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Angesichts des Sparkurses in vielen Unternehmen müssen IT-Leiter härter für zusätzliche Budgets für neue Vorhaben kämpfen (siehe auch auch die IT-Agenda für 2010). Die Chancen auf Erfolg steigen, wenn es ihnen gelingt, Vorstand und Finanzverantwortliche mit wirtschaftlichen Argumenten und einer dem CFO verständlichen Sprache zu überzeugen. Nachfolgend sieben Tipps, worauf IT-Verantwortliche achten sollten beziehungsweise welche Themen in der nächsten Zeit aus Sicht der Kostenreduzierung besonders großes Potenzial haben.
1. Think TCO, not ROI
IT-Investitionen sollten nicht mehr vorrangig mit Hilfe des erwarteten Return on Invest gerechtfertigt werden, zumal es immer schon schwierig war, den RoI eines IT-Vorhaben auf Heller und Pfennig zu bestimmen. Stattdessen sollte der CIO seine Projekte anhand der Total Cost of Ownership (TCO) verteidigen, denn ob er will oder nicht, sie erzeugen zunächst einmal Kosten, die man dem Finanzvorstand schmackhaft machen muss.
Dies gelingt vor allem, in dem die IT-Leitung einen wirtschaftlichen Umgang mit den Ressourcen und Budgets demonstriert und nachweist, dass sie die Kosten zu gering wie möglich hält. Um dies zu untermauern, muss der CIO dem Finanzvorstand die Optionen erklären, Kostenvergleiche aufstellen sowie Referenzprojekte und konkrete Beispiele aus dem eigenen Umfeld nennen können.
2. Cloud Computing
Auch unter CFOs wächst das Interesse an Cloud Computing Dienste, versprechen diese doch eine Flexibilisierung von IT-Kosten (ein Beispiel ist der Hersteller Philips). CIOs sollten diese Chance nutzen und ihre Finanzkollegen ausführlicher über die Thematik informieren, um letztlich Budgets für die aus Sicht des Cloud Computing relevanten IT-Projekte zu sichern. Dabei sollten IT-Verantwortliche bedenken, dass CFOs und Vorstände sehr wohl etwas dagegen haben, wenn Kundendaten und sensible Finanzdaten in der Cloud verwaltet würden. CIO sollten daher Cloud-Dienste vor allem für taktische, aber nicht unternehmensstrategische Anwendungen in die Diskussion einbringen.
3. Green IT
Auch wenn derzeit die Industrie ihre Produkte und Dienstleistungen grün färbt und alle vom Umweltschutz sprechen, wird sich in der Praxis Green IT nur dann durchsetzen, wenn sie auch einen besseren TCO als herkömmliche Technik liefert. IT-Leiter müssen daher die Fakten und (versteckten) Kosten bisheriger Systeme aufzeigen und mit geplanten Investitionen vergleichen können. Erst wenn diese Zahlen auf dem Tisch legen, sollte der CIO weitere Argumente erwähnen, wie zum Beispiel die Werbewirksamkeit von "grünem" Engagement für das Unternehmen (Lesen Sie auch wie CFO Michael Rödel seine IT durch umweltfreundliche Technik modernisiert hat).
4. Virtualisieren, Virtualisieren, Virtualisieren
Eine Virtualisierung von Ressourcen kann sich auf Server, den Desktop oder Speichersysteme beziehen. Daher muss die IT auch für jedes Szenario wirtschaftliche Argumente sammeln. So ist es vor allem bei der Server-Virtualisierung einfach, mit dem TCO-Argument bei der Finanzabteilung zu punkten. Allerdings scheitert so manches Virtualisierungs-Projekt, weil die IT in erster Linie vollmundige Versprechen bezüglich Kosteneinsparungen gemacht hatte, die sich später nicht erzielen ließen. CIOs sollten daher unbedingt Daten (zum Beispiel über die Server-Auslastung) erheben, mit denen sich ein realistischer Business Case für ihre Organisation darstellen lässt.
Bei der wirtschaftlichen Betrachtung der Desktop-Virtualisierung muss die IT einen Business Case zu Grunde legen, der eine mehrjährige Nutzung der Technik betrachtet. Anderfalls wird es für den CIO schwer sein, die im ersten Jahr anfallenden Investitionskosten zu rechtfertigen (siehe auch das Interview zu Thin Clients).
Stattdessen ist eine Kostenbetrachtung über drei Jahre empfehlenswert, die unter anderem den Lebenszyklus von Desktop-Rechnern, die Entwicklung der Verwaltungskosten und die sinkenden Investitionskosten umfasst. Bezüglich der Virtualisierung von Speicher, sollten CIO sind die neueste Produktgeneration anschauen, die Kosteneinsparungen von bis zu 90 Prozent gegenüber früheren Angeboten verheißt, was auch den CFO interessieren dürfte.
5. Business Continuity
In den letzten Jahren musste sich die IT weitgehend ohne die explizite Unterstützung durch den CFO um die Planung und Umsetzung von Konzepten für Risk Management, Disaster Recovery und Business Continuity kümmern.
Dies muss sich ändern, denn es kann nicht alleinige Aufgabe der IT sein, beispielsweise zu bestimmen, welche Geschäftsbereiche in punkto IT-Versorgung (vor allem bei technische Probleme/Ausfällen) favorisiert werden. Vielmehr müssen dynamische Aspekte wie die Kosten, Zeit und Risiko bei der Aufrechterhaltung und Verfügbarkeit von IT-Diensten starker als bisher einbezogen und auch mit den Finanzverantwortlichen diskutiert werden (Lesen Sie hier mehr über IT-Governance).
6. Projekte strategisch einbetten
Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass IT-Projekte dazu da sind, die Unternehmensprozesse und –ziele zu unterstützen. Doch in der Praxis ist dies oft nicht der Fall. Mancher IT-Leiter sollte daher beginnen, geplante Vorhaben künftig anders zu positionieren und auch außerhalb der eigenen Abteilung deutlicher zu kommunizieren, dass IT eine strategische Rolle spielt. CIOs müssen anderen Kollegen erklären, wie IT-Systeme den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens befördern können.
7. Kosten für Rechenzentren
Modulare Rechenzentren, manchmal auch als "Rechenzentrum im Container" bezeichnet, sind eine Option, wie sich die Kosten für Aufbau und Betrieb senken lassen. Beispiele sind Google andere größere Web-Companies, die auf diesem Weg ihre Rechenzentrumsinfrastruktur bei Bedarf schrittweise erweitern können, statt vorab bereits Infrastruktur und Rechenkapazitäten kaufen zu müssen.
Eine weitere Option ist die Nutzung von "managed" oder gehosteten Rechenzentrumsdienstleistungen. Beide Angebote zusammen könnten die IT-Betriebskosten erheblich senken (Investitionen, Strom) und sollten mit dem CFO besprochen werden.
Dieser Artikel erscheint mit freundlicher Genehmigung von der CIO-Schwesterpublikation CFOworld