Foto: Stefanie Kleemann, Dortmund-Agentur, Stadt Dortmund
Nach einer europaweiten Ausschreibung hat sich die Dortmunder Stadtverwaltung für eine neue Lösung zum Management ihrer Dokumente entschieden. Die SER Group erhielt den Zuschlag mit ihrem Produkt Doxis4. Die Stadt hat eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze erworben und will nun flächendeckend elektronische Akten einführen. Personaldezernent Christian Uhr rechnet damit, dass die Implementierung etwa zwei Jahre dauert. Ziel sei es, die Akten nicht nur digital abzubilden, sondern auch standortunabhängig zu verwalten und damit effizienter zu arbeiten.
Erste Workshops zur inhaltlichen Umsetzung einer "Basisakte" haben bereits stattgefunden. Dortmund beginnt in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, Kämmerei und Vermessungs- sowie Katasteramt. Neben der Einführung der Basisakte will die Stadtverwaltung ausgewählte Fachverfahren mit dem System Doxis4 verbinden. Diese Anwendungen sollen eine automatische Aktenführung im Dokumentenmanagement-System ermöglichen, eine einheitliche Informationsquelle schaffen und damit die Sachbearbeiter entlasten.
Papierlose Verwaltung als Ziel
Die Stadt Dortmund hat bereits in früheren Digitalisierungsprojekten mit der SER Group aus Bonn zusammengearbeitet. Uhr will eine Infrastruktur für die Digitalisierung von Prozessen aufbauen, um in Zukunft weitgehend papierlos arbeiten zu können. "Auf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden", sagt der Personaldezernent.
Die kreisfreie Großstadt Dortmund in Nordrhein-Westfalen ist mit knapp 588.000 Einwohnern die neuntgrößte Stadt Deutschlands und nach Köln und Düsseldorf die drittgrößte Stadt in NRW. Dortmund zählt zur Metropolregion Rhein-Ruhr.
Stadt Dortmund | Dokumenten-Management
Branche: öffentliche Verwaltung/Public IT
Use Case: Einführung der E-Akte, Plattform für weitere Digitalisierung
Anbieter: SER Group, Bonn
Produkt: Doxis4
Projektlaufzeit: zwei Jahre