Im Vergleich zu 2003, als der VOI schon einmal einen Überblick erstellte, ist der DMS-Markt gewachsen. Setzte damals jeder Zehnte Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinne ein, so tut das inzwischen jeder Vierte. Hinzu kommen noch einmal zehn Prozent an Firmen, die DMS-ähnliche Systeme verwenden. Dieser Anteil ist genau so groß wie vor vier Jahren.
Große Unternehmen profitieren von DMS im Schnitt schneller und mehr als kleine, für die sich der Einsatz aber durchaus auch lohnen kann. Aufschlussreich ist in diesem Kontext, die Zufriedenheit nach Firmengrößen aufzudröseln.
Von den Unternehmen, die höchstens 25 Mitarbeiter beschäftigen und klassische Dokumenten-Management-Systeme einsetzen, sagt kein einziges, dass der Nutzen unter den Erwartungen geblieben sei. Umgekehrt verhält es sich mit Unternehmen, für die zwischen 26 und 50 Mitarbeiter arbeiten: Ein Fünftel beklagt sich über nicht erfüllte Erwartungen, kein einziger Betrieb verfällt in Überschwang.
Die Beschaffungskosten schwanken beträchtlich: Heruntergebrochen auf die einzelnen Anwender in den Betrieben reicht das Spektrum von 451 Euro bis 2.917 Euro. Kleine Unternehmen müssen relativ die höheren Kosten einplanen. Sie müssen auch bis 38 Monate einkalkulieren, ehe sich die Investition amortisiert hat. Große Unternehmen erreichen dieses Ziel bisweilen schon binnen acht Monaten - wenn die übrigen Parameter stimmen.
Von den "echten" Anwendern nutzen 84 Prozent DMS zur Archivierung von Unterlagen, insbesondere im Hinblick auf die Revisionssicherheit. Mehr als die Hälfte dieser Firmen nutzt DMS, um lebende Dokumente zu verwalten. Jeweils rund ein Viertel der Anwender will mit Hilfe von DMS Prozesse optimieren oder intern Informationen besser zugänglich machen.
Easy AG bleibt Marktführer unter den Anbietern
Knapp die Hälfte der Unternehmen kann sich vorstellen, ihre Datei-Ablage komplett durch DMS zu ersetzen. Die Bereitschaft dazu wächst mit der Unternehmensgröße.
Klassische Einsatz-Abteilung ist der Bereich Buchhaltung, Controlling und Rechnungsprüfung - nur ein Fünftel der Anwender-Firmen verzichtet hier auf DMS. Mehr als die Hälfte nutzt DMS aber auch für Einkauf und Vertrieb.
Von den Firmen, die DMS im engeren Sinne verwenden, greifen zwölf Prozent auf Produkte des Marktführers Easy AG zurück (2003: 18 Prozent). Es folgen Docuware (sieben Prozent) und Saperion (fünf Prozent). In Unternehmen bis zu 500 Mitarbeiter werden indes am häufigsten Intranet-Lösungen eingesetzt.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme befragte für die Studie "Dokumenten-Management in Deutschland 2007" 1.096 Unternehmen.