Solarlux optimiert Ressourcen-Auslastung mit IT

Die Solarlux GmbH in Melle bei Osnabrück fertigt mit etwa 800 Mitarbeitern individuelle Glassysteme, vom Wintergarten bis zur Stadionfassade. CIO Michael Berens ist einerseits damit befasst, digitale Lösungen für das Unternehmen und dessen Partner aus dem Handwerk zu entwickeln und daraus ein Ökosystem ("My Solarlux") wachsen zu lassen. Dieses trägt seit geraumer Zeit zum Nachweis bei, dass die Solarlux-IT Business- statt Kostentreiber ist - worüber im inhabergeführten Mittelstand ja nicht immer Konsens besteht.

Gleichzeitig weiß der Pragmatiker Berens Organisationswerkzeuge zu schätzen, die den Unternehmensalltag in dynamischen Digitalisierungszeiten komfortabler und effizienter machen und den Bedürfnissen junger Fachkräfte, nicht zuletzt in der IT, entsprechen - Stichwort "New Work". Wie die Ressourcenverwaltungs-Lösung "Zeitwart", die seit 2022 bei Solarlux im Einsatz ist. Das an der Hochschule Osnabrück zunächst für den internen Bedarf entwickelte System optimiert bei Solarlux die Ressourcen-Auslastung - von Schreibtischen mit Druckern über Räume mit Konferenztechnik aller Art bis hin zu unterschiedlichen Fahrzeugen im Unternehmens-Pool. Es kontrolliert, wer was buchen darf und zeigt die Ressourcenverwendung, etwa die Belegung von Räumen, transparent auf diversen Geräten an.

Räume und Arbeitsplätze online buchen

Die auch nach Covid zu wesentlichen Teilen im Homeoffice arbeitenden IT-Kräfte können so ihre Ressourcenverfügbarkeit in der Solarlux-Zentrale an der A30 auf verschiedene Weisen sichern. Der konventionelle Weg geht über einen Klick auf Raumsymbole in interaktiven "Floormaps"; diese lassen sich nicht nur auf PC, sondern auch auf internetfähigen Devices (Raspberry Pi etc.) darstellen. QR-Codes an den Räumen erlauben zudem die Buchung über Web-fähige Endgeräte wie Smartphones oder Tablets. Und an speziellen LED-Displays mit Tagesansichten und Statusanzeige können sich die - zumeist agil arbeitenden - Entwickler-Teams per RFID-Chip autorisieren und Ressourcen direkt buchen.

Alle Buchungen lassen sich mit Kalendern in Outlook, Exchange und Office 365 synchronisieren. Für Anbindungen außerhalb der Microsoft-Welt gibt es neuerdings eine Google- und künftig eine REST-API , wie Jan-Hendrik Kramer erläutert, der Zeitwart an der Hochschule Osnabrück entwickelt und in ein Startup überführt hat. Für Komfort mit der erforderlichen Sicherheit ist die Lösung Single-sign-on-fähig mittels des SAML2-Frameworks oder des oAuth-Protokolls.

Zeitwart erleichtere die Organisation des IT-Alltags bei Solarlux wahrnehmbar, konstatiert CIO Michael Berens. Steht ein Online-Gruppen-Call per Zoom oder Teams an, lässt sich der benötigte Raum samt Ausstattung stante pede festlegen und buchen. Anderes Beispiel: Geht es um einen externen Termin, etwa zusammen mit einem Installationspartner bei einem weiter entfernten Kunden, hilft Zeitwart bei Auswahl, Reservierung und Buchung eines langstreckengeeigneten Autos aus dem Fahrzeug-Pool von Solarlux.

Wichtig ist für den CIO auch, dass die Lösung über ein Rechtesystem ähnlich dem des Active Directory verfügt und Buchungsregeln verwalten kann. Das unterscheidet sie nach seiner Beobachtung von anderen am Markt.

Statt einzelnen Nutzern Berechtigungen zum Zugriff auf einzelne Ressourcen zu geben, fasst Zeitwart die Nutzer in Rollen zusammen und die Ressourcen in Organisationseinheiten. Rollen können etwa "Mitarbeiter" oder "Geschäftsleitung" sein, Orga-Einheiten "Besprechungsräume" oder "Firmenwagen". Die Zuordnung von Nutzern zu Rollen und von Ressourcen zu Organisationseinheiten lässt sich frei konfigurieren. Darüber hinaus können die Organisationseinheiten in hierarchischen Strukturen zusammengefasst werden, ebenfalls frei konfigurierbar. Und schließlich ist eine LDAP-Anbindung zum automatischen Import der Mitarbeiterrollen ohne Admin-Eingriff möglich, wird aber bisher nur an der Hochschule genutzt, berichtet Jan-Hendrik Kramer.

Rollenkonzept für die Rechteverwaltung

Wie wichtig das Rollenkonzept für eine funktionierende Rechteverwaltung ist, zeigte sich bereits vor der Startup-Phase während der akademischen Karriere von Zeitwart: An der Hochschule mit 15.000 Studierenden gab es allein am Institut für Musik 250 Übungsräume zu verwalten. N-zu-n-Beziehungen zwischen diesen hätten Mensch und Maschine heillos überfordert - im Business-Alltag undenkbar.

Mit dem Rollenkonzept stellt sich das anders dar, urteilt CIO Michael Berens. Wenn es dann noch darum geht, das schematische Konzept möglichst gut an Alltagserfordernisse anzupassen, erlaubt Zeitwart Buchungsregeln, die pro Organisationseinheit (etwa: Besprechungsräume) aufgestellt werden können. Buchungsmöglichkeiten lassen sich so auf Öffnungszeiten begrenzen, Öffnungszeiten in den Ferien anpassen, minimale und maximale Buchungsdauern festlegen. Oder es wird die Zahl an Buchungen pro Zeiteinheit beziehungsweise pro Nutzer limitiert.

Über die Ressourcenverwaltung hinaus bietet Zeitwart die Möglichkeit, interne und externe Veranstaltungen mit Ticket-Reservierung und Teilnahmeverwaltung aufzusetzen. Für externe Events werden öffentliche Ticket-Links erzeugt, interne Events lassen sich zudem an Rechtevorgaben koppeln - wenn sich etwa eine Veranstaltung nur an einen bestimmten Fachbereich im Unternehmen richten soll. Teilnehmende werden am Eingang per QR-Code registriert.

Das Event-Tool ist - und bleibt vorerst - auf reine Teilnahmeverwaltung beschränkt. Die Ressourcenverwaltung dagegen wird um eine Funktion erweitert, so Zeitwart-Gründer Kramer: Räume können künftig auch mit Catering oder IT-Support gebucht werden. (wh)