Das Kreiskrankenhaus Demmin in Mecklenburg-Vorpommern hat eine mehr als 100-jährige Geschichte, verfügt insgesamt über rund 200 Betten und ist ein Haus der akuten Grundversorgung. Als modernste Einrichtung der Region verfügt es über das komplette Angebot an Leistungen in den Bereichen Chirurgie, Innere Medizin, Pädiatrie, Gynäkologie und Geburtshilfe. Neben der Interdisziplinären Intensivmedizin wird das Spektrum des Hauses zudem durch eine HNO- und Urologie-Belegabteilung ergänzt.
Revisionssichere Archivierung
Wichtige Anforderungen im Rahmen der gewünschten Archivlösung waren die Anbindung an das Patientendaten-Management-System ORBIS von Agfa Healthcare/GWI, die Integration bildgebender Verfahren und die Einbindung des Web-basierten Dokumentationssystems KAUZ@Web von GAP. Letztlich entschied sich das Haus für die Solution Suite OS.5 ASH (Archive Solution for Healthcare) des Berliner Unternehmens Optimal Systems. Dieses skalierbare Archivsystem kann im Gesundheitswesen sowohl als Verwaltungs- als auch als Krankenakten-Archiv eingesetzt werden.
OS.5 ASH garantiere zusammen mit einem hierarchischen Speicherkonzept eine revisionssichere Archivierung über einen Zeitraum von 30 Jahren, erklärt der Hersteller. Jederzeit und ortsunabhängig werde die Recherche und der schnelle Zugriff auf sämtliche Dokumente aus dem Archivbestand ermöglicht. Neben Zukunfts- und Rechtssicherheit erfülle ein vielschichtiges Rechtssystem die Forderung nach Schutz vor unerlaubtem Zugriff auf die archivierten Daten, so Optimal Systems.
Das Kreiskrankenhaus Demmin verfügte bereits über ein leistungsfähiges Glasfaser-Netzwerk, das rund 150 PCs versorgt. Für den Einsatz von OS.5 ASH werden zirka 45 Arbeitsstationen einbezogen. Das Ergebnis ist eine umfassende Installation, bei der jährlich 330.000 Seiten an Dokumentation mit unterschiedlichen Szenarien erfasst und an der richtigen Stelle in der Patientenakte abgelegt werden. Für die Anbindung an ORBIS wurde eine bidirektionale Schnittstelle realisiert, so dass Dokumente in OS.5 ASH direkt zu Datensätzen aus ORBIS angezeigt werden können.
Die Übermittlung der ADT-Daten nach OS.5 ASH erfolgt über den Kommunikationsserver e*Gate an die zentrale Schnittstelle OSC (OS Communicator). Innerhalb von OSC werden HL7-Nachrichten in XML-Dateien transformiert, die dann in den OS Server importiert werden. Bei Neuaufnahme eines Patienten wird automatisch eine neue Akte in OS.5 ASH erstellt, in der dann sämtliche Arten an Informationen wie etwa gescannte Dokumente, Arztbriefe, Bilder, Diagnosen, Laborfunde, Rechnungen, Ausgangsbelege und so weiter abgelegt werden können.
Einbindung bildgebender Verfahren
Bildgebende Verfahren wie zum Beispiel Sonografie und Endoskopie wurden über einen Frame Grabber an OS.5 ASH angebunden. Per Fußpedal können während der Untersuchung Bilder vom Monitor des Untersuchungsgerätes „abfotografiert“ und als Bildserie oder Einzelbild patientenbezogen zur Dokumentation abgelegt werden. Die Primärbefundung erfolgt dabei am Untersuchungsgerät, jedoch ist eine Sekundärbefundung in OS.5 ASH möglich.
Bei der Einbindung der EKG-Software Cardiosoft werden nicht die proprietären Dateien archiviert, sondern diese werden mittels des Archivdruckers in ein TIFF-Image umgewandelt. Die Web-basierte Dokumentationslösung KAUZ@Web von GAP wird im Kreiskrankenhaus Demmin als Informationssystem der Radiologie verwendet. Dieses lässt sich direkt über eine Schnittstelle aus OS.5 ASH zu einem entsprechenden Patienten aufrufen und anzeigen.
Alle archivierungswürdigen Dokumente werden nach ihrer Erfassung und Verarbeitung auf optische Medien (DVD) geschrieben und in einer Jukebox von JVC rechtssicher archiviert und über drei Jahre für einen direkten Zugriff vorgehalten. Zusätzlich können die Dokumente ungefähr ein Jahr auf einem Festplattenbereich (Cache) verbleiben. Die Entscheidung ob und wie lange Dokumente im Dokumenten-Cache gespeichert werden sollen, trifft ein intelligentes Cache-Management-System in Abhängigkeit von Alter und Zugriffshäufigkeit.
Die Zeitspanne von einem Jahr wurde gewählt, weil in dieser Zeitspanne die Zugriffshäufigkeit auf diese Dokumente am größten ist und das Dokument auch möglichst schnell bei der Anzeige zur Verfügung stehen muss – Dokumente werden dem Anwender nach etwa einer Sekunde nach Anforderung angezeigt. Nach drei Jahren werden die DVD-Medien mit den entsprechenden Dokumenten aus der Jukebox ausgelagert. Ist dann ein Zugriff erforderlich, muss über den System-Administrator eine entsprechende Anforderung gestellt werden.
Patientenstammblatt mit zwei Barcodes
Bereits bei Aufnahme eines neuen Patienten wird über ORBIS ein Patientenstammblatt mit zwei Barcodes – Patienten-ID und Fall-ID – erstellt. Das Stammblatt als Deckblatt und ein definierter Satz Trennblätter mit Barcodes wird der Fallakte hinzugefügt. Aufgrund dieser Barcodes können verschiedene Dokumententypen bei der Massenbelegerfassung getrennt abgelegt werden. Nach Entlassung des Patienten wird die Akte kontrolliert und durch das verantwortliche Personal zur Erfassung freigegeben.
Die Fallakte wird im Archiv zentral eingescannt, wobei Unformate und Farbbilder aussortiert und gesondert eingescannt werden. Die papierne Fallakte wird bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist im Kartonarchiv vorgehalten und ist über die Basisdaten der digitalen Patientenakte recherchierbar. Als nächster Schritt ist geplant, die im Haus verwendeten Dokumente direkt mit Barcodes zu versehen.
Elektronische Dokumente werden direkt am Arbeitsplatz digitalisiert und indexiert. Hierfür steht ein Druckertreiber zur Verfügung, über den unmittelbar an die richtige Stelle in OS.5 ASH gedruckt werden kann.
Ausblick
Als ein weiterer Schritt ist die Anbindung an das Anästhesie-Protokoll-System Medlinq für die Archivierung von Labordaten im HL7-Format geplant.
Andreas Voss, MBmedien GmbH