Welche technischen und organisatorischen Hürden in Verbindung mit Technology Business Management (TBM) zu nehmen sind, haben wir im vorherigen Beitrag "So wird der CIO zum Unternehmer" aufgezeigt. Heute wenden wir uns der Praxis der Arbeit zu und erläutern wichtige Fragestellungen, bei denen der TBM-Einsatz den Handlungsspielraum der IT-Entscheider spürbar erweitert.
Geschäftsnutzen der IT-Dienste herausarbeiten
Eine der wesentlichsten Aufgaben von TBM liegt darin, den Geschäftsnutzen der bereits implementierten IT-Dienste herauszuarbeiten. Darauf aufbauend wird dargestellt, welche Mehrwerte die eingesetzten Mittel an anderer Stelle im Unternehmen erzielen würden. Grundlage dieser Vergleichsanalyse sind einheitliche Kostenmodelle, umfassende Servicekataloge und die fortlaufende Performance-Messung aller Assets, die an den Diensten beteiligt sind.
Um die Brücke zu den Unternehmensabläufen zu schlagen, ordnet TBM die Infrastrukturleistungen den Applikationen und diese Dienste dann den Business-Domänen zu. Auf diese Weise entsteht eine durchgängige Verbindung von der Performance-Messung zu den Geschäftsprozessen.
Ende-zu-Ende-Verknüpfung zeigt Wertbeitrag auf
Dank dieser Ende-zu-Ende-Verknüpfung lässt sich nun unmittelbar im Business-Modell aufzeigen, wie hoch der Wertbeitrag der IT an welchem Punkt der Wertschöpfungskette ist. Dies geschieht unabhängig davon, ob die Leistungen selbst oder von Dienstleistern erbracht werden. TBM führt die IT-Betreiber damit aus der Sackgasse einer Diskussion, im Rahmen derer es ihnen nie wirklich möglich war, den Mehrwert ihrer Leistungen in der Sprache des Business auszudrücken.
Nicht eben wenige Fachbereiche und Controller machten sich diese Sprachlosigkeit zunutze, um die Notwendigkeit von Budgetkürzungen einfach nur noch damit zu begründen, dass IT-Unterstützung in ihrer Branche nun einmal nur den Betrag X pro Umsatz kosten dürfe. Dass derartige Durchschnittswerte mit den höchst individuellen Qualitätsansprüchen der Fachbereiche eher selten in Einklang zu bringen sind, klammerte diese Pauschalargumentation bewusst aus.
Investitionsmittel freisetzen
Über die Ende-zu-Ende-Darstellung ihrer Leistungen schaffen CIOs eine völlig andere Diskussionsgrundlage. Vorbei ist die Zeit, da sie zum Beispiel mit einem Werksleiter in der Automobilindustrie darüber debattieren mussten, ob ein Gigabyte Speicherleistung statt der bisherigen 29 nicht doch eher 23 Cent pro Monat kosten sollte. Stattdessen findet das Etatgespräch nun nur noch auf der Ebene des IT-Dienstes auf Applikationsebene und im besten Falle auch auf der Ebene der zu produzierenden Güter statt.
Um im Beispiel zu bleiben, also auf der Ebene des einzelnen Fahrzeugs: Das TBM-Office liefert dann konkrete Optimierungsvorschläge unmittelbar aus der Perspektive des Werksleiters. Beispielsweise erfährt er mit Blick auf die Qualitätssicherung, wie viele Daten pro Fahrzeug in wie vielen Generationen aktuell gesichert werden und welche Kosten dadurch entstehen. Vor dem Hintergrund seiner Risikomanagementziele kann er dann konkret entscheiden, ob er zukünftig nicht auch eine etwas geringere Back-up-Leistung einkaufen kann.
Transparenz und Gestaltungsfreiheit für CIOs
Für die IT-Verantwortlichen bringt diese Transparenz ein deutlich höheres Maß an Gestaltungsfreiheit. Gemeinsam mit den Fachbereichen, je nach Fragestellung auch gemeinsam mit dem CFO, der Strategie und dem Controlling, kann die IT nach den am besten geeigneten Wegen suchen, um neue Business-Anforderungen wirtschaftlich zu erfüllen.
Hierzu führt TBM allen Beteiligten vor Augen, wohin die aktuellen Budgets tatsächlich fließen und was das Business gegenwärtig dafür bekommt. Geschäftsprozessbezogen wird allen Beteiligten jetzt unmissverständlich klar, was der viel zitierte Umstand in der Praxis bedeutet, dass bereits der Betrieb der vorhandenen Systeme das IT-Budget zu etwa zwei Dritteln auffrisst.
Zudem weist das TBM-Office Punkt für Punkt nach, dass auch vom noch verbleibenden Drittel gerade einmal zehn bis 20 Prozent in die Entwicklung neuer Lösungen fließen. Da TBM somit die Betriebskosten vor dem Hintergrund der verfügbaren Investitionsmittel darstellt, wird mehr und mehr ein Umdenken in Richtung Standardisierung einsetzen, um die Betriebskosten zu senken.
Wie sich Budgets auf Prozesse und IT-Dienste verteilen
Lückenlos zeigt das TBM-Office auf, wie sich die Budgets auf die Prozesse und die sie unterstützenden IT-Dienste verteilen. Auf dieser Datengrundlage lässt sich dann zum Beispiel auch in Konzernen sehr feingranular entscheiden, welches Maß an IT-Unterstützung die unterschiedlichen Töchter und Marken tatsächlich brauchen.
Platinum-IT-Leistungen haben ihren Preis. Über das TBM wird dieser Preis verknüpft mit den aktuellen Verbrauchszahlen für alle Beteiligten nachvollziehbar. Ebenso der Nutzen, der mit einer möglichen Vollversorgung einhergeht. Selbst Premiummarken können dann kritisch hinterfragen, in welchen Bereichen es sich mit wohldosierten Abstrichen immer noch sehr gut leben lässt.
Einsparungen von fünf bis 15 Prozent binnen Jahresfrist
Redundanzen, Überkapazitäten und schlecht gemanagte Ressourcen sind die Bereiche, in denen die Früchte vielerorts am niedrigsten hängen. Die Praxiserfahrungen der derzeit gut 800 TBM-Anwender zeigen, dass Etateinsparungen von fünf bis 15 Prozent binnen Jahresfrist möglich sind. Dies gilt vor allem für Großunternehmen mit heterogen gewachsenen Systemlandschaften sowie inhaltlich und geographisch diversifizierten Strukturen, die eine deutlich zu kleine horizontale Standardisierungsrate aufweisen.
Die eingesparten Budgets lassen sich in die Entwicklung und Implementierung von Diensten lenken, mit denen sich die ebenso herausfordernde wie kostenintensive Digitalisierung der Wertschöpfung vorantreiben lässt. Welche neuen Dienste sich am ehesten eignen, spielt das TBM-Office anhand unterschiedlicher Szenarien durch. Auf diese Weise etabliert TBM einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in der IT und sichert die Wettbewerbsfähigkeit der unterstützten Unternehmensabläufe.
Prozessbezogene Kosten- und Nutzentransparenz durch Technology Business Management
CIO und Tower-Verantwortliche erfahren, welche Fachbereiche die IT-Ressourcen wie stark nutzen und welcher Business-Mehrwert dadurch entsteht.
Tower-Leiter verstehen die Rolle ihrer Assets in den Ende-zu-Ende-Prozessen, die die IT dem Business zur Verfügung stellt.
IT und Fachbereiche erkennen die aktuelle Performance der IT-Services und -Produkte in Echtzeit.
Produktmanager erkennen die Höhe der gesamten IT-Kosten an den Produkten, die sie verantworten.
IT, Fachbereiche und ggf. Strategie ermitteln den Nutzen, den eine alternative Verwendung der Budgetmittel bringen würde (z. B. mit Blick auf Digitalisierung).
TBM zeigt, welche Mittel z. B. die Standardisierung ausgewählter IT-Leistungen freisetzt.
Controller erkennen, wie hoch der Anteil der IT-Kosten an den Prozesskosten des Unternehmens ist und wie er sich weiterentwickeln wird.
TBM bereitet Make-or-Buy-Entscheidungen geschäftsprozessbezogen vor. Auch aktuelle Benchmarkdaten gehen in die Beurteilung ein.
Der CIO erhält eine vergleichende Sicht auf alle eingesetzten Dienstleister. Konsolidierbare Aufgaben werden vor dem Hintergrund der zu unterstützenden Prozesse erkennbar.