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Rechnungen ab einem Bruttobetrag von 250 Euro müssen ab 1. Januar 2025 elektronisch ausgestellt werden. Kleinbetragsrechnungen sind somit nicht betroffen und dürfen weiterhin zum Beispiel im PDF- oder Papierformat versendet werden. Zudem gilt diese Regelung nur für B2B-Umsätze und nicht für Rechnungen, die Endverbrauchern zugestellt werden. Es gibt dennoch gute Gründe, gesamtheitlich auf E-Rechnungen umzusteigen.
Vorteile der E-Rechnung zunutze machen
Auf den ersten Blick mag die Umstellung auf die E-Rechnung wie ein zusätzlicher Aufwand erscheinen. Doch langfristig bringt sie Vorzüge mit sich, für die sich eine kurze Einarbeitung in das Thema lohnt. Ein Vorteil: Dass elektronische Rechnungen direkt in Buchhaltungssysteme importiert und dort automatisch weiterverarbeitet werden können, wirkt sich positiv auf die Effizienz eines Unternehmens aus.
Außerdem äußert sich gutes Büromanagement durch die Reduzierung manuellen Aufwands, weniger Papierkram und die Vermeidung von Übertragungsfehlern. Alle diese Punkte werden durch die Umstellung von herkömmlichen Rechnungen auf die elektronische Version gewährleistet. Auch die für ein Unternehmen wichtige Kundenzufriedenheit lässt sich steigern, da der Zeitaufwand für das Drucken und Versenden wegfällt und die Bearbeitung schneller erfolgen kann. Darüber hinaus wirken sich reduzierte Papiermengen positiv auf Geldbeutel und Umwelt aus.
Wie sich die E-Rechnung unterscheidet
Der Begriff "E-Rechnung" steht für eine spezifische Form der Rechnung, die konkrete technische Standards erfüllen muss. Sie wird digital erstellt und in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt sowie empfangen. Dabei orientiert sich die E-Rechnung an der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung. Diese schreibt genau vor, wie eine gültige E-Rechnung auszusehen hat und welche Kriterien zu erfüllen sind. Achtung: Klassische PDF-Rechnungen fallen nicht unter diese Definition! Sie enthalten unstrukturierte Daten, die nicht maschinell weiterverarbeitet werden können.
Diese Angaben muss eine E-Rechnung enthalten
Die gute Nachricht: Grundsätzlich bleibt vieles gleich. Eine korrekte E-Rechnung muss weiterhin folgende Kriterien aufweisen:
das Rechnungsdatum,
den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers,
eine fortlaufende Rechnungsnummer,
Angaben zur gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung sowie
den anzuwendenden Umsatzsteuersatz.
Um diese bekannten Daten jedoch strukturiert darstellen zu können, muss ein Unternehmen auf eine geeignete Rechnungssoftware zurückgreifen. Mithilfe dieser können Firmen gültige E-Rechnungen erstellen, die eine schnelle und fehlerfreie Übertragung der Daten in Buchhaltungssysteme sicherstellen. Einige Softwarelösungen bieten bereits heute Unterstützung bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Diese ermöglichen es Unternehmen, sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch rechtsgültige E-Rechnungen zu erstellen. Die etwa in der WISO-Software integrierten Formate "XRechnung" und "ZUGFeRD" entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und erleichtern den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung.
Die optimale Einführung der E-Rechnung
Beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung. Legen Sie sich eine geeignete Software zu und schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Etwas Kulanz ist von rechtlicher Seite jedoch auch einberechnet: Um den Unternehmen eine angemessene Anpassungszeit zu geben, gibt es bis Ende 2025 eine Übergangsregelung. In dieser Zeit müssen die Rechnungen noch nicht der europäischen Norm entsprechen, wenn dem der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt.