Foto: NearlyG - Fotolia.com
Wer kennt sie nicht, die berüchtigten Powerpoint-Präsentationen mit dem Charme einer altbackenen Diashow: Folie für Folie wird abgespult, als wären sie auf Film gebannt. Nichts regt sich, nichts klingt. Dabei bietet Microsofts Powerpoint jede Menge leistungsfähiger Werkzeuge, um Präsentationen lebendiger, spannender und eindrücklicher zu gestalten. Einige Effekte sind spektakulär, andere eher dezent und wieder andere gehören verboten. Arbeiten wir uns also vor: von den einfachen Animationen über Sound- und Videoeinblendungen bis hin zum vollautomatischen, multimedialen Informationskiosk.
Hinweis: Die folgenden Beispiele haben wir mit Powerpoint 2003 durchgeführt. Sie funktionieren ähnlich in anderen Versionen der Software.
Etwas mehr Bewegung, bitte!
Folienübergänge sind das einfachste Mittel gegen allzu viel Ruhe in einer Präsentation. Jeder Wechsel zwischen den einzelnen Folien wird dabei von einer kleinen Animation begleitet. Diese kann für eine Folie oder gleich für den ganzen Vortrag gelten. Wählen Sie in Powerpoint Ansicht, Foliensortierung, um die gesamte Präsentation einzublenden.
Klicken Sie auf eine der Minifolien und danach auf Bildschirmpräsentation, Folienübergang. Powerpoint blendet automatisch den Aufgabenbereich "Folienübergang" ein. Hier wählen Sie nun die Art des Übergangs sowie das Tempo, mit dem er ausgeführt werden soll. Jede Änderung wird an der betroffenen Miniaturfolie demonstriert. Ein kleines Sternchen unter der Miniatur weist
darauf hin, dass diese Folie mit einem Übergang versehen wurde.
Wie so häufig gilt auch hier: Weniger ist mehr. Übergänge sollten als angenehme Ergänzung wahrgenommen werden und keinesfalls als Spezialeffekt. Verwenden Sie beispielsweise für das Gros der Folien die dezente Option "Über Schwarz blenden", am besten in mittlerem Tempo. Wenn Sie hingegen das Thema wechseln oder eine Folie hervorheben möchten, darf es auch etwas Auffälligeres sein, wie zum Beispiel "Diagonal nach rechts oben".
Zeilen gestaffelt einblenden
Die nächsthöhere Form der Animation besteht darin, den Text einer Folie nicht auf einen Schlag, sondern kontrolliert Zeile für Zeile einzublenden. Dabei wird ein wenig mehr Bewegung in die Präsentation gebracht. Doch viel mehr zählt, dass Sie sich nicht selbst die Pointe vermasseln: Ist nämlich der ganze Text zu sehen, lesen ihn die Zuschauer in wenigen Sekunden und wissen bereits, was Sie sagen möchten. Erscheint jedoch jede Zeile einzeln und im Gleichtakt mit Ihrem Vortrag, steigt die Spannung deutlich.
Um den Text zeilenweise einzublenden, muss er zwingend im richtigen Platzhalter untergebracht sein - nämlich in dem Textfeld, das beim Erstellen einer neuen Folie die Beschriftung "Text durch Klicken hinzufügen" trägt.
Diese Texte erscheinen automatisch auch in der Gliederungsansicht. Geben Sie einfach in dem Feld alle gewünschten Textzeilen ein. Der Rest ist einfach: Um den Effekt auf alle Folien anzuwenden, wählen Sie Ansicht, Master/Folienmaster. Greifen Sie nun zu Bildschirmpräsentation, Benutzerdefinierte Animation.
Powerpoint blendet automatisch den entsprechenden Aufgabenbereich ein.
Klicken Sie nun auf den Platzhalter für Ihre Aufzählungen und anschließend auf die Schaltfläche Effekt hinzufügen. Powerpoint zeigt einige Einblendmenüs mit verschiedenen Effekten. Wählen Sie für dieses Beispiel Eingang/1. Blenden. Damit kommt der Effekt "Blenden" bereits zum Einsatz, wenn die Folie aufgerufen wird, und nicht erst beim Ausblenden.
Drücken Sie die Taste F5, um die Bildschirmpräsentation zu starten. Powerpoint zeigt nicht länger die komplette Folie - stattdessen wird Zeile um Zeile eingeblendet, wenn Sie die Maustaste oder Leertaste drücken. Diese Form der Animation hat jedoch auch ihre Mängel: Einige Referenten werden vielleicht die vollständig eingeblendete Seite vermissen, weil sie bis anhin als Spickzettel für die Rede
zweckentfremdet wurde. Da hilft nichts dagegen: Wer mit diesem Präsentationsstil auftrumpfen möchte, muss seinen Vortrag zuvor im stillen Kämmerlein gut üben.
