Wie können Projektmanager trotz Zeitdrucks und hoher Komplexität die richtigen Entscheidungen treffen? Voraussetzung ist die Einsicht, dass sich Projekte nicht wie Maschinen von außen steuern lassen. Es geht um Menschen.
Viele Projekte scheitern nicht an der fehlenden Kompetenz einzelner Mitarbeiter, sondern an der schlechten Zusammenarbeit der Beteiligten. Oft werden Vorhaben von außen wie Maschinen gesteuert, so dass die Verantwortlichen nichts von den sich verändernden Details und Rahmenbedingungen mitbekommen.
Projekte scheitern nicht an der fehlenden Kompetenz einzelner, sondern an der schlechten Zusammenarbeit aller Beteiligten. Foto: violetkaipa - Fotolia.com
Die Parameter des klassischen Projektmanagements und alle sozialen Interaktionen zwischen den Beteiligten werden in der systemischen Sichtweise als Ganzheit verstanden. Dabei stehen individuelle Interessen und Ziele, Rollen im Projekt und der Organisation, persönliche Lebenslagen und die Informationskultur miteinander in Wechselwirkung.
Weniger Außensteuerung
Als zertifizierter systemischer Berater und Senior Projekt-Manager mit über 25 Jahren Projekterfahrung hat Harald Heinrich sein Buch "Systemisches Projektmanagement" als Synthese des klassischen Projekt-Managements und der systemischen Methoden und Prinzipien konzipiert und entwickelt.
Licht ins Dunkel bringen hier systemische Methoden und Denkweisen, die es erlauben, zusätzlich zu den Fakten auch implizites Wissen einzubeziehen und auszuwerten. Wie diese systemische Denkweise gelebt wird und welche Aspekte, Prinzipien und Methoden Mitarbeiter dabei berücksichtigen sollten, ist das Thema dieses Buches.
In "Systemisches Projektmanagement" eröffnet der Autor neue Perspektiven auf Projekte und ermöglicht es, erfolgshemmende Wechselwirkungen zu erkennen und Projekte zielführend zu steuern. Während beim klassischen Projekt-Management die Menschen als austauschbare und von außen steuerbare Ressourcen angesehen werden, werden durch eine systemische Denkweise die Mitarbeiter mit ihren Bedürfnissen und Erfahrungen in den Vordergrund gestellt.
Projektbeispiele zeigen Anwendungsfelder
"Wenn jemand einen anderen Autofahrer von der Fahrbahn drängt, sich in einer Warteschlange einfach an die Spitze stellt, den Kellner mehr achtet als den Koch oder seine Schulden nicht bezahlt, so wird er damit wenig oder nur kurzfristig Erfolg haben", sagt Heinrich. Systemische Prinzipien gäben Anleitung und Regeln vor, solche Fettnäpfchen zu vermeiden und die Atmosphäre im Projekt wesentlich zu verbessern.
Welche systemischen Prinzipien in solchen Vorhaben wirken, wann welche wichtig sind und welche Möglichkeiten zur Anwendung und damit zur Verbesserung der Beziehungen im Projekt eingesetzt werden können, erfährt der Leser anhand zahlreicher Praxisberichte.
Gründlich und mit vielen Beispielen aus dem Alltag (Familie, Sport, Bergsteigen, Messen, Organisationen) leitet Heinrich gleich zu Beginn des Buches den Systembegriff aus der allgemeinen Systemtheorie ab und macht ihn für jedermann begreiflich. So ist das Buch auch für nicht an Business-Projekten beteiligte Leser ein Gewinn. Sie erhalten einen Leitfaden, wie sich systemisches Projekt-Management umsetzen lässt.
Systemisches Projektmanagement ...
… ist eine integrative Methode, die klassisches Projekt-Management mit einer systemischen Denkweise kombiniert. Projekte werden als "temporäre soziale Systeme" betrachtet, die anders als technische Systeme zu behandeln sind, da die Elemente eines sozialen Systems individuelle Ziele, Bedürfnisse, Zustände und Erfahrungen haben. Um soziale Systeme zu "managen", ist der Mensch als ein wesentlicher Faktor stärker in den Vordergrund zu stellen.
Harald Heinrich: Systemisches Projektmanagement, Carl Hanser Verlag, 290 Seiten, 49,99 Euro.
Die 14 Fehler beim Projekt-Management Sie tun es immer wieder: IT-Abteilungen begehen regelmäßig dieselben Fehler beim Projekt-Management. Risiken werden nicht analysiert oder nicht das richtige Personal eingesetzt. Kein Wunder, dass nur ein Drittel aller Vorhaben erfolgreich ist.
Falsches Personal Der Fehler: Nicht die richtigen Leute für ein Projekt zu haben, kann das ganze Vorhaben sterben lassen. Alle Planungen sind nichts wert, wenn die notwendigen Talente fehlen.<br><br> Die Lösung: IT und Projekt Management müssen einen kompletten Überblick über die Fähigkeiten und Belastungsgrenzen des Personals haben. Das bezieht sich auch auf Berater, Anbieter und Outsourcing-Partner. Entscheidend ist, die Ressourcen bei den unzähligen Projekten und der täglichen Arbeit richtig einzusetzen.
Keine erfahrenen Projekt-Manager Der Fehler: Projekte können schnell außer Kontrolle geraten, wenn ein erfahrener Projekt-Manager am Steuer fehlt.<br><br> Die Lösung: Es muss ein Projekt-Manager her, der über die richtigen Zertifizierungen und die Finesse verfügt, die einzelnen Akteure zu steuern. Gute Projekt-Manager verstehen es, Meetings in die gewünschte Richtung zu lenken, Risiken zu managen und mit einer Vielzahl von unterschiedlichsten Mitarbeitern umzugehen.
