So bekommen Sie Excel 2010 gratis
Sie können die Betaversion von Office 2010 Pro (in der auch Excel 2010 enthalten ist) kostenlos herunterladen und bis Oktober 2010 testen. Allerdings fordert Sie Office 2010 nach einiger Zeit zur kostenlosen Produktaktivierung auf – dafür benötigen Sie den Registrierungskey, den Sie beim Download von Office 2010 angezeigt bekommen. So lange Sie der Aufforderungen zur Registrierung nicht nachkommen, weist Sie Office 2010 mit einer roten Leiste am oberen Ende und dem Text „Fehler bei Produktaktivierung“ darauf hin, außerdem gibt es einen entsprechenden Warn-Hinweis unter "Datei, Informationen".
Office 2010 (mit Excel 2010) bildet zusammen mit Office Web Apps (mit Excel Web App) und Office Mobile 2010 (mit Excel Mobile) eine Komplett-Lösung für den Office-Einsatz auf Desktop-PCs, Notebooks, Rechnern ohne installiertem Office und Smartphones mit Windows Mobile.
Der grundlegende Aufbau von Excel 2010
Einzelne Excel-Dateien bezeichnet man als Arbeitsmappen, jede Arbeitsmappe besteht aus mehreren Blättern (Tabellen), standardmäßig sind es drei, wenn Sie eine neue Exceldatei anlegen (unter "Datei, Optionen, Allgemein" können Sie diese Voreinstellung ändern). Mit STRG+Bildauf oder Bildab können Sie bequem zwischen den einzelnen Datenblättern navigieren.
Jedes Arbeitsblatt (das Sie umbenennen und löschen können) besteht aus Spalten (durch Buchstaben beschriftet) und Zeilen (durch Zahlen beschriftet), in die Sie Texte und Zahlenwerte eintragen können; die Schnittfläche aus Zelle und Spalte nennt man Zelle. So war das schon bei Excel 2007 und so ist es auch bei Excel 2010. Überhaupt hat sich am Erscheinungsbild von Excel 2010 im Vergleich zur Vorgängerversion nur wenig geändert. Der knallbunte Office-Button wurde durch das Dateimenü, das nun Backstage heißt, ersetzt – wie es auch bei Word, Powerpoint und Co. der Fall ist.
Sie geben wie gehabt Daten in jede Zelle ein und wechseln dann wahlweise mit TAB, Return oder einer Pfeiltaste in eine andere Zelle. Wenn Sie die aktuelle Eingabe rückgängig machen wollen, klicken Sie auf Escape. Wenn Sie zwei aufeinander folgende Zahlen in untereinander liegende Zellen eingeben, die Zellen dann markieren und mit dem Mauszeiger das rechte untere Eck der markierten Zellen nehmen und nach unten ziehen, ergänzt Excel automatisch passende Zahlen beziehungsweise Werte wie beispielsweise Datumswerte. Das klappt übrigens auch bei horizontal hintereinander liegenden Zellen.
Am einfachsten springen Sie in die gewünschte Zelle, indem Sie in diese klicken. Sie können die genaue Zellenbezeichnung aber auch in das Namensfeld links oben neben der Bearbeitungsleiste eingeben und Return drücken um zu der Zelle zu springen.
Grundlegender Aufbau von Excel - Fortsetzung
Für die Trennung der Nachkommastellen bei einer Dezimalzahl übernimmt Excel die Einstellung des Betriebssystems. Sie können diese Voreinstellung unter "Datei, Optionen, Erweitert" ändern. Voreingestellt ist bei deutschsprachigen Windows-Systemen das Komma zur Trennung der Nachkommastellen. Wenn Sie viel mit US-Kunden und deren Excel-Dateien arbeiten, empfiehlt sich das Umschalten auf den Punkt als Trennzeichen. Der Punkt dient beim deutschsprachigen Excel standardmäßig zur optischen Trennung der 1000-Stellen.
Währungseingaben: Wenn Sie vor oder hinter eine Zahl das €-Zeichen setzen, formatiert Excel das als Währungseingabe inklusive dem Punkt als Währungstrennzeichen. Stellen Sie dem Wert ein Minus voran, markiert Excel die Zahl standardmäßig rot – das erleichtert die Buchhaltung spürbar. Wenn Sie eine Bruchzahl eingeben wollen, tippen Sie 0 und eine Leerstelle ein und dann die Bruchzahl, also zum Beispiel 2/3. Ohne die vorangestellte Ganzzahl mit Leerstelle wandelt Excel die Eingabe in ein Datum um.
