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Mit Office 365 bietet Microsoft eine aktualisierte Version seiner Online-Dienste an. Vor allem die Migration zu den Exchange-Postfächern bringt für viele Unternehmen einige Vorteile. Die Postfächer sind im Vergleich zur Konkurrenz sehr günstig und dürfen eine Größe bis zu 25 GB erreichen.
Anhänge lassen sich bis 25 MB versenden und die Postfächer sind vor Spam und Viren mit Forefront Security für Exchange geschützt. Neben diesen Vorteilen sparen Unternehmen beim Auslagern in die Cloud noch einiges an Kosten bezüglich Lizenzierung, Wartung , Energieverbrauch und Fehlerbehebung, da keine lokalen Server notwendig sind. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, parallel noch eigene Exchange-Server zu betreiben und diese zusammen mit Postfächern in Office 365 einzusetzen.
Zusätzlich erhalten Unternehmen noch SharePoint und Lync Server 2010 für die Echtzeitkommunikation. Unternehmen, die einen Wechsel ihrer lokalen Exchange-Server in die Cloud zu Office 365 planen, stellt sich somit die Frage nach Migrationshilfen.
Migration mit Assistenten planen und Tools herunterladen
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Microsoft unterstützt mit Assistenten und Anleitungen die Migration und Koexistenz zu Office 365. Dazu hat Hersteller auch den Online-Assistenten Exchange Server Deployment Assistant angepasst. Dieser hilft bei der Migration zu Exchange Server 2010 SP1 und in der neuen Version auch beim Erstellen eines umfangreichen Plans zur Migration von lokalen Exchange-Servern zu Office 365.
Sie starten den Assistenten über seine Internet-Seite (http://technet.microsoft.com/en-us/exdeploy2010) und beantworten die einzelnen Fragen zu Ihrer Infrastruktur und Ihren Vorstellungen zur Migration. Im Rahmen der verschiedenen Schritte zur Migration, erhalten Sie vom Assistenten auch Anleitungen, sowie technische Zeichnungen wie die Infrastruktur im Unternehmen nach der Migration aussehen soll und wie Sie migrieren. Der Vorteil dabei ist, dass Sie genau die Informationen und Anleitungen erhalten, die Sie für Ihre Umgebung benötigen.
Migration zu Office 365 - Grundlagen
Bei der Migration zu Office 365 haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können alle Postfächer Ihrer E-Mail/Exchange-Umgebung zu Office 365 migrieren und anschließend den lokalen Betrieb von Exchange-Servern einstellen. Dieser Weg ist der einfachste und günstigste. Bei der Koexistenz können Sie Postfächer zu Office 365 migrieren, aber weiterhin parallel eigene Exchange-Server mit Postfächern betreiben.
Wollen Sie parallel weiter eigene Exchange-Server im Unternehmen einsetzen und diese mit den Postfächern und Diensten von Office 365 verbinden, müssen Sie die Enterprise Edition von Office 365 lizenzieren. Nur diese ermöglicht eine Verbindung eines lokalen Active Directory mit Office-365-Diensten, inklusive einer Synchronisierung mit dem lokalen Active Directory.
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Beachten müssen Sie bei der Migration den Namen der E-Mail-Domäne, die Sie zu Office 365 übernehmen müssen. Hier bietet die Verwaltungskonsole Assistenten, über die Sie eigene Domänen-Namen hinzufügen können. Standardmäßig stellt Office 365 die Domäne @<Eigener Name>.onmicrosoft.com, zum Beispiel @joos.onmicrosoft.com zur Verfügung. Sie können aber eigene Domänen hinzufügen. Achten Sie darauf, dass Office 365 nicht alle Anbieter unterstützt, vor allem Billigangebote von 1&1 & Co. lassen sich nicht an Office 365 anbinden.
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Die Domänen, die Sie mit Office 365 anbinden, verwalten Sie im Webportal (https://portal.microsoftonline.com) über den Administrator-Bereich und dann Verwaltung\Domänen. Bevor Sie Benutzer migrieren, sollten Sie die Domäne hinterlegen und bis zu einer Woche warten, bis diese auf allen Servern synchronisiert und damit verfügbar ist.
Benutzer und Gruppen können Sie mit Werkzeugen in Office 365 von einem bestehenden Active Directory synchronisieren. Beim parallelen Betrieb von Office 365 und einem lokalen Active Directory können Sie auf diesem Weg Benutzerkonten teilweise mit den bekannten Verwaltungswerkzeugen administrieren. Die Synchronisierung funktioniert aber nur in eine Richtung. Bei der Anbindung von Office 365 lassen sich die notwendigen Daten vom lokalen Active Directory in die Cloud kopieren. Änderungen in der Cloud synchronisieren sich nicht zu lokal betriebenen Servern.
Beim dauerhaften Parallelbetrieb, müssen Sie die Active-Directory-Verbunddienste (ADFS) einsetzen und die Enterprise-Edition von Office 365 lizenzieren. Diese ermöglichen eine Synchronisierung zwischen Office 365 und Ihren lokalen Servern die wesentlich effizienter funktioniert. Wollen Sie mehrere Benutzerkonten auf einmal anlegen, können Sie die Daten auch in einer *.csv-Datei, zum Beispiel in Microsoft Excel pflegen und dann in die Web-Oberffläche von Office 365 einlesen. Dazu klicken Sie im Administrator-Bereich auf "Verwaltung\Benutzer" und wählen "Neu\Massenhinzufügung von Benutzern". Anleitungen zu diesem Vorgehen finden Sie auf der Seite http://help.outlook.com/de-de/140/ff959224.aspx.
Migrationswege im Überblick
Migrationen der Benutzerpostfächer von lokalen Exchange-Servern zu Office 365 lassen sich über zwei Wege bewerkstelligen. Mit der IMAP-Migration legen Sie zunächst neue Benutzer in Office 365 an und migrieren danach die Postfächer mittels IMAP. Der Prozess lässt sich auch automatisieren. Diesen Weg müssen Sie wählen, wenn Sie keine Exchange-Server einsetzen beziehungsweise die alten Versionen Exchange 5.5/2000.
Der Assistent in Office 365 unterstützt neben der IMAP-Migration auch eine Migration von Exchange Server 2003/2007/2010. Zur Migration verbindet sich Office 365 mit Ihrer Server-Struktur und kopiert die E-Mails in die Cloud. Sie finden diese Optionen auf der Startseite des Portals, wenn Sie auf Optionen im Bereich Outlook klicken. Wählen Sie im Bereich Optionen die Option "Meine Organisation" aus und dann "E-Mail-Migration".
Im neuen Fenster starten Sie mit "Neu" einen Migrationsauftrag. Sie haben in diesem Fenster die Möglichkeit Ihren Exchange-Server per AutoDiscovery zu erreichen. In diesem Fall muss der AutoDiscovery-Eintrag in den öffentlichen DNS-Servern vorhanden sein und Ihre Exchange-Server-Struktur muss im Internet veröffentlicht sein.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Daten manuell einzugeben. Bei den Daten müssen Sie einen Administrator-Benutzer mit Kennwort eingeben sowie den Namen, über den der Server im Internet erreichbar ist. Über diesen Weg können Sie aktuell aber nur bis zu 1000 Postfächer migrieren, und zwar immer nur zehn Postfächer auf einmal. Das heißt, Sie müssen mehrere Migrationsaufträge erstellen, um Internet-Bandbreite zu sparen.
Microsoft bietet für diesen Vorgang ebenfalls eine umfangreiche Hilfe an (http://help.outlook.com/de-de/140/ms.exch.ecp.emailmigrationwizardexchangelearnmore.aspx). Erhalten Sie keine Verbindung zu den lokalen Exchange-Servern oder bricht die Synchronisierung ab, finden Sie auf der Seite http://help.outlook.com/de-de/140/ms.exch.ecp.emailmigrationviewmigrationstatuserrorslearnmore.aspx Anleitungen zu den häufigsten Fehlern und ihrer Behebung. Aktuell sind auf der Seite noch nicht viele Hilfen zu finden, Microsoft wird diese zukünftig aber sicher weiter ausbauen. Sobald die Migration abgeschlossen ist, schickt Office 365 eine Status-E-Mail zum ausführenden Administrator. Diese Mail enthält die migrierten Objekte, sowie aufgetretene Fehler.
Neben diesen Möglichkeiten können Anwender nach der Migration zu Office 365 auch weiterhin auf ihre alten E-Mail-Konten zugreifen. Dazu richten Sie verbundene Exchange-Konten ein. Auch hierfür bietet Microsoft eine Anleitung an (http://help.outlook.com/de-de/140/dd181953.aspx).
Nach dieser Migration führt ein Assistent automatisch alle 24 Stunde eine inkrementelle Synchronisierung mit den Postfächern durch, damit auch neue Daten und E-Mails in Office 365 vorhanden sind. Administratoren erhalten nach der Migration eine Status-Mail mit genauen Informationen zu den migrierten Postfächern.
MX-Einträge beachten und Migration vorbereiten
Nach der erfolgreichen Migration müssen Sie darauf achten, auch die MX-Einträge für Ihre E-Mail-Domänen anzupassen und zu Office 365 umzuleiten. Da während der Migration die MX-Einträge noch auf Ihre lokalen Exchange-Server verweisen, werden E-Mails auch zu Ihren Servern im Unternehmen geschickt, nicht zu Office 365. Alle 24 Stunden synchronisiert Office 365 aber das Postfach, sodass auf diesem Weg die E-Mails auch in Office 365 eingehen. Ändern Sie den MX-Eintrag ab, gehen alle E-Mails zukünftig in Office 365 ein. Bevor Sie aber die Migration abschließen und lokale Server entfernen, sollten Sie mindestens eine Woche warten: Bis der MX-Eintrag ordnungsgemäß funktioniert, kann es einige Zeit dauern.
Da bei der Migration sehr viele Daten von den lokalen Servern über das Internet zu Office 365 wechseln, sollten Sie die Anwendern rechtzeitig vorher anweisen, ihre Postfächer aufzuräumen, alte E-Mails zu löschen oder diese in .pst-Dateien zu verschieben. Je geringer die Datenmenge der Postfächer ist, um so schneller geht die Migration voran. Vor der Migration sollten Sie auch möglichst eine Offline-Defragmentierung der Exchange-Datenbanken vornehmen, um diese zu verkleinern und von Fehlern zu befreien.
Benutzer die Sie migriert haben, sollten außerdem eine Informations-E-Mail erhalten, was sich für sie geändert hat, was zu berücksichtigen ist und wie die weitere Vorgehensweise ist. Sie können solche E-Mail-Nachrichten auch automatisieren, was für Administratoren die Migration weiter vereinfacht. Wie Sie dabei vorgehen lesen Sie auf der Seite http://help.outlook.com/de-de/140/dd630707.aspx.
Migration durch Koexistenz
Betreiben Sie weiterhin lokale Exchange-Server und verschieben andere Benutzerkonten im Unternehmen nach Office 365, stehen ihnen verschiedene Arten der Koexistenz zur Verfügung. Bei der einfachen Koexistenz, werden auch zukünftig alle eingehende E-Mails zu Ihren lokalen Exchange-Servern weitergeleitet.
Benutzer die ihr Postfach in Office 365 haben, erhalten die E-Mails weitergeleitet. Sie richten dazu in Ihrer lokalen Umgebung und für Office 365 die gleichen E-Mail-Domänen ein. Sie haben in diesem Fall aber keine Möglichkeit, zwischen Benutzern in Office 365 und lokalen Exchange-Servern Postfachdelegierungen einzurichten. Auch die frei/gebucht-Zeiten sind zwischen den Strukturen nicht replizierbar. Die Einrichtung ist allerdings deutlich einfacher. Damit Anwender auf ihr Postfach in Office 365 zugreifen können, sind eigene Anmeldedaten notwendig. Sie legen dazu die Benutzerkonten im Web-Portal als Administrator an. Lokal arbeiten die Anwender mit den Anmeldedaten des Active Directory.
Optimal arbeitet Office 365 nur mit Exchange Server 2010 SP1 bei der Migration zusammen. Wenn Sie also nicht in einem sehr kurzen Zeitraum planen, alle Postfächer von Exchange Server 2003/2007 zu Office 365 zu migrieren, müssen Sie lokal noch einen Server mit Exchange Server 2010 SP1 installieren und diesen mit Office 365 verbinden. Die neue Exchange-Version hat die Möglichkeit, leichter Postfächer aus der Organisation zu verschieben, zum Beispiel nach Office 365. Setzen Sie ältere Exchange-Versionen ein (5.5 oder 2000) oder einen anderen E-Mail-Server, können Sie die Daten nur über die IMAP-Migration nach Office 265 migrieren, oder mit Tools von Drittanbietern.
Die funktionsreiche Koexistenz
Eine komplexere Art der Koexistenz bezeichnet Microsoft als funktionsreiche Koexistenz. Bei dieser können Sie frei/gebucht-Zeiten replizieren und auch mit Postfachdelegierungen arbeiten. Sie können bei dieser Koexistenz Postfächer von lokalen Exchange-Servern zu Office 365 verschieben, ohne die Funktionalität der Postfächer zu beeinträchtigen. Sie verwenden dazu die Exchange-Verwaltungskonsole, genauso wie beim Verschieben zwischen lokalen Exchange-Servern. Weitere Funktionen die bei dieser Koexistenz zur Verfügung stehen, sind die Active-Directory-Synchronisierung und Single-Sign-On (SSO). Dabei haben die Anwender die Möglichkeit, sich mit ihren lokalen Active-Directory-Anmeldedaten an Office 365 anzumelden. Sie müssen dazu die Enterprise-Edition von Office 365 einsetzen sowie die Active-Directory-Verbunddienste (Active Directory Federation Services, ADFS).
Wie Sie dabei vorgehen und ADFS einrichten, zeigt Microsoft auf den Seiten von Office 365 (http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/Office365-enterprises/ff652540.aspx und http://onlinehelp.microsoft.com/de-de/office365-enterprises/ff652540.aspx). Sie können sich für die Einrichtung auch ein Whitepaper bei Microsoft herunterladen (http://community.office365.com/cfs-file.ashx/__key/communityserver-components-postattachments/00-00-00-56-10/Plan-for-and-deploy-AD-FS-2.0-for-use-with-single-sign_2D00_on.docx). Sie können diese Koexistenz aber nur verwenden, wenn Sie lokal Exchange Server 2010 SP1 einsetzen und einen Server der Exchange-Infrastruktur mit dem Internet verbunden haben.
Mit dem Microsoft Online-Services-Verzeichnissynchronisierungs-Tool (http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/Office365-enterprises/ff652543.aspx) können Sie eine permanente Synchronisierung zwischen dem lokalen Active Directory und Office 365 einrichten. Auf diesem Weg synchronisieren Sie auch die Adresslisten von Exchange zu Office 365. Mit Single-Sign-On (SSO) ermöglichen Sie Anwendern die einmalige Anmeldung, um auf lokale Ressourcen und auf Office 365 zugreifen zu können. Die Einrichtung ist allerdings sehr komplex und erfordert auch oft Fehlerbehebungsmaßnahmen. Hier unterstützt Microsoft mit verschiedenen Tricks zur Fehlerbehebung (http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/Office365-enterprises/ff652550.aspx).
Ein zentraler Bereich bei der Koexistenz ist die Konfiguration des Adressraums des E-Mail-Routings. Wie Sie dabei vorgehen ist von Ihrer Exchange-Infrastruktur abhängig. Microsoft hilft hier mit dem Exchange Server Deployment Assistant (http://technet.microsoft.com/de-de/exdeploy2010/default.aspx#Index). Arbeiten Sie den Assistenten durch, um angepasste Anleitungen zur Migration zu erhalten. Sie können in diesem Bereich auch mit Relaying arbeiten. Beispiele wie Sie dabei vorgehen, finden Sie auf der Seite http://help.outlook.com/de-de/140/cc967280.aspx.
Drittanbieter-Tools zur Migration
Mit der Anzahl der Postfächer in der Organisation und der betriebenen Exchange-Server steigt auch die Komplexität der Migration an. Auch wenn Microsoft zahlreiche Hilfen anbietet, kann es sinnvoll sein, auf Tools von Drittanbietern zu setzen die bei der Migration helfen. Entsprechende Tools finden Sie auf folgenden Seiten:
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Binary Tree - http://binarytree.com. Mit der Lösung von BinaryTree können Sie auch von Lotus Notes zu Office 365 migrieren.
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BitTitan - http://www.bittitan.com. MigrationWiz unterstützt bei der einfachen Migration von verschiedenen E-Mail-Systemen zu Office 365.
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Cemaphore - http://www.cemaphore.com
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Quest - http://www.quest.com
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Metalogix - http://metalogix.com
Bevor Sie sich für ein Tool eines Anbieters entscheiden, sollten Sie in einer Testumgebung und einer Testlizenz von Office 365 die Migration testen. Nicht alle Umgebungen sind für alle Infrastrukturen geeignet und auch der Preis spielt eine wichtige Rolle. (Computerwoche)