Sourcing-Management oft mangelhaft

Die Frage, ob sie IT-Leistungen von außen einkaufen sollen, stellt sich für die meisten Unternehmen heute nicht mehr. Die Zusammenarbeit mit IT-Beratungsfirmen und IT-Dienstleistern hat sich der Lünendonk-Studie zufolge bewährt. Die Firmen lagern im Schnitt ein Zehntel des Geschäftsvolumens an IT-Dienstleistungen aus. Für Führungskräfte stellt sich vor diesem Hintergrund die Frage, wie sie die Zusammenarbeit mit den Anbietern effizient und transparent gestalten können. Denn hier mangelt es nach Ansicht vieler Manager noch.

Manche Unternehmen arbeiten mit Hunderten von Partnern zusammen, die sich teilweise im Ausland befinden. Allein dieser Umstand macht das Sourcing häufig intransparent. Dazu kommt, dass die Entscheidung über die Vergabe von IT-Dienstleistungen nach außen meist von mehreren Stellen innerhalb der Unternehmen beeinflusst wird. Beteiligt ist neben dem IT-Bereichs-Management und dem Abteilungs-Management IT vor allem bei großen Projekten häufig die Geschäftsleitung, außerdem weitere Fachbereiche auch außerhalb der IT.

Die Abstimmung zwischen diesen Instanzen bindet in der Regel Kräfte in erheblichem Umfang. Schon die Suche nach einem geeigneten Anbieter ist sehr aufwändig und zum Teil subjektiv gefärbt. 89 Prozent der Firmen schreiben IT-Dienstleistungsvorhaben zunächst aus. Im Schnitt holen sich die Unternehmen vier Angebote ein. Bis ein Dienstleister den Auftrag erhält, vergehen durchschnittlich 6,1 Wochen. Im Einzelfall kann es jedoch auch bis zu 26 Wochen dauern, bis ein Auftrag vergeben wird.

Auch am Reporting im Anschluss an ein Projekt mangelt es häufig. Die Befragten kritisieren, dass der Abgleich zwischen den im Vorfeld festgelegten Erfolgskriterien und dem Ergebnis zu oft im Tagesgeschäft untergeht. Das hat nicht selten auch Einfluss auf künftige Entscheidungen, wenn zum Beispiel ein Anbieter wegen schlechter Qualität in einem Unternehmensbereich ausgeschlossen wurde, andere Abteilungen davon aber nichts erfahren.

Um diese Probleme einzudämmen, versuchen die Firmen zunehmend, die Beschaffung und Steuerung externer IT-Dienstleistungen zu standardisieren. Die Vergabe von IT-Leistungen soll zunächst rationalisiert werden. Zu diesem Zweck arbeiten zwei von drei Verantwortlichen in deutschen Unternehmen mit einer Liste von bevorzugten Partnern, einer so genannten Preferred-Partner-Liste (PPL). Auf einer solchen Liste sind in einer Matrix die zu vergebenden IT-Aufgaben, mögliche Lieferanten dafür, deren Preise und Vergabe-Kriterien aufgeführt. Von den Befragten, die noch nicht mit einer PPL arbeiten, erwägt jeder Vierte, ein solches Verzeichnis zu erstellen.

PPL können finanziellen Mehraufwand senken

Von einer PPL versprechen sich die Firmen vor allem eine schnellere Vergabe von Aufträgen, bessere Konditionen bei den Dienstleistern, weniger finanziellen Mehraufwand und bessere Arbeitsergebnisse. Ein Problem stellt allerdings die Erarbeitung einer PPL dar. Den Aufwand hierfür beurteilen die meisten Befragten als hoch. Im Schnitt sind acht bis neun Mitarbeiter an der Entwicklung einer PPL beteiligt, in einem Fall waren es sogar mehr als 100. Bei drei von vier Firmen arbeitet die Einkaufsabteilung an der Erstellung derartiger Listen mit, das Abteilungs- und das Bereichs-Management IT sind ebenfalls wichtige Akteure in diesem Prozess (45 beziehungsweise 35 Prozent).

Doch auch eine standardisierte Auftragsvergabe mithilfe von Preferred-Partner-Listen reicht vielen Managern nicht aus, um die Auslagerung von IT-Leistungen transparenter und effizienter zu gestalten. Acht der 28 befragten Unternehmen setzen deshalb Third-Party-Management (TPM) ein. Dieser Einsatz von externen Einkaufsorganisationen bietet Lünendonk zufolge den größten Hebel, um die zusätzlich anfallenden Kosten einer Auslagerung zu senken und die Effizienz zu steigern.

Genaue Abstimmung wichtig

Neben den Firmen, die bereits mit TPM arbeiten, erwägen fünf weitere, dies künftig zu tun. Wichtig ist eine genaue Abstimmung zwischen dem Auftraggeber und einer Einkaufsorganisation. Es müssen detaillierte Service Level Agreements und Kommunikationswege vereinbart werden. Unter diesen Voraussetzungen kann die Zusammenarbeit mit einem TPM das auslagernde Unternehmen deutlich entlasten. Es muss nur noch mit einem Partner kommunizieren, der die Leistungen der einzelnen IT-Anbieter überprüft und die Zahlungen an diese abwickelt.

Derzeit kauft die Mehrzahl der großen Unternehmen ihre externen IT-Dienstleistungen allerdings noch selbst ein. Künftig wollen die Firmen der Studie zufolge eher noch mehr Aufgaben auslagern. Dies ist notwendig, weil die Unternehmen ihre Ressourcen verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren müssen. Gleichzeitig wollen sie aber den finanziellen Mehraufwand für die Steuerung ausgelagerter Projekte abbauen. Die Autoren der Untersuchung prognostizieren, dass der Trend zum Third-Party-Management deshalb zunehmen wird. Notwendig sei es hierfür allerdings, dass externe Einkaufsorganisationen ihre Leistungen auf durchgängig hohem Niveau international anbieten könnten.

Die Daten für die jetzt veröffentlichte Trendstudie "Sourcing Management: Herausforderungen für Einkauf und Steuerung externe IT-Dienstleister" hat Lünendonk im Rahmen der Untersuchung "Einkauf von IT-Beratung und IT-Dienstleistungen im Spannungsfeld von Standardisierung Wertbeitrag" erhoben.

Zwischen Dezember 2005 und März 2006 wurden die CIOs oder Einkaufsleiter für IT-Leistungen von 28 deutschen Unternehmen befragt. Die Firmen repräsentieren ein Einkaufsvolumen bei IT-Dienstleistungen von 4,1 Milliarden Euro im Jahr. Im Durchschnitt aller Unternehmen verteilen sich die Ausgaben je zur Hälfte auf einerseits IT-Beratung und Systemintegration, andererseits IT-Dienstleistung. Partner bei der Erstellung der Studie war die Eschborner Emagine GmbH, eine Tochter der GFT AG.