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Agile Coffee ist ein strukturiertes, meist informelles Meeting ohne vorgegebene Agenda, das auf demokratische Themenfindung baut. Das Format basiert auf dem Konzept "Lean Coffee", das von Jim Benson und Jeremy Lightsmith erarbeitet wurde. Die Idee dahinter: Meetings abhalten, die für alle Teilnehmer Mehrwert bieten und aktive Teilnahme fördern, ohne unnötigen Ballast.
Die Teilnehmer erarbeiten die Tagesordnungspunkte am Anfang des Meetings gemeinsam und beginnen anschließend zu diskutieren. Da die Agenda von allen mitbestimmt wurde, sind die Gespräche meist zielgerichtet und produktiv. Abseits des Moderators funktioniert ein Agile Coffee ohne Hierarchien.
Ablauf eines Agile Coffee
Als Gerüst dient ein an Kanban angelehntes Whiteboard mit drei bis vier Spalten, die folgendermaßen bezeichnet sind: "Zur Diskussion", "In Diskussion", "Diskutiert" und eventuell "für das nächste Meeting". Alle Teilnehmer schreiben je ein bis zwei Themen auf Klebezettel und platzieren sie in der ersten Spalte.
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Anschließend stimmen alle darüber ab, welche Punkte Priorität haben und wie viel Zeit auf die Diskussion der einzelnen Themen verwendet werden soll. Bei kleinen, überschaubaren Gruppen kann das Voting via Handzeichen stattfinden. Bei größeren Runden bietet sich ein Punktesystem an: Alle erhalten je drei Punkte, die sie frei auf die vorgeschlagenen Themen verteilen können - auch zwei oder alle drei Punkte für dasselbe Thema sind erlaubt. Die Zettel mit den meisten Stimmen wandern nacheinander in die zweite Spalte.
Nun geht es ans Eingemachte: Die Teilnehmenden diskutieren etwa fünf bis zehn Minuten über Hintergründe und Herausforderungen jedes Themas. Im Idealfall erarbeitet die Gruppe jeweils Maßnahmen und Aufgaben und der Diskussionspunkt wandert in die dritte Spalte samt den vereinbarten Lösungen. Kommt kein Ergebnis zustande, rückt das Thema in die vierte Spalte vor zur Wiedervorlage im nächsten Meeting.
Zeitmanagement ist wichtig
Bei all dem ist das Zeitmanagement wichtig, damit die Teilnehmer zielgerichtet diskutieren. Das kann über eine Stoppuhr oder einen Moderator geschehen. Sollte mehr Zeit für einen Punkt benötigt werden, kann die Gruppe über eine kurze Verlängerung des Slots abstimmen.
Alternativ kann die Diskussionsphase zu jedem Punkt durch mehrere kleine Abstimmungsschritte gegliedert sein. Nach fünf Minuten geben die Teilnehmer Daumen hoch oder runter, ob sie weiter über das Thema sprechen wollen. Fällt das Votum positiv aus, wird ein kürzerer Timer - etwa drei Minuten - gestellt und weiterdiskutiert. Dieser Schritt lässt sich beliebig oft wiederholen.
Es braucht gute Moderation
Die erarbeiteten Lösungen müssen nicht endgültig sein. Wie bei agilen Arbeitsmodellen üblich ähneln die Ergebnisse eher Etappenzielen für den kommenden "Sprint" bis zum nächsten Meeting. Dies sollte den Teilnehmenden klar sein, damit sie mit den richtigen Erwartungen in das Meeting gehen.
Damit der Gesprächsfluss rege und zielführend ist, benötigt Agile Coffee viel Moderation. Die Diskussionsleitung muss darauf achten, dass alle Teilnehmenden Gelegenheit haben, ihren Beitrag zu leisten, ohne das Zeitlimit zu sprengen. Zudem brauchen manche Personen Unterstützung, ihre Beiträge strukturiert und effektiv zu formulieren. Auch dort sollte der Moderator Hilfestellung leisten können.
Für mehr Übersicht kann auf dem Whiteboard eine weitere Spalte angefügt werden, in der die vereinbarten Maßnahmen je Diskussionspunkt festgehalten werden. Zudem bieten sich kurze Zusammenfassungen der besprochenen Themen und Ergebnisse am Ende des Meetings an. Schließlich sollten Fotos des finalen Boards gemacht werden, um Lösungen und To-Dos bis zum nächsten Meeting festzuhalten.