In der täglichen Praxis stellen Sourcing-Berater fest, dass sich CIOs weniger mit Vertragsdetails rund um die Telekommunikations- und Netzdienste beschäftigen, weil strategische Herausforderungen rund um die Digitalisierung ihre volle Aufmerksamkeit fordern. Doch gerade bei diesen Verträgen lässt sich mit einer geeigneten Sourcing-Strategie Geld sparen. Neue Verträge und Preise, die dem aktuellen Marktniveau entsprechen, können Einsparungen von bis zu 25 Prozent ermöglichen.
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Folgende Punkte gilt es unter anderem zu beachten, wenn die Ausgaben für Telekommunikationsdienste gekürzt und Einsparungen erreicht werden sollen:
Verträge "managen" und vorbereitet in Verhandlungen gehen
Verträge mit Kommunikationsdienstleistern weisen eine recht lange Laufzeit auf. Deshalb wird ihnen im Unternehmensalltag selten Beachtung geschenkt. Auch stellen Sourcing-Profis immer wieder fest, dass Vertragsumfang sowie -inhalt CIOs und Einkäufern kaum im Detail präsent sind. Besonders dort, wo global, standortübergreifend gearbeitet wird, entwickeln sich Dienstleisterverträge zu äußerst umfangreichen und inhaltlich verschachtelten Vertragswerken.
Erfahrungsgemäß resultiert daraus sehr häufig, dass Kündigungsfristen ungenutzt verstreichen. Das bedeutet eine verpasste Chance auf Neuverhandlungen, die eine gründliche Vorbereitung benötigen. Teil dieser Vorbereitungen ist eine klare Anforderungsliste, welche Services bereits in Anspruch genommen werden und welche zukünftig benötigt werden. Auch sollten Anbietern bereits für den Request-for-Proposal (RFP)-Prozess klare Vorgaben gemacht werden, welche Services angeboten werden sollen. Hier kann ein externer Berater helfen, der sowohl technische Innovationen, Marktpreise sowie Telekommunikationsanbieter im Blick hat.
Marktkenntnisse erwerben und den Wettbewerb nutzen
Dass Wettbewerb zwischen Anbietern gut für Kunden ist, sollte keine neue Erkenntnis sein. Allerdings verfügen viele Unternehmen im Bereich der Telekommunikation immer noch über umfassende Rahmenverträge und verzichten so auf die preislichen Vorteile durch Multi-Vendor-Arrangements. Um so viele Kosten wie möglich einzusparen, empfiehlt sich eine Aufteilung der Aufträge auf mindestens zwei große Player - im Verhältnis 70-30 oder 60-40. Dieses erlaubt dem Entscheider eine höchstmögliche Flexibilität und er profitiert von der Konkurrenzsituation unter den Anbietern. Voraussetzung dafür ist, dass den Entscheidern in IT und Einkauf die unterschiedlichen Player im Markt und deren Portfolio bekannt sind.
Ist die Entscheidung gefallen, die Telekommunikationsservices von mehreren Anbietern in Anspruch zu nehmen, sollte gründlich abgewogen werden, welcher Anbieter welche Dienstleistungen übernimmt. Dabei sollten Marktentwicklungen, wie etwa der Konsolidierungstrend durch M&A-Transaktionen und die sich daraus ergebende Minimierung der Zahl der Anbieter, in die Entscheidungsfindung einfließen. Unternehmen ziehen dabei vermehrt externe Berater hinzu.
Marktpreise kennen und Preistransparenz verlangen
Über ein Preis-Benchmarking