Derzeit fallen in den Firmen pro durchschnittlichem E-Mail-Account täglich 19,5 Megabyte Daten an. In vier Jahren, so die Prognose der Radicati Group, müssen die Unternehmen mit mehr als dem Doppelten an gemailter Datenmenge zu Recht kommen, rund 45 Megabyte. Angesichts dieses Szenarios fragen immer mehr Unternehmen Anwendungen zur Archivierung der E-Mails nach.
Sie erlauben die langfristige, interaktive Speicherung sowohl des Nachrichtentexts als auch der Attachments. Die Lösungen legen dafür eigene Verzeichnisse an und ermöglichen die Suche nach einzelnen E-Mails sowie deren Wiederherstellung innerhalb von Sekunden. Der Zugang kann jeweils auf autorisierte Personengruppen zugeschnitten werden.
Compliance treibt die Nachfrage
Zum einen können solche Anwendungen internen Zwecken dienen: Sie stellen sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter auf sensible Informationen zugreifen können. Außerdem können die Firmen überwachen, ob die Angestellten die Policies für den Schriftverkehr einhalten. Zum anderen können die Applikationen einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung gesetzlicher Compliance-Bestimmungen, etwa dem Sarbanes-Oxley Act, leisten: Das Speichern und Löschen von E-Mails wird auf die Regulatorien abgestimmt.
Aus Unternehmenssicht ist dies einer der wichtigsten Treiber für die Anwendungen: 28 Prozent gaben an, dass gesetzliche Vorschriften den Ausschlag für die Anschaffung einer E-Mail-Archivierungslösung gegeben haben. Ebenso viele sagten, der rasante wachsende Bedarf an Speicherplatz sei der entscheidende Grund gewesen. Für jedes vierte Unternehmen standen interne Compliance-Richtlinien im Vordergrund, für 15 Prozent war es das Thema Wissens-Management.
Zusammen lösen diese Treiber in den nächsten Jahren eine gewaltige Nachfragesteigerung aus. Die Analysten schätzen, dass das Marktvolumen für E-Mail-Archivierung von derzeit rund 465 Millionen US-Dollar bis 2009 auf das Zehnfache, rund 4,5 Milliarden Dollar, anschwellen wird.
Verschiedene Kommunikationskanäle erfassen
Allerdings stehen die Anbieter vor der Herausforderung, die wachsende Zahl der genutzten Kommunikationskanäle mit abzudecken. Neben der traditionellen E-Mail müssen auch Dienste wie Instant Messaging, Chats sowie drahtlose Endgeräte wie PDAs von den Archivierungs-Lösungen erfasst werden. Das schaffen derzeit nur die Lösungen einer Handvoll Anbieter.
Langfristig rechnen die Analysten der Radicati Group mit einer zunehmenden Konvergenz der Anwendungen zur E-Mail-Archivierung mit Lösungen aus den Bereichen Messaging und Sicherheit.
Für die Studie haben die Analysten der Radicati Group Anbieter sowie Anwender aus den 1.000 weltweit größten Unternehmen befragt. Schwerpunkt der Erhebung waren die nordamerikanischen und europäischen Märkte. Zusätzlich haben die Marktforscher ihre Befunde durch Sekundäranalysen validiert.