Sie können Excel-Tabellen, die mit einer älteren Version von Excel erstellt wurden, problemlos mit Excel 2010 öffnen. Dafür nutzt Excel 2010 allerdings den Kompatibilitätsmodus, in dem die neuen Funktionen von Excel 2010 nicht nur Verfügung stellen. Die Möglichkeit Mini-Diagramme/Sparklines anzulegen suchen sie dann also vergeblich, um nur ein Beispiel zu nennen.
Menü Datei – Backstage-Bereich
Im Backstage-Bereich (den Sie über das Menü "Datei" erreichen – es ersetzt wie bereits erwähnt den bunten Office-Button von Office 2007) sind das Öffnen- und Speichermenü, die Optionen/Einstellungen von Excel, das Druckenmenü und die Vorlagen zusammengefasst. Unter Informationen erfahren Sie beispielsweise, wer alles Zugriff auf die geöffnete Exceldatei haben darf. Und Sie können diese mit einem Kennwort verschlüsseln. Gegebenenfalls wird hier auch der bereits erwähnte Kompatibilitätsmodus aufgeführt, wenn sie eine Exceldatei in einem älteren Office-Dateiformat öffnen.
Tipp: Um schnell mit einer Tabelle loslegen zu können, für die Sie bestimmte Formatierungen benötigen, greifen Sie am besten zu einer einigermaßen passenden Vorlage, die Sie ebenfalls im Backstagebereich finden. Und zwar unter „Neu“. Im Backstagebereich greifen Sie zudem ruckzuck via „Zuletzt verwendet“ auf die zuletzt genutzten Exceldateien zu.
Ganz wichtig ist der Backstage-Unterpunkt „Drucken“. Hier stellt Ihnen Excel eine Fülle von Druckoptionen zur Verfügung, die zumeist vollständig den Hardware-seitigen Möglichkeiten Ihres angeschlossenen Druckers entsprechen. In unserem Beispiel sehen Sie die Optionsvielfalt eines Netzwerk-fähigen Laserdruckers von Konica Minolta.
Unter „Freigeben“ können Sie eine Exceldatei im Web veröffentlichen und via Internet externen Mitarbeitern oder Kunden zur Ansicht oder zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Dazu laden Sie die Exceldatei auf den Online-Speicher Skydrive, wofür eine Windows Live-ID (beispielsweise ein Hotmailaccount) erforderlich ist. Anschließend schicken Sie den Link an den Kollegen oder Kunden. Sie und jeder andere Besitzer einer Windows Live-ID können die Datei bis zu einem gewissen Grad auch ohne ein auf dem Rechner fest installiertes Excel bearbeiten – mit Excel Web App, das Bestandteil der Office Web Apps ist.
Derzeit klappt das allerdings noch nicht so einfach: Microsoft hat die Office Web Apps nämlich noch nicht offiziell zu Windows Live hinzugefügt. Sobald Sie aber Office 2010 Beta installieren, können Sie auch Office Web Apps Beta nutzen. Einige grundlegende Funktionen bietet Excel Web App bereits jetzt, den vollen Funktionsumfang von Excel 2010 wird es jedoch nie bieten.
Spannend in Zusammenhang mit Excel Web App ist die Möglichkeit, dass mehrere User gleichzeitig eine Exceltabelle bearbeiten können. Damit dabei nicht völliges Chaos ausbricht und sie sich gegenseitig ihre Änderungen überschreiben, können Sie Bereiche sperren. Zudem sehen Sie immer, wer alles an dem Dokument arbeitet und können gegebenenfalls zum Telefonhörer greifen und den Kollegen anrufen, während Sie beide gerade an der Exceltabelle zu Gange sind.
Alternativ können Sie via Freigeben die Exceldatei auch auf einen Sharepointserver schieben und anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Oder direkt als Mail verschicken. Die Umwandlung in ein PDF oder in ein Internet-Fax ist hier ebenfalls möglich.
Menü Start
Hier dreht sich alles um die passende Formatierung Ihrer Exceldaten. Denken Sie daran: Bevor Sie umfassende Formatierungen vornehmen, checken Sie besser zuerst, ob Sie unter den Vorlagen bereits eine einigermaßen passende Excelvorlage finden.
Ein wertvolles Hilfsmittel ist die „Bedingte Formatierung“. Hier können Sie festlegen, wie eine Tabelle abhängig von den eingegebenen oder errechneten Werten formatiert werden soll. Verluste können zum Beispiel rot, Gewinne grün markiert werden. Die Suchfunktion ist ebenfalls im Menü Start untergebracht.
Menü Seitenlayout
Hier legen Sie das Design für Ihre Excel-Tabelle fest, definieren Seitenränder und den Druckbereich, um nur einige Beispiele zu nennen.
Menü Daten
Hier können Sie Daten aus Nicht-Excelquellen importieren, beispielsweise aus Access oder aus einem SQL-Server.
Menü Überprüfen
Hier gibt es wie gehabt eine Rechtschreibprüfung und einen Thesaurus. Sie können Kommentare zu einer Exceldatei hinzufügen und Veränderungen nachverfolgen, die Kollegen in dieser Datei gemacht haben.
Menü Einfügen
Hier können Sie Ihre Daten visualisieren, indem Sie diese in anschauliche Diagramme packen. Also beispielsweise in Tortenstücke oder Balkendiagramme. Auch die leistungsfähigen Pivottabellen und Pivotcharts stehen im Einfügen-Menü zur Verfügung. Pivottabellen sind eine Art interaktive Übersichtstabelle, die bei der Analyse größerer Datenmengen sehr hilfreich können. Hier sind die so genannten Slicers im Unterpunkt "Datenschnitt" hinzugekommen. Datenschnitt erweitert die Pivottabellen um bequeme Auswertungsmöglichkeiten, es handelt sich dabei also um eine Art Filterfunktion, mit der Sie die Daten dynamisch so segmentieren und filtern, dass nur die gerade benötigten Daten angezeigt werden. Datenschnitt lässt sich mit PivotTabellen und PivotCharts verbinden.
Datenschnitt nutzen Sie, indem Sie eine Pivottabelle markieren und dann auf „Einfügen, Datenschnitt“ klicken. Dort können Sie sich die für Ihre Schnellanalyse benötigten Daten zusammensuchen und als variables Diagramm anzeigen lassen.
Speziell für den Unternehmenseinsatz gibt es noch das Addon PowerPivot, ein Analysetool mit neuen Funktionen für SharePoint 2010.
Eine weitere Neuerung von Excel 2010 hat Microsoft ebenfalls im Menü "Einfügen" untergebracht: Das Screenshot-Tool. Wenn Sie darauf klicken, zeigt Ihnen Excel die verfügbaren Screenshot an, die Sie mit einem Mausklick auswählen können. Damit können Sie beispielsweise auch den Bildschirm hinter der geöffneten Exceldatei erfassen. Selbstverständlich können Sie auch einen selbst definierten Bildschirmausschnitt bestimmten, der aufgenommen werden soll.
Auch die dritte wichtige Neuerung hat Microsoft in das Menü "Einfügen" gepackt: Die Sparklines oder Mini-Diagramme. Damit können Sie einer bestehenden Tabelle Zellen hinzufügen, in die Mini-Diagramme eingefügt werden, deren Datenmaterial auf den Inhalten der nebenanstehenden Zellen basiert. So lassen sich schnell Entwicklungen in einer Tabelle darstellen, beispielsweise Gewinne und Verluste.
Um solche Mini-Diagramme einzufügen, markieren Sie einen Bereich neben einer Tabelle und wählen dann unter Sparklines die gewünschte Ansichtart, zum Beispiel Spalte. In dem dann aufgehenden Fenster wählen Sie die Zellen aus, aus denen das Datenmaterial für die Mini-Diagramme stammen soll und legen die Zellen fest, in denen die Mini-Diagramme erscheinen sollen. Sobald Sie mit Sparklines arbeiten, wird ein spezielles Sparkline-Toolsmenü geöffnet, das Ihnen zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten bietet. Wenn Sie die Daten in den ausgewählten Zellen ändern, passen sich die Mini-Diagramme sofort an.
Menü Formeln
Hier dreht sich alles um Berechnungen und Auswertungen. Excel verfügt bekanntlich über eine Fülle von Formeln und Funktionen, mit denen Sie Ihr Datenmaterial durchkneten können. Für einfache Berechnungen verwenden Sie Formeln. Nur ein Beispiel für den Einsatz von Formeln: Wenn Sie die Werte in den Zellen A3, A4 und A5 addieren wollen, dann positionieren Sie den Cursor zunächst in dem Feld, in dem das Ergebnis erscheinen soll (in unserem Fall ist das A6) und geben dann in Bearbeitungsleiste folgendes ein: =A3+A4+A5. Drücken Sie dann Return – et voilà.
Funktionen sind die nächsthöhere Stufe der Rechenkünste von Excel. Ein bekanntes Beispiel ist SUMME, die genau das macht, was ihr Name sagt: Sie berechnet die Summe aus den übergebenden Argumenten. Bei der Verwendung von Funktionen markieren Sie wieder die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll und geben dann in der Bearbeitungszeile die Funktion mit allen Argumenten an. Beim Eintippen eines Funktionsnamens zeigt Ihnen Excel alle zur Verfügung stehenden Funktionen in einem Pulldownmenü automatisch an (Visual-Studio- oder Expression Web-Benutzer kennen diese Komfort-Funktion als Intellisense). Beispiel: =SUMME(A3:A5) addiert die Werte aus den Zellen A3, A4 und A5. Danach klicken Sie wieder die Entertaste und das Ergebnis wird eingefügt. SUMME ist allerdings so ziemlich sie einfachste aller zu Verfügung stehenden Funktionen, Excel kann nämlich noch deutlich mehr. Berechnungen von Kosinus, Logarithmen und Potenzen sind ebenso wenig ein Problem wie Quadratwurzeln und Exponentialfunktionen.
Nach wie vor bietet Excel natürlich auch die bequeme Möglichkeit einfach einen Teil einer Tabelle zu markieren und sich das Ergebnis in der Statuszeile anzeigen zu lassen. Excel zeigt hierbei den Mittelwert, die Anzahl der erfassten Werte und deren Summe an.
Menü Ansicht
Hier können Sie festlegen, wie Ihnen Excel die Daten präsentieren soll. Ob in der Normalansicht oder im Seitenlayout. Sie können bestehende Tabellen in verschiedene Ansichten teilen und mehrere Excelfenster über- beziehungsweise nebeneinander anzeigen lassen. Ebenfalls im Menü Ansicht befindet sich die Makro-Verwaltung.
Wichtig im Menü Ansicht ist auch "Fenster einfrieren": Klicken Sie in die Zelle, die unterhalb der Zeile liegt, die beim Scrollen sichtbar bleiben soll. Gehen Sie dann unter Ansicht auf Fenster einfrieren und wählen Sie Fenster einfrieren. Wenn Sie jetzt eine lange Tabelle runterscrollen, bleibt der obere Teil stehen. Das sorgt für deutlich mehr Übersicht. Übrigens: In Excel 2007 hieß "Fenster einfrieren" noch "Fenster fixieren".
Ebenfalls wichtig ist der Menüpunkt „Synchroner Bildlauf“, womit Sie zwei Exceldateien parallel miteinander durchscrollen und vergleichen können.
Wenn Sie „Nebeneinander anzeigen“ wählen, werden die geöffneten Arbeitsmappen übereinander angezeigt. Zudem wird dann die Schaltfläche „synchroner Bildlauf“ aktiv. Damit können Sie ähnliche Arbeitsmappen leichter auf Detailunterschied hin überprüfen. Wenn Sie in einer Arbeitsmappe etwas ändern, wird derselbe Bereich in der anderen Arbeitsmappe angezeigt, das heißt, wenn Sie in einer Mappe scrollen, scrollt die andere mit.
Tipp: Mit dem Menüpunkt „Aufgabenbereich speichern“ können Sie mehrere Arbeitsmappen, die Sie immer gemeinsam bearbeiten, als gemeinsamen Aufgabenbereich speichern – inklusive der von Ihnen gewählten Anordnung der Fenster. Diese xlw-Datei können Sie dann wie eine normale xls öffnen und bearbeiten.
Quelle: PC-Welt