So gelingt Digitalisierung in HR

Ähnlich wie andere Unternehmensbereiche auch, unterliegt das Personalwesen weitreichenden Veränderungen: Zum einen ist die Arbeit inzwischen stärker von Projektstrukturen als durch Hierarchien geprägt. Zum anderen macht die Digitalisierung Veränderungen in der Arbeitsweise erforderlich, so dass eine Zusammenarbeit auf Basis von Excel-Tabellen, Outlookaufgaben und E-Mails nicht mehr zielführend ist. Das hat zur Folge, dass die HR-Verantwortlichen nach flexiblen Projektmanagement-Methoden und innovativen Tools suchen.

Personalführung 4.0

Weil die Digitalisierung eines Unternehmens nicht einfach so passiert und die Implementierung einer Cloudlösung noch lange nicht ausreicht, um ein Unternehmen ins digitale Zeitalter zu überführen, ist es umso wichtiger, dass die Digitalisierung seitens der Personalabteilung positiv unterstützt wird. Sie muss mit entsprechenden Personalentwicklungskonzepten dafür sorgen, dass die "Mitarbeiter mitgenommen" werden. Das kann gelingen, indem die HR-Verantwortlichen Workshops oder Schulungen initiieren, regelmäßig über Veränderungen kommunizieren, dabei stets das Feedback der Mitarbeiter einfordern und für ein solides Wissensmanagement sorgen.

Tipp: Das Tool Ihrer Wahl sollte mit einer zentralen Speicher- und Kommunikationsplattform das vernetzte Arbeiten unterstützen, inkl. Terminabstimmungen sowie Abhängig- und Zuständigkeiten. Außerdem sollte es die verschiedenen Projektmanagement-Methoden unterstützen, so dass diese je nach Bedarf variabel eingesetzt werden können.

Digitale Recruiting-Kampagnen

Auch auf die Prozesse der Personalbeschaffung hat die Digitalisierung Einfluss, nicht zuletzt, weil Recruiting-Kampagnen aufgrund der vielen Kanäle komplexer, zeitaufwändiger und kostenintensiver geworden sind. Umso wichtiger ist es, den Überblick zu behalten, sei es hinsichtlich Vorstellungsterminen, Budgets oder Anzeigenschaltungen.

Tipp: Achten Sie bei der Auswahl der Softwarelösung, darauf, dass diese in der Lage ist, mit Soll-Ist-Vergleich zu Kosten und Zeitaufwand für Transparenz zu sorgen, so dass beispielsweise auf einen Blick zu sehen ist, welche Kampagnen oder Kanäle besonders geeignet sind, um die passenden Kandidaten zu finden.

Automatisiertes Onboarding & Offboarding

Auch wenn sich jeder neue Mitarbeiter über ein herzliches Willkommen im Team oder ein gemeinsames Mittagessen zur Vorstellung im Team freut, ist ein professionelles Onboarding unerlässlich. Problematisch ist dieser abteilungsübergreifende Prozess vor allem deshalb, weil Daten und Termine sowie Offline-Prozesse aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden müssen. Hilfreich sind daher konkrete Prozess-Strukturen, die so weit wie möglich automatisiert sind, aber durchaus noch Raum für Flexibilität lassen.

Hinzukommt, dass Offboarding-Prozesse spätestens seit dem Inkrafttreten der neuen DSGVO-Regelung dokumentiert werden müssen. Da es sich um standardisierte Prozesse handelt, die für jeden Mitarbeiter innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder eines Fachbereiches gleich sind, kann man hier ebenfalls hervorragend mit digitalen Projektvorlagen arbeiten.

Tipp: Wer neue Mitarbeiter strukturiert in ein Unternehmen einführen und bei Bedarf ein DSGVO-konformes Ausscheiden von Mitarbeitern gewährleisten will, sollte seine Prozesse soweit wie möglich standardisieren und automatisieren. Hierfür eignen sich Tools, die format- und prozessunabhängig eingesetzt werden können.

Fazit: Die HR-Abteilung hat in ihrer Funktion als Schnittstelle zum Mitarbeiter weitreichende Möglichkeiten, die Digitalisierung für sich zu nutzen und zur Blaupause für die anderen Abteilungen zu werden.