern zunehmend bewusst wird, wie offen - und damit für jede interessierte Seite lesbar - "normale" E-Mail-Nachrichten sind, zeigt sich auch daran, dass in den letzten Jahre einige Online-Dienste aufgetaucht sind, die eine sichere Mail-Kommunikation versprechen.

Mit Posteo stellen wir hier exemplarisch eine dieser Firmen als sichere Online-Alternative zum "gewöhnlichen" Outlook-Client vor. Ein wichtiger Pluspunkt bei dieser Firma ist sicher auch die Tatsache, dass sie ihr Geschäft komplett in Deutschland betreibt - ein großer Vorteil in Bezug auf die Sicherheit. Zudem hat sich die Berliner Firma nicht nur den Datenschutz sondern auch die Nachhaltigkeit auf die Fahne geschrieben und gibt an, dass ihre Technik komplett mit 100 Prozent Ökostrom von Greenpeace Energy betrieben wird. Weiterhin garantiert sie, dass das Angebot komplett werbefrei ist und bleibt.

Wer sich bei Posteo online anmeldet, kann für einen Preis von einem Euro pro Monat ein Postfach in der Größe von 2 GByte erwerben. Der Anbieter stellt keine direkten Test-Accounts zur Verfügung, aber es ist möglich, dass sich Benutzer auf der Web-Seite anmelden und dieses Postfach zunächst einmal (mit einigen Einschränkungen) für 14 Tage nutzen. Hat der Nutzer ein solches Postfach erworben, so kann er damit Anhänge in einer Größe bis zu 50 MByte versenden und empfangen. Zugreifen kann er auf seine Nachrichten via POP3/IMAP oder auch via Web-Frontend. Pro Postfach stehen ihm zudem zwei Alias-Adressen zur Verfügung, die dann nicht mit der Endung posteo.de sondern mit Endungen wie .org, .net oder auch den Länderkennungen .at und .ch versehen sein können. Allerdings befindet sich die E-Mail-Adresse immer und ausschließlich in der posteo-Domäne: Es ist leider nicht möglich, diese Adresse mit der eigenen Mail-Domäne zu nutzen.

Dadurch ist der Einsatz dieser Lösung leider für viele professionelle Anwender nicht so interessant. Der Anbieter begründet diese Einschränkung mit seinem erklärten Schwerpunkt auf Sicherheit in möglichst allen Belangen: Domänen müssen stets mit Namen und Anschrift einer Personen registriert werden. Als Anbieter ist Posteo zudem verpflichtet, die Daten der Kunden zu speichern, die bei der Firma eigene Domänen nutzen. Solche Daten müssen in Deutschland der Bundesnetzagentur zur Abfrage durch die Behörden zur Verfügung gestellt werden.

Da Posteo grundsätzlich keine Bestandsdaten der Kunden erhebt und nach eigenem Bekunden aus Gründen der Datensparsamkeit auch nicht erheben will, verzichtet die Firma auf die Möglichkeit, ihre Lösung mit einer eigenen Mail-Domäne zu verknüpfen. Somit ist es dann für Anwender auch möglich, sich komplett anonym bei Posteo für ein Postfach anzumelden. Durch Veröffentlichung eines jeweils aktuellen eigenen Transparenzberichts (aktuell der Transparenzbericht von 2014), der alle Anfragen von Strafverfolgungsbehörden und Nachrichtendiensten auflistet, die der Provider bekam, wird der Gedanke der Sicherheit durch Datensparsamkeit noch einmal unterstrichen.

Damit das funktioniert, nutzt der Provider bei seinen Postfächern viele Möglichkeiten der Verschlüsselung aus: So erfolgen die POP3/IMAP-Datenzugriffe ausschließlich verschlüsselt via TSL (Transport Security Layer) und PFS. Bei Perfect Forward Secrecy handelt es sich um eine Technik, die es ermöglicht, dass aus einem aufgedeckten geheimen Langzeitschlüssel nicht auf die damit ausgehandelte Sitzungsschlüssel eines Kommunikationskanals zurückgeschlossen werden kann.

Eine Version 1: Opera Mail

Es gibt sie noch - die erste Programmversion. Der Mail-Client "Opera Mail" des in Norwegen beheimateten Software-Anbieters Opera ist noch immer in der Version 1. Wer auf der Suche nach einem ganz schlichten, einfachen und intuitiv zu bedienenden Mail-Programm ist, sollte einen Blick auf das kostenlose Opera-Programm werfen. Die Installation des für Windows oder OS X verfügbaren Mail-Clients ist innerhalb weniger Augenblicke erledigt. Wer auf seinem Rechner keine Spuren hinterlassen möchte nutzt gleich die Portable Version.

Der Installations-Wizard führt den Anwender sogleich in das Dialogfenster für die Anbindung an einen Mailserver, entweder per POP3/SMTP oder per IMAP4/SMTP. Im Gegensatz zu SeaMonkey bietet der Wizard gleich die Aktivierung der Transportverschlüsselung mit SSL/TLS.

Viele Funktionen braucht das Programm nicht: Regelbasierte Mail-Zuordnung, RSS-Feed-Leser für Neuigkeiten von Web-Seiten, Signaturen, verschiedene Ansichten und Labels für eine Mail-Zuordnung nach Themen. Alles irgendwie selbsterklärend und das ist auch gut so, denn die Online-Hilfe gibt es nur auf Englisch.

Größter Konkurrent: OWA

Der größte technologische Feind für Outlook stammt aus dem eigenen Hause und heißt beinahe identisch: Outlook Web Application (OWA) - vormals Outlook Web Access. Was einmal als quasi Notlösung für den Zugriff außerhalb des eigenen Büros begann, hat sich über die Jahre zu einem vollwertigen und leistungsfähigen PIM (Personal Information Manager) im Browser gemausert.

Alle Funktionalitäten wickelt der im Hintergrund aktive Microsoft Exchange Server ab. Seit der Version 2010 kommt der Server auch bestens mit Browsern klar, die nicht in Redmond entwickelt wurden. Langfristig ist es durchaus möglich, dass Benutzer komplett auf das installierte Outlook verzichten und nur noch per OWA arbeiten.