Pünktliche Fotos
Sie können bei jedem Objekt der Präsentation bestimmen, wann es auf den Plan tritt - auch bei Fotos. Bevor ein Bild seinen großen Auftritt feiert, muss es zuerst in der endgültigen Größe und am gewünschten Ort auf einer Folie abgelegt werden. Der PCtipp hat eine Lupe per Einfügen/Grafik/Grafik aus Datei auf der Folie platziert.
In unserem Beispiel soll nun beim Aufruf der Folie Folgendes geschehen: Der Titel wird zusammen mit der Folie eingeblendet. Zwei Sekunden später erscheint automatisch das Foto mit der Lupe. Anschließend wird mit jedem Mausklick eine weitere Textzeile eingeblendet. Kümmern wir uns zuerst um den Titel. Die Regel lautet: Jedes Element, dem keine Animation zugewiesen wurde, erscheint automatisch zusammen mit der Folie. Das heißt, wir lassen den Titel einfach in Ruhe.
Als Nächstes widmen wir uns dem Text. Geben Sie die gewünschten Zeilen ins Feld "Text durch Klicken hinzufügen" ein. Wählen Sie mit der Maus den Feldrahmen und danach Bildschirmpräsentation/ Benutzerdefinierte Animation. Powerpoint blendet wieder automatisch den Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" ein. Bestimmen Sie wie vorhin beschrieben die gewünschte Animation für das zeilenweise Einblenden des Textes (wenn Sie die Animation bereits auf dem Folienmaster festgelegt haben, entfällt dieser Schritt). Starten Sie die Bildschirmpräsentation wieder mit F5 und begutachten Sie diese: Titel und Foto erscheinen sofort mit der Folie, da sie nicht animiert wurden. Mit jedem weiteren Klick wird eine Zeile eingeblendet.
Bleibt also noch das Foto: Klicken Sie es an und wählen Sie - genau wie beim Text - Bildschirmpräsentation/Benutzerdefinierte Animation. Legen Sie im Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" über die Schaltfläche Effekt hinzufügen die Animation fest. So weit wäre alles klar, doch das Foto erscheint zu spät. Eigentlich sollte es zwei Sekunden nach dem Aufruf der Folie eingeblendet werden. Kein Problem: Im Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" werden alle animierten Elemente aufgelistet, und zwar in der Reihenfolge ihres Erscheinens.
Klicken Sie auf den Eintrag, der für das Foto steht. Bewegen Sie es mit dem Aufwärtspfeil an die oberste Stelle. Das funktioniert übrigens nur, wenn die Animation für den Text nicht auf dem Folienmaster definiert wurde. Denn diese werden immer zuerst abgespielt. Um diese Einschränkung zu umgehen, klicken Sie auf den Eintrag Master:Körper und wählen aus dem Einblendmenü Effekte auf Folie kopieren. Nun lässt sich die Reihenfolge für die Animation der Objekte wieder frei bestimmen.
Was bleibt, ist das Timing. Um das Foto zwei Sekunden nach Erscheinen der Folie einzublenden, öffnen Sie neben dem Eintrag des Fotos das Aufklappmenü und gehen zu Effekt Optionen. Greifen Sie zum Reiter Anzeigedauer. Wählen Sie bei "Starten" den Punkt Nach Vorheriger (also nach dem Einblenden der Folie) und unter "Verzögerung" 2 Sekunden.
Lauter!
Ton ist ein weiteres Medium, das sich mit wenigen Mausklicks in eine Powerpoint-Präsentation einbinden lässt. Allerdings erfordert er mehr Fingerspitzengefühl. Das wissen alle, die schon einmal mit anhören mussten, wie jede neue Textzeile von einem Pistolenschuss begleitet wurde oder eine Präsentation mit künstlichem Applaus endete. Doch wann dürfen Sounddateien verwendet werden? Eigentlich nur in einem Fall: bei selbstständig ablaufenden, sich wiederholenden Präsentationen. Doch auch dann sollten keine Schüsse fallen. Stattdessen wird die passende Musik gespielt oder ein aufgezeichneter Vortrag begleitet die Präsentation.
Powerpoint bietet bereits diverse Soundschnipsel, die wir als Anschauungsmaterial hinzuziehen - für mehr sind die meisten kaum zu gebrauchen. Sie integrieren diese wie Bilder und Texte: Eine Sounddatei wird auf der Folie platziert, danach legen Sie fest, wann und wie lange sie zum Einsatz kommt.
Wählen Sie dazu Einfügen/Film und Sound/Sound aus Clip Organizer. Powerpoint blendet automatisch den Aufgabenbereich "ClipArt" ein, zeigt aber anstelle von Bildern die eigenen Sounddateien.
