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Das US-Marktforschungsinstitut Forrester schätzt, dass derzeit etwa vier von zehn Unternehmen Robotic Process Automation (RPA) in den Griff bekommen wollen - konkret: sie gründen RPA Center und arbeiten an Frameworks für den Einsatz. Faktisch aber fehlen Erfahrung und Wissen in der RPA-Nutzung. Ein positives Beispiel liefert das Industrie-Unternehmen Eaton, das auf Maschinenbau (Komponenten für Hydraulik, Energieverteilung, Fahr- und Flugzeuge) spezialisiert ist.
Formal startete das Projekt 2018, doch CIO Bill Blausey datiert es auf 2017 zurück. Damals gab er einem seiner IT-Leiter den Auftrag, neue Technologien auszuprobieren. Aufgabe war es, Kosten zu senken und durch das Vermeiden menschlicher Fehler betriebliche Abläufe zu verbessern. Die IT konzentrierte sich auf die Dimensionen Menschen, Prozesse, Technologie und Governance. Im Einzelnen:
Menschen: Nachdem sich der IT-Leiter in RPA eingearbeitet hatte, gründete Blauseys Abteilung ein Center of Excellence (CoE) für RPA. Dessen zehn Mitglieder stammen aus Programm- und Projekt-Management, Business Analytics, Entwickler, QA-Testing (Qualitätssicherung) und Support. Das Center gründete die ersten Initiativen und Projekte, immer in Abstimmung mit Business Relationship Managern. Diese sorgen dafür, dass das CoE die richtigen Prioritäten setzt.
Abläufe: Das CoE erstellt ein RPA-Playbook, an dem sich die abteilungsübergreifenden Teams orientieren, wenn sie RPA umsetzen. Das Playbook soll Eaton dabei unterstützen, die richtigen Kandidaten für den Einsatz zu finden. Es definiert Standards für Design, Entwicklung und Implementierung, Identitäts- und Sicherheits-Management, Compliance und Audits, die erforderliche Infrastruktur und zukünftige Maintenance.
Technologie: Dabei geht es Eaton um Testing- und Automatisierungstools. Bevor das Unternehmen in der Produktion RPA einsetzte, die im großen Stil skalieren soll, startete es Pilot-Projekte mit drei größeren Kunden.
Governance: Das Stichwort Governance kreist um vier Punkte. Erstens muss sichergestellt sein, dass RPA-Projekte die Ziele unterstützen, die das Business priorisiert. Zweitens soll das Buy-In der Interessenvertreter gewahrt sein. Drittens wird das RPA-Programm immer wieder überprüft und viertens sollen, wenn nötig, Kurskorrekturen vorgeschlagen werden.
2019 will Eaton RPA auf das Doppelte hochskalieren
Das Unternehmen hat dafür ein Governance-Komitee gebildet, das aus vier Abteilungen besteht: Ein Executing Steering Council (Senior Business Leader) trifft sich zweimal im Monat, ein IT Steering Council tagt monatlich (CoE-Leader und Business Relation Manager) und die Projekt-Teams, die RPA implementieren, bringen über wöchentliche Updates alle Beteiligten auf den Stand (dabei sind Mitarbeiter der Vendoren eingeschlossen). Hinzu kommt ein "Decision-Gate"-Team, das eine Kontrollfunktion ausübt und sich "häufig" trifft.
Das Ergebnis spiegelt sich in folgenden Zahlen: 2018 hat Eaton fünf größere Projekte gestartet, die durch zehn Bots 17 Prozesse automatisiert haben. Dazu zählen eine Cash-Anwendung für die Finanzabteilung, Mitarbeiter-Onboarding für die Personalabteilung und Rechnungsbearbeitung im Lieferketten-Management. 2019 will Eaton RPA auf das Doppelte hochskalieren. Das Unternehmen hat im vergangenen Jahr eine Kapazität von zehn Vollzeitstellen eingespart. CIO Blausey legt Wert darauf, dass es weniger um das Einsparen von Mitarbeitern geht als vielmehr um die bessere Nutzung von deren Fähigkeiten. (cp)