Strategie für digitalen Arbeitsplatz der Zukunft

Überzeugende Gründe sprechen dafür, dass CIOs den digitalen Arbeitsplatz zur eigenen Angelegenheit machen. "Die potenziellen Gewinne sind signifikant", stellt Gartner in einer neuen Studie fest. "Wenn das Thema gut angepackt wird, gelangen IT-Chefs näher ans lange ersehnte Ziel, zu einem geschätzten Berater in Business-Fragen aufzusteigen."

Konkret heißt das, dass Engagement in diesem Bereich zum Beispiel mit Dialogmöglichkeiten auf C-Level-Ebene belohnt werden kann. Und dass die IT sich über einen geschäftlichen Wertbeitrag intern profilieren kann. Für CIOs ist der digitale Arbeitsplatz also eine exzellente Karrierechance, wenn man Gartners Überlegungen folgt.

Isolierte Projekte sein lassen

Es lohnt sich also, nach Arbeitsplätzen und ihrer technologischen Ausstattung - auch in der Zukunft - zu fragen. Zwei aktuelle Studien geben hierzu Antworten. In besonderem Maße gilt das für die schon zitierte Untersuchung "Create a Digital Workplace to Respond to Critical Changes in the Workforce" von Gartner-Analyst Matthew Cain. Dieser rät CIOs eindringlich dazu, isolierte Reaktionen auf die Digitalisierung wie Bring Your Own Device (BYOD) oder Enterprise Social Networks durch einen strategischen Ansatz zu ersetzen.

Einen anderen, eher futuristischen Blickwinkel präsentiert eine Online-Umfrage unter 2200 Arbeitnehmern aus einem guten Dutzend europäischer Länder und dem Nahen Osten. In der von Coleman Parkes Research durchgeführten und von Ricoh gesponserten Studie "The Tech Evolved Workplace" sagen 8 von 10 Arbeitnehmern massive Veränderungen voraus. Ihr Arbeitsplatz werde sich bis zum Jahr 2036 aufgrund von Technologien und Prozessen verändern, die heute noch nicht existieren.

Fast 70 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass ihnen in zehn Jahren Touch-basierte interaktive Geräte bei der Arbeit zur Verfügung stehen werden. Rund 60 Prozent nehmen das auch für Spracherkennung und Augmented Reality-Brillen an. 20 Jahre weiter vorausgedacht, prognostizieren ebenso viele Arbeitnehmer Hologramme am Arbeitsplatz.

Bluetooth überträgt Daten zwischen Gehirnen

Erwartungsgemäß noch abgefahrener ist, was sich die Hälfte der Befragten in 30 Jahren als Normalität im Büro ausmalen: Bluetooth-Technologien, die Daten zwischen Gehirnen übertragen; Drohnen, die Präsentationen projizieren können; Knöpfe im Ohr, die elektronische Signale direkt an das Gehirn übertragen.

Mit gutem Grund werden sich jetzt manche IT-Chefs fragen, warum sie sich mit derartigen Fantasien befassen sollten - umso mehr, weil sie offenkundig zu einem großen Teil aus der Consumer-IT-Sphäre gespeist sind. Mit dieser Haltung tappt man indes just in eine Falle, vor der Gartner bei der Analyse des digitalen Arbeitsplatzes warnt.

Kategorien Business IT und Consumer IT sind überholt

Merke die erste Botschaft von Matthew Cain: Wer im digitalen Zeitalter das Business vorantreiben will, sollte nicht mehr wie gewohnt zwischen Mitarbeitern und Kunden unterscheiden. Duales Denken in den Kategorien Business IT und Consumer IT ist demnach überholt.

Nach Gartners Beobachtung manifestiert sich das im Erscheinen einer neuen Figur mit Namen "Business Consumer". "Die Leute hören nicht auf, Kunden zu sein, wenn sie zur Arbeit gehen", erläutert Cain. "Business Consumers treffen auch bei Computing-Tools und -Stilen oftmals eher kundenartige Entscheidungen, um die Effizienz zu hören."

Um Missverständnissen vorzubeugen: Gartner meint damit nicht, dass die eigenen Mitarbeiter auch Kunden des eigenen Unternehmens sind. Auch das kann vorkommen. Aber die Mitarbeiter im digitalen Zeitalter verhalten sich eben - mitunter auch bei der Arbeit - auch wie digitale Kunden. Diese Erkenntnis bringt die IT insofern voran, weil technologische Neuerungen für Mitarbeiter möglicherweise auch einen Nutzen für den Kundendialog haben können und weil man derlei immer bedenken sollte. Der rote Faden der Gartner-Studie ist sowieso, dass zur Realisierung von Mehrwert tradierte Grenzen verschoben respektive überwunden werden müssen.

Das funktioniert aber nicht, ohne einen Preis zu bezahlen. "Der substanzielle Unterschied zwischen den Umgebungen für Business Computing und für Consumer Computing wird traditionell mit Gründen wie Kultur, Sicherheit und Compliance erklärt", so Cain. "Aber diese Annahmen werden überprüft werden müssen."

Auf Consumer-artigen Computing-Stil umstellen

Soll heißen: Man sollte prüfen, welches Security- und Compliance-Niveau für welche Anwendungen adäquat ist. Für manche Firmen ist es laut Gartner in jedem Fall nützlich, in Teilen oder gänzlich auf einen Consumer-artigen Computing-Stil umzustellen - auch wenn das mit tiefgreifenden Veränderungen verbunden sein mag.

Die Einrichtung von digitalen Arbeitsplatzen helfe den Firmen dabei, den Weg dorthin zu bestimmen. Allerdings formulieren die Analysten keineswegs ein Dogma: Manche Unternehmen befänden sich bereits mitten im Umbruch, andere könnten sich damit gerne noch Zeit lassen.

Pflicht zum Schulterschluss mit dem Business

"Zumindest ist es die Pflicht von IT-Abteilungen, im Schulterschluss mit den Business-Verantwortlichen jene Veränderungen am Arbeitsplatz zu identifizieren, die Einfluss aufs Geschäft haben", schreibt Cain. Dann müsse man entscheiden, wo Antworten nötig sind. "Das Worst-Case-Szenario - und leider auch das häufigste Szenario in der Praxis - ist, dass die IT die wichtigen Veränderungen entweder ignoriert oder nur bruchstückhaft reagiert." Statt fragmentarischer Lösungen seien aber strategische gefragt.

Konkret hat Gartner dabei die vereinzelten Initiativen im Blick, die es in vielen Firmen bereits gibt: Programme für Bring Your Own Device (BYOD) und Bring Your Own Application (BYOA), Mobile Application Development, Enterprise Social Networks, Interaktion mit Kunden durch Rich Social Media, am User-Erlebnis orientierte Design-Methoden, Enterprise App Stores, Gamification, DevOps, die Implementierung von cloud-basierter File Synchronization und Sharing Repositories.

Anstrengungen taktisch und isoliert

"Das Problem ist, dass diese Anstrengungen taktisch und isoliert voneinander unternommen werden", heißt es in der Studie. "Wir empfehlen, dass IT-Manager ein Portfolio von Tools und Services für den digitalen Arbeitsplatz zusammenstellen und so die Wirkungskraft der Investitionen ausweiten."

Möglich würden dadurch sowohl der Skill-Transfer als auch die Mehrfachnutzung von Anwendungen über die Abgrenzung von Mitarbeitern, Partner und Kunden hinweg. Zum Beispiel könne man sich die bei der mobilen Anwendungsentwicklung für die Mitarbeiter gesammelten Erfahrungen auch für die Communities von Geschäftspartnern und Kunden zu Nutze machen. Umgekehrt lassen sich am User-Erlebnis der Kunden orientierte Skills auf die Mitarbeiterebene übertragen.

Erforderlich ist dafür laut Gartner aber ein Umdenken und ein Entwickeln neuer Ansätze. Die Analysten stellen in einer Tabelle traditionelle und neuartige Konzepte gegenüber. Ein Beispiel: Anstatt beim regulären Desktop Refresh einfach ein Upgrade des Email-Clients durchzuführen, sollte man parallel die Anforderungen der Mitarbeiter abfragen.

So könne man beispielsweise feststellen, dass die Vertriebsmitarbeiter mehr kontextuelle Informationen über die Kunden benötigen. Wenn man dann gleich den Outlook Social Connector in Outlook 2013 einbaut, erhalten die Mitarbeiter gleich die gewünschten LinkedIn- und Facebook-Profil-Informationen mit jeder Kundennachricht.

3 Schritte zum Digital Workplace

Drei Schritte sind bei der Einrichtung von digitalen Arbeitsplätzen nach Gartner-Einschätzung zu machen: Discovery, Assessment und Planning.

• 1. Bei der "Entdeckung" - also dem Verstehen von Workplace-Trends - sei der übergreifende Dialog mit anderen Abteilungen wie Finance und HR, mit Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Management essenziell.

• 2. Der zweite Schritt ist die Überprüfung der bereits unternommenen Aktivitäten wie etwa BYOD oder die Formulierung von Richtlinien. In diese Phase gehört es auch die Feststellung, inwieweit es im Unternehmen Schatten-IT-Projekte gibt, die mit dem digitalen Arbeitsplatz in Verbindung stehen.

• 3. Schritt Nummer Drei beinhaltet die auf Jahre angelegte und proaktive Entwicklung eines Bündels an Skills, Policies, Tools und Services. "Die kritische Frage ist dabei nicht, wie IT-Manager auf die Herausforderung antworten, sondern dass es ein Programm gibt, strategisch und konsequent auf sich verändernde Workplace-Dynamiken zu antworten", konstatiert Cain.

Organisatorische Engpässe

Als eine der höchsten Hürden bei der Umsetzung dieser Punkte macht Gartner organisatorische Engpässe aus. Es gebe bisher keine IT-Jobs, die auf die Veränderung der Arbeitsplätze zugeschnitten seien. Wo Programme existieren, seien typischerweise die CIOs oder Innovationsteams dafür verantwortlich. Mittelfristig werden nach Ansicht der Analysten aber assistierende Rollen für Planung und Ausführung nötig sein, was durch die Aufstellung eines speziellen Teams fürs Projekt- und Portfolio-Management (PPM) aufgefangen werden könne.

Aufgrund des enormen geschäftlichen Nutzens, der mit dem digitalen Arbeitsplatz verbunden ist, sieht Analyst Cain hier eine immense Karriere-Chance für CIOs. "IT-Chefs befinden sich in einer exzellenten Position für die Bewältigung dieser Aufgabe, weil sie den Überblick über die Aktivitäten überall im Unternehmen bis hin zu jenen der Geschäftspartner und Kunden haben", so Gartner. "Darum sind die in Aussicht stehenden Erträge für jene IT-Chefs groß, die den digitalen Arbeitsplatz umsetzen."

Was Mitarbeiter denken

Dass auch die Mitarbeiter das so sehen, zeigt abermals die bereits angeführte Ricoh-Studie. 87 Prozent der Arbeitnehmer glauben demnach, dass sich fortschrittliche Technologien mit den richtigen Prozessen positiv auf die Rentabilität auswirken. Im Blick haben sie dabei insbesondere einen besseren Zugriff auf Informationen und die Fähigkeit, schneller zu arbeiten.

Knapp 30 Prozent der Befragten würden gerne Plattformen für die interne Zusammenarbeit nutzen, die in ihrem Unternehmen aber nicht zur Verfügung stehen. Mehr als 20 Prozent würden gerne webbasierte Konferenzen und Follow-Me-Druck verwenden.