Die Kennzahlen der Branche der Personalberater zeigen laut dem Bundesverband deutscher Unternehmensberater (BDU) ein deutliches Bild: Rund 7.600 Personalberater, organisiert in etwa 2.000 Unternehmen, haben im Jahr 2018 in Deutschland insgesamt etwa 72.000 Stellen besetzt und damit stolze 2,36 Milliarden Euro umgesetzt. Die Branche hat sich in den letzten zehn Jahren in etwa verdoppelt, wobei insbesondere zuletzt die Steigerungsraten konstant um die zehn Prozent lagen.
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Dieses Wachstum, hohe Einzelhonorare und die Tatsache, dass der Begriff "Personalberater" in Deutschland nicht geschützt ist, locken natürlich unerfahrene und teils auch unseriöse Marktteilnehmer an. Deshalb stehen regelmäßig beide Seiten – Auftraggeber und Kandidaten – vor der Frage:
Wie kann ich einen seriösen Personalberager von einem Glücksritter unterscheiden?
Die Antwort ist im Grunde genommen gar nicht so schwer. Vor allem dann nicht, wenn Sie die richtigen Fragen stellen.
Woran erkenne ich einen guten Headhunter – als Kandidat?
Wenn Sie als Mitarbeiter oder Führungskraft von einem Personalberater kontaktiert werden, dann sollte die erste Frage an ihn sein, ob der Berater überhaupt über ein konkretes Suchmandat verfügt. Ist das nicht der Fall, dann nehmen Sie von einem Gespräch lieber Abstand, denn seriöse Personalberater werden ausschließlich im Kundenauftrag tätig.
Eine Ausnahme gilt: Wenn Sie besonders spezialisiert sind und der Berater seinerseits genau seinen Fokus auf diesen Bereich setzt. Denn dann kann seine erste Kontaktaufnahme auch für die Aufnahme in das erweiterte Netzwerk erfolgen.
Bejaht der Berater hingegen die Frage nach einem konkreten Mandat, dann lohnt es sich weiter nachzufragen. Arbeitet der Berater an dem Auftrag exklusiv? Ein "ja" auf diese Frage erhöht Ihre Chancen, dass der Personalberater in den Kontakt mit Ihnen auch die notwendige Zeit investieren wird, um Ihren beruflichen Hintergrund ausführlich zu beleuchten und Ihre Ziele zu verstehen.
Ein Berater ohne exklusiven Auftrag steht demgegenüber ständig unter dem Druck, schnelle Ergebnisse liefern zu müssen, um gegen den Wettbewerb zu bestehen. Und darunter kann auch die Qualität leiden.
Übrigens: Dass der Berater Ihnen im ersten Kontakt den Namen des Auftraggebers möglicherweise nicht nennt, ist vielmehr ein Qualitätsmerkmal, als dass es gegen eine qualitative Beratung spricht. Manche Suchaufträge sind diskret zu besetzen, zum Beispiel weil die Stelle aktuell noch besetzt ist, oder weil möglicherweise ein neu aufzubauender Produktbereich noch vor dem Wettbewerb verborgen bleiben soll.
Eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale ist darüber hinaus auch das inhaltliche Wissen über den jeweiligen Mandanten. Stellen Sie dem Berater gezielte Fragen, die er Ihnen nicht einfach dadurch beantworten kann, indem er sie parallel auf der Webseite des Unternehmens nachliest. Beispiele dafür sind Fragen zur Unternehmenskultur, oder zu kurz- und langfristigen Unternehmenszielen.
Ein guter Berater arbeitet sich nicht nur in dieser Tiefe in einen Auftrag ein, sondern er genießt vor allem genug Vertrauen seines Mandanten, um auch mögliche Schwierigkeiten vor dem Beginn einer Suche realistisch und offen mit diesem zu besprechen.
Nachdem Sie den Berater getroffen oder mit ihm telefoniert haben, erkennen Sie die Qualität seiner Arbeit an der Neutralität in seiner Rückmeldung zu dem Gespräch. Ein guter Berater wird offen auch Schwachpunkte Ihres Profils aufzeigen und mit Ihnen Ansätze erarbeiten, diese Fähigkeiten gezielt aufzubauen oder durch andere zu kompensieren.
Gleichzeitig rät er Ihnen auch von Gesprächen mit seinen Kunden ab, wenn die Übereinstimmung Ihres Profils mit dem gesuchten Profil nicht hoch genug ist. Damit fahren Sie besser als mit einem Headhunter, der mit dem Prinzip Hoffnung Ihr Profil unbedingt bei einem oder vielen Mandanten vorstellen will und damit möglicherweise Ihre Reputation schädigt.
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Doch auch wenn Sie mit einem Berater schon zusammenarbeiten, können Sie erkennen, wie gut er ist. So wird ein guter Berater zum Beispiel den Modus der Zusammenarbeit mit Ihnen besprechen. Dazu gehört:
Wo wird er Ihr Profil vorstellen?
Wird er Sie in jedem Einzelfall informieren?
Ist der Berater für Rückfragen erreichbar?
Ruft er Sie zeitnah zurück?