Die Namen sind allerdings nicht sehr aussagekräftig. Um eine Audiodatei anzuhören, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts vom Icon und wählen aus dem Einblendmenü Vorschau/Eigenschaften. Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem Sie die Datei abspielen. Zwei Pfeile machen es außerdem möglich, durch die ganze Soundbibliothek zu blättern. Schließen Sie danach das Fenster. Klicken Sie nun mit Links im Aufgabenbereich "ClipArt» auf einen Eintrag. Sie werden gefragt, ob die Datei automatisch abgespielt werden soll oder erst, wenn man darauf klickt. Wählen Sie die zweite Option auch dann, wenn Sie später die Wiedergabe gezielt steuern möchten. Nun erscheint die Sounddatei als Lautsprechersymbol auf der aktuellen Folie. Klicken Sie mit Rechts auf dieses und schnappen Sie sich im Menü den Punkt Benutzerdefinierte Animation, um den entsprechenden Aufgabenbereich aufzurufen.
Klicken Sie nun auf das Einblendmenü rechts von der Sounddatei und wählen Sie den Punkt Effekt Optionen. Eine Dialogbox öffnet sich. Hinter dem Reiter Soundeinstellungen steckt die Möglichkeit, das Lautsprechersymbol während der Präsentation auszublenden.
Abgesehen vom mitgelieferten Soundrepertoire ermöglicht es Powerpoint, mit dem Befehl Einfügen/Film und Sound/CD-Audiospur wiedergeben handelsübliche Audio-CDs während des Vortrags abzuspielen. Doch das ist nicht mehr zeitgemäss. Wesentlich interessanter ist die Verwendung von Musikdateien im MP3-Format.Um eine solche einzubinden, wählen Sie Einfügen/Film und Sound/Sound aus Datei. Schnappen Sie sich dort die gewünschte Datei. Etwas komplizierter wird es, wenn Sie die Datei nicht einfach am Stück wiedergeben, sondern eine bestimmte Passage abspielen möchten.
Markieren Sie das Lautsprechersymbol in der Präsentation. Klicken Sie danach im Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" auf Effekt hinzufügen.
Wählen Sie Sound-Aktionen/Wiedergabe. Legen Sie unter Effekt fest, ab welchem Punkt die Wiedergabe starten soll. Das war die halbe Miete. Um den Endpunkt zu bestimmen, klicken Sie erneut im Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" auf Effekt hinzufügen/Sound-Aktionen und danach auf Anhalten. Nehmen Sie aus dem Einblendmenü neben dem Effekt die Option Nach vorherigem Beginnen und geben Sie im folgenden Dialog unter «Anzeigedauer» die gewünschte Zeitspanne an.
Wichtig: Sounddateien werden nicht in die Powerpoint-Präsentation integriert. Wenn Sie den Vortrag an jemanden weiterreichen, müssen sich alle verwendeten Sounddateien im selben Ordner befinden wie die Präsentation - ansonsten bleiben die Lautsprecher stumm.
Jetzt gibt es was zu sehen
Der Einsatz von Videos führt fast immer zu mehr Aufmerksamkeit. Das Vorgehen zum Einbinden in eine Präsentation deckt sich nahezu 1:1 mit demjenigen für Sounddateien: Wählen Sie Einfügen Einfügen/Film und Sound/Film aus Datei und importieren Sie die gewünschte Videodatei.
Danach behandeln Sie diese wie eine Sounddatei. Videos werden vorzugsweise im Microsofteigenen WMV-Format importiert. Außerdem sollten Sie sich immer vor Augen halten, dass Filmclips ganz andere Anforderungen an die Hardware stellen als Sound. Vergewissern Sie sich also vor der Präsentation, dass der verwendete PC die entsprechende Leistung erbringt.
Powerpoint als Informationskiosk
Sie haben bis jetzt gelernt, wie Sie Bilder, Videos, Texte und Musik einbinden. Die Königsdisziplin besteht jedoch darin, eine Präsentation zu schaffen, die ganz ohne menschliche Hilfe funktioniert: Die Folien wechseln automatisch und auch sonst läuft die Präsentation wie von Geisterhand ab. Um das zu erreichen, muss die gesamte Präsentation minutiös geplant und zeitlich gesteuert werden. Schließlich ist niemand da, der die nächste Folie herbeiklickt oder die Soundwiedergabe stoppt.
Erst wenn jedes Element seine Rolle kennt, kann der «Kioskmodus» aktiviert werden: Wählen Sie dazu Bildschirmpräsentation/Bildschirmpräsentation einrichten. Markieren Sie anschließend die Option "Ansicht an einem Kiosk (volle Bildschirmgröße". Damit wiederholt sich die Präsentation endlos und vollautomatisch, bis sie irgendwann durch die Esc-Taste erlöst wird.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp.