Foto: Oil and Gas Photographer - shutterstock.com
Jedes Projekt kann aus den unterschiedlichsten Gründen ins Stocken geraten. Der Schlüssel liegt darin, zu erkennen, wann Ihr Projekt aus dem Ruder gelaufen ist, und einen klaren, maßvollen Ansatz zu wählen, um die Dinge in Ordnung zu bringen. Das ist oft leichter gesagt als getan, aber es ist entscheidend, nicht in Panik zu verfallen.
Wenn ein Projekt in Verzug gerät, ist Zeit dennoch ein entscheidender Faktor. Deshalb ist es wichtig, nicht zu lange zu zögern, sondern zu handeln. Andernfalls drohen Ihrer Organisation möglicherweise kostspielige Konsequenzen. Denn was heute vielleicht noch nicht dringend erscheint, kann sich schnell Zeit zu einem unkontrollierbaren Problem entwickeln.
Gehen Sie dem Problem schnell auf den Grund
Die gründliche Ursachenforschung ist ein wichtiger erster Schritt bei Verzögerungen. Ohne die Gründe genau zu kennen, könnten Sie eine schlechte Sache noch viel schlimmer machen. Gehen Sie den Problemen auf den Grund, um auch tatsächlich die richtigen Lösungen zu finden. Es könnte beispielsweise sein, dass sich ein Projekt aufgrund von Problemen in der Lieferkette verzögert, was bei vielen Vorhaben im Zuge der Covid-19-Pandemie virulent geworden ist. Vielleicht ist ein Projekt aber auch aufgrund begrenzter Personalressourcen aus dem Ruder gelaufen - ein weiteres Problem für viele Unternehmen während der Pandemie.
Werkzeuge für die Ursachenanalyse
Verwenden Sie Tools zur Root-Cause-Analyse wie Pareto-Diagramme, die 5-W-Methode, Streudiagramme (Punktewolken), Fischgrät-Diagramme (Ishikawa)oder andere Methoden, um die Ursachen der Verzögerung zu ermitteln. Viele Unternehmen haben aufgrund einer Kombination verschiedener Faktoren Schwierigkeiten, aus dem Ruder gelaufene Projekte wieder auf Kurs zu bringen. Entscheidend ist, dass nur eine genau identifizierte Ursache zu den Antworten führt, wie ein Projekt wieder auf Kurs zu bringen ist.
Wichtige Stakeholder im Loop halten
Die wichtigsten Beteiligten von Anfang an und während des gesamten Projekts auf dem Laufenden zu halten, ist einer der stärksten Hebel, wenn ein Projekt den Zeitplan nicht mehr einhält. Leider wird diese Art der Kommunikation oft vernachlässigt, da Projektmanager in der Situation überfordert sein können oder insgeheim hoffen, dass sie die Dinge in Ordnung bringen können, bevor ihre Stakeholder herausfinden, dass es ein Problem mit dem Projekt gibt, für das Sie verantwortlich sind.
Transparenz sollte integraler Bestandteil Ihres Stakeholder-Management-Plans sein; am besten ist es, offen, rechtzeitig und ehrlich zu kommunizieren. Die meisten Stakeholder würden lieber umgehend von den Projektproblemen erfahren und sich einbringen. Projekte sind eine Teamleistung, und Stakeholder können einen wertvollen Beitrag zur Lösungsfindung leisten.
Stützen Sie sich auf Ihr Team
Erfahrene Projektmanager wissen, dass Projekte eine Teamleistung sind, und sie wissen auch, dass die besten Lösungen mit einem teambasierten Ansatz erarbeitet werden. Es ist wichtig, dass Teams zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen - und nicht nur, um sie zu identifizieren. Sobald die Ursache der Projektverzögerungen oder -probleme erkannt wurde, ist es am besten, die Teammitglieder und damit die Experten auf ihrem Gebiet einzubeziehen, um die beste Vorgehensweise zu finden, die das Projekt wieder auf Vordermann bringt.
Überprüfen Sie den Projektplan
Sie müssen zum Projektplan zurückkehren und den Scope erneut überprüfen. Nur so können Sie feststellen, wo etwas schief gelaufen ist, und die notwendigen Anträge und nachfolgenden Änderungen vornehmen. Dieser Schritt ist ein Muss. Ihre Organisation und ihre Projekte sollten über ein förmliches Verfahren für Change Requests verfügen, um notwendige Änderungen anzufordern, durchzuführen, zu dokumentieren und zu verfolgen. Wenn Sie kein System zur Bewertung von Änderungen des Projekt-Scopes haben, wird es Ihnen nicht gelingen, das Vorhaben wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Zudem können Sie auch die bestehenden Probleme verschlimmern, indem Sie zusätzliche Baustellen aufmachen.
Evaluieren Sie Ihre Ressourcen neu
Bevor Sie mit der Zuweisung oder Neuzuweisung von Aufgaben beginnen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu überprüfen, wie und wofür Ihre aktuell verfügbaren Mitarbeiter eingesetzt werden. Es könnte nämlich sein, dass einige von ihnen bereits über ihre Kapazität hinaus ausgelastet sind. Ziel ist, die Ressourcen gegebenenfalls neu zuzuweisen und besser, gezielter zu nutzen. Einige Mitarbeiter arbeiten vielleicht nicht an Aufgaben, für die sie qualifiziert sind, und ihr tatsächlicher Wert wird vergeudet.
Der Schlüssel liegt darin, jeden einzelnen Mitarbeiter genauer zu betrachten, um seine Fähigkeiten und den Ausbildungsstand zu ermitteln - sowie alle anderen Faktoren, die sich möglicherweise geändert haben, weil das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist. Sobald Sie festgestellt haben, ob Ressourcen umgeschichtet werden müssen, weisen Sie die Aufgaben gegebenenfalls neu zu. Änderungen in Ihrem externen oder internen Umfeld erfordern Flexibilität, um schnelle Anpassungen vornehmen zu können. Je nach Ursache der Probleme müssen möglicherweise Budgets, die Qualitätssicherung oder andere Aspekte eines Projekts überarbeitet und neu abgestimmt werden.
Änderungen überwachen und dokumentieren
Das Überwachen und Dokumentieren von Changes mag mühsam erscheinen, aber nur so stellen Sie sicher, dass Sie mit den notwendigen Maßnahmen ein aus dem Ruder gelaufenes Projekt wieder in ruhiges Fahrwasser steuern. Die Dokumentation und Überwachung von Änderungen am Scope zählt zu den erfolgskritischen Best Practices. Zahlreiche Projektmanager, Teams und Projektsponsoren mussten schon Changes überprüfen, um festzustellen, ob und inwieweit sie bei der Lösung von Problemen wirksam waren.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation cio.com