Meldet sich der Berater bei Verzögerungen trotzdem regelmäßig proaktiv bei Ihnen und erhält damit eine durchgehende Kommunikation aufrecht?
Je detaillierter Sie auch diese eher formalen Fragen abklären, desto erfolgsversprechender kann die Zusammenarbeit werden. Gleichzeitig stellen Sie so auch sicher, dass Sie nicht an einen Berater geraten sind, der Ihr Profil – möglicherweise sogar ungefragt – einer großen Anzahl von Unternehmen vorstellt. Schlimmstenfalls vielleicht sogar versehentlich bei Ihrem aktuellen Arbeitgeber.
Auch wenn Sie bereits mit dem Mandanten des Beraters im Gespräch stehen, können Sie noch die Qualität seiner Arbeit überprüfen. So wird ein guter Headhunter Ihre Gespräche mit dem Auftraggeber gezielt mit Ihnen vorbereiten indem er Ihnen Schwerpunkte und Ablauf erläutert. Möglicherweise gibt er Ihnen auch weitere Informationen zu den Gesprächspartnern. Nach dem Treffen wird er den Inhalt mit Ihnen nachbereiten und die Rückmeldungen beider Seiten synchronisieren.
Achten Sie unbedingt darauf, dass der Personalberater keinen Druck auf Sie aufbaut, eine Entscheidung zugunsten seines Auftraggebers zu treffen! Das können Sie unter anderem daran erkennen, dass er im Gespräch mit Ihnen gezielt "andere Kandidaten im Bewerbungsprozess" erwähnt, um Sie so zu einer schnelleren Entscheidung zu bewegen. Da Sie bei der Entscheidung über einen Jobwechsel jedes Mal auch eine wichtige Entscheidung für Ihr Leben treffen, sollten Sie sich hierbei keineswegs drängen lassen. Ein guter Headhunter hat dafür auch Verständnis.
Woran erkenne ich einen guten Headhunter – als Auftraggeber?
Als Auftraggeber einer Personalberatung brauchen Sie nicht einmal zwingend mit dem Berater zu sprechen, um herauszufinden, mit wem Sie es zu tun haben. Erste Anhaltspunkte bieten Ihnen die Web-Präsenzen des Unternehmens und des Beraters selbst auf den einschlägigen Online-Plattformen, wie Xing oder LinkedIn. Dort sollten Sie folgende Informationen finden:
Wie viel Erfahrung hat der Berater und wie transparent ist er mit dieser Information?
Ist das Unternehmen auf diesen Plattformen zu finden und wie transparent stellt es sich dar?
Ein Personalberater, der in Online-Profilen nur seinen Arbeitgeber und die Funktion, nicht aber die Beschäftigungszeit(en) nennt, ist entweder ein Jobhopper, oder er verschleiert damit, dass er über wenig nennenswerte Berufs- und/oder Branchenerfahrungen verfügt. Ein Personalberater, den Sie in diesen Portalen gar nicht erst finden, sollte Ihnen ohnehin erst einmal suspekt sein. Mittlerweile hat sich Social Media zu einer der maßgeblichen Quellen für die Personalsuche entwickelt. Kein seriöser Headhunter lässt diese Quelle ungenutzt; es sei denn, der Personalberater führt ausschließlich Executive-search-Mandate auf Topmanagement-Ebene durch und verfügt über ein entsprechendes Kontaktnetzwerk in der analogen Welt.
Ein Blick auf die Homepage Ihres möglichen, zukünftigen Kooperationspartners sollte Ihnen auch verraten, ob die Beratung auf Ihre Branche und/oder passende Funktionen spezialisiert ist, oder ob es sich um einen Generalisten handelt? Je spezifischer Ihre Suchanforderungen sind, umso spezifischer sollte auch der Headhunter bei der Suche sein. Falls der Personalberater auf seiner Homepage Stellenanzeigen veröffentlicht, dann können Sie anhand dieser überprüfen, welche Schwerpunkte des Beraters tatsächlich auch im Alltag überwiegen und ob diese mit Ihrer eigenen Ausrichtung übereinstimmen.
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In einen Gespräch mit dem Berater Ihrer Wahl, können Sie dann durch gezielte Fragen in Erfahrung bringen, ob er für eine gemeinsame Suche geeignet ist. Vergleichbar mit einem Bewerbungsgespräch, sollten Sie herausfinden, wie gut er sich über Ihr Unternehmen informiert hat. Ein guter Berater wird Sie niemals aus dem Nichts heraus anrufen, ohne mindestens zu wissen, in welcher Branche Sie agieren, was Ihre zentralen Produkte oder Dienstleistungen sind, wie groß Ihr Unternehmen in etwa ist, wo Sie Niederlassungen haben etc. Daher können Sie diese Punkte gezielt abfragen.
Doch auch die Branchenkompetenz sollten Sie mit gezielten Fragen überprüfen: Wie viele Positionen hat der Berater in diesem speziellen Bereich in der Vergangenheit schon besetzt und ist die genannte Zahl überhaupt realistisch? Ein geschickter Headhunter – der deshalb nicht zwangsläufig gut sein muss – wird natürlich sofort eine konkrete Zahl nennen. Doch auch diese können Sie hinterfragen, zum Beispiel indem Sie nach den Positionstiteln der letzten fünf Vermittlungen in Ihrem Bereich fragen.
Ein bisschen manipulativ - aber sehr effektiv - ist, wenn Sie vereinzelte und gezielte Falschinformationen einspielen, und dann beobachten, ob der Berater diesen ohne weiteres zustimmt, oder ob er Ihnen widerspricht. Hiermit überprüfen Sie übrigens gleichzeitig auch dessen Aufrichtigkeit.
Fragen Sie den Berater ruhig auch einmal nach konkreten Auftraggebern. Entweder hat der Berater Referenzkunden, die er dann nennen wird, oder er wird Ihnen keine Kunden nennen. Im zweiten - dem üblichen - Fall erfahren Sie eine Menge über dessen Professionalität und diplomatisches Geschick, welche Sie ja auch später in der Zusammenarbeit erwarten. Sollte ein Berater ausgesprochen redefreudig über Kunden oder Kandidaten sein, müssen Sie einschätzen, ob dieser Level an Vertraulichkeit Ihren Ansprüchen noch gerecht wird. Prüfen Sie in diesem Fall durchaus auch, ob der Berater sich immer noch im Rahmen der Datenschutzgesetze bewegt. Dies gilt insbesondere für Personalberater, die Ihnen proaktiv Kandidatenprofile vorstellen.
Gerade bei der Besetzung von Schlüsselpositionen kann eine Fehlbesetzung hohe Kosten nach sich ziehen. Kosten, die Sie zu tragen haben - nicht der Berater. Deshalb sollten Sie nicht nur selbst mit einer strukturierten Methodik rekrutieren, sondern natürlich auch Ihr Partner. Fragen Sie ihn dazu:
mit welcher Methodik er Kandidaten identifiziert und kontaktiert;
nach welcher Methodik er Interviews durchführt;
mit welcher Methodik er die Passgenauigkeit von Kandidaten einschätzt;
mit welcher Herangehensweise er die Richtigkeit der Angaben seiner Kandidaten überprüft.
Sie sollten einen Headhunter auch gezielt nach Reports und Dokumentationen fragen. Ein guter Berater ist so transparent wie es die Datenschutzgesetze zulassen. Er wird Ihnen proaktiv regelmäßige Updates und Reports zur Suche senden. Gleichzeitig wird er Sie auch transparent auf mögliche Interessenskonflikte in Hinblick auf andere Mandate hinweisen. Wenn Sie bei den Stellenanzeigen Ihre Hausaufgaben gemacht haben, dann können Sie auch dies überprüfen.
Achten Sie zudem auch darauf, dass der Berater sich dazu verpflichtet, keinen Ihrer eigenen Mitarbeiter für andere Mandanten abzuwerben. Üblicherweise gilt diese Garantie über einen Zeitraum von 12-24 Monaten über die tatsächliche Suche hinaus. Was eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein sollte, wird gerade deshalb gerne vergessen und hat sich dadurch für unseriöse Personalberatungen zum Geschäftsmodell entwickelt.
Achten Sie immer darauf, welche Garantien der Berater für seine Dienstleistung bietet. Es haben sich zwei Modelle der Garantie gegen Fehlbesetzungen etabliert: Entweder eine komplette oder teilweise Rückzahlung des Honorars, oder eine kostenlose Nachbesetzung.
Eine Rückzahlung ist meist nach Verweildauer des Mitarbeiters gestaffelt und weist oftmals darauf hin, dass der Berater an einer sehr spezifischen Vermittlung an Sie interessiert ist.
Eine Nachbesetzung spricht hingegen in der Regel dafür, dass der Berater an einer langfristigen Zusammmenarbeit interessiert ist.
Natürlich müssen Sie für sich selbst bewerten, welche Garantie die Passendere ist. Und manch ein Headhunter bietet auch beide Modelle an.
Lassen Sie sich nicht blenden. In vielen Unternehmen werden Berater vor allem vertrieblich geschult, während beispielsweise eignungsdiagnostische Schulungen oftmals entweder zu kurz kommen, oder sogar gar nicht stattfinden. Zwar hat ein guter Personalberater immer auch ein gewisses Vertriebstalent - denn schließlich soll er auch Ihr Unternehmen an künftige Mitarbeiter "verkaufen". Aber vor allem ist er idealerweise ein empathischer, analytischer und kommunikativer Mensch. Auf diese Charaktermerkmale sollten Sie sich daher bei Ihrer Auswahl konzentrieren.
Aus diesem Grund ist Ihr Bauchgefühl ebenfalls ein wichtiger Baustein bei der Auswahl des richtigen Personalberaters. Vor allem dann, wenn Sie einen langfristigen Partner suchen und nicht einfach nur eine bestimmte Position besetzen möchten.
[Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Artikel ausschließlich die männliche Form genutzt. Selbstverständlich gilt der gesamte Inhalt für Personalberater jeden Geschlechts.]