Keine Methode Der Fehler: Keine Methode mit Standards zu haben erhöht das Risiko, dass das Projekt durch das Raster fällt. Es kann vorkommen, dass es dann komplett überarbeitet werden muss. Im schlimmsten Fall wird es nicht rechtzeitig fertig oder sprengt das Budget.<br><br> Die Lösung: Eine Methodik hilft, Projekte effizienter zu gestalten und informiert über alle Aktivitäten, die bei der Ausführung dazu gehören.
Zu viele Prozesse Der Fehler: Zu viele Prozesse auf einmal macht das Projekt-Team unflexibel. Was dabei herauskommt ist Frust bei den Beteiligten. <br><br>Die Lösung: Flexibel sein und mit Auftraggebern und Projektbeteiligten kommunizieren.
Änderungen beim Projektumfang werden nicht berücksichtigt Die Folge: Das Budget für das Projekt explodiert. Zeitpläne sind nur Makulatur. <br><br> Die Lösung: Strazza von CA empfiehlt einen Änderungsantrag ganz formal anzugehen. Ein Dokument sollte die spezifischen Änderungen auflisten. Der Projektleiter muss dann ermitteln, wie sie sich auf das Budget und den Zeitplan auswirken.
Keine Ahnung über den Status quo Der Fehler: Bei vielen IT-Projekten fehlen aktuelle Daten über den momentanen Status. Aber wie soll man etwas managen, wenn man es nicht messen kann? Vor allem ist es schier unmöglich, Ressourcen zu koordinieren oder auf Veränderungen zu reagieren.<br><br>Die Lösung: Software einsetzen und sich stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren.
Probleme ignorieren Der Fehler: Probleme lösen sich leider nicht von selbst. Sie nehmen immer mehr zu, je länger man wartet. Die Folge sind steigende Kosten. <br><br> Die Lösung: Wenn mal etwas schief läuft, kommt es anschließend darauf an, wie schnell man es wieder in Ordnung bringt.
Umfang nicht klar definieren Der Fehler: Wenn der Umfang eines Projekts nicht klar umrissen ist, kann es so aufgeblasen enden wie Elvis in seinen letzten Jahren. Irgendwann verliert die IT die Richtung, um das Vorhaben im Rahmen des Zeitplans und des Budgets so über die Bühne zu bekommen, wie sich das Business das vorstellt. <br><br> Die Lösung: IT und Business sollten sich zunächst einmal Zeit nehmen und die Grenzen des Projekt strikt feststecken.
Zusammenhänge zwischen Projekt nicht sehen Der Fehler: Projekte laufen niemals isoliert für sich allein. Sie hängen oft mit anderen zusammen. Projektleiter vergessen schon mal, das zu berücksichtigen. Die Folge ist, dass nicht nur das einzelne Projekt den Bach runtergeht, sondern auch noch weitere mit nach unten zieht. <br><br> Die Lösung: Zusammenhänge zwischen einzelnen Projekten sollten schon bei der Planung berücksichtigt werden. Dabei hilft es, sich mit den Beteiligten zu besprechen und Projekte als Diagramme darzustellen, um zu erkennen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen.
Murphy´s Law vergessen Der Fehler: Probleme kann es immer geben - und meistens folgt eins dem anderen. Das Schlimme ist nur, wenn die IT davon auf dem falschen Fuß erwischt wird. Das Projekt hat dann erst mal Zwangspause, während die IT versucht, den Laden wieder auf Vordermann zu bringen. <br><br> Die Lösung: Zu einer guten Projektplanung gehört ein Risiko-Assessment. Dafür muss das ganze Team überlegen, was passieren könnte. Danach geht es darum, diese Szenarien zu verhindern.
Kein Change Management Der Fehler: All die Zeit, Geld und harte Arbeit, die man in neue Technologien steckt, bringen nichts, wenn die Anwender diese nicht annehmen. <br><br> Die Lösung: Bevor zum Beispiel neue Applikationen implementiert werden, sollte geschaut werden, wo es im Unternehmen Widerstand gibt, um die entsprechenden Leute ansprechen zu können. Aufklärungsarbeit ist gefragt.
Unvollständige Ablaufpläne Der Fehler: Die Beteiligten wissen oft nicht, was wann zu erledigen ist. <br><br> Die Lösung: Zunächst sollten alle Schritte festgelegt werden, die für das Projekt notwendig sind. Als zweiter Schritt muss jedem Punkt eine Deadline gesetzt werden. Hilfreich dabei ist eine entsprechende Software.
Unrealistische Deadlines Der Fehler: Die IT weist zu selten nicht einhaltbare Deadlines zurück, die vom CEO vorgegeben werden. Dass das Projekt dann nicht just in time läuft, ist kein Wunder. <br><br> Die Lösung: Die IT muss dem CEO erklären, was es kostet, bestimmte Termine einzuhalten. Der hat dann die Wahl zwischen mehr Kosten oder mehr Zeit, die er dem Projekt zur Verfügung stellt.
Fachchinesisch Der Fehler: Die IT kommuniziert oft mit den Auftraggebern und anderen Beteiligten in einer Weise, die keiner außer ihr selbst versteht. <br><br> Die Lösung: Von Vorteil ist es, wenn man sich bei der Kommunikation auf die Gegenseite einstellt. Das gilt vor allem für die IT. Das Business hat keine Lust, seitenweise Technikbegriffe lesen zu müssen, die ein paar Funktionalitäten erklären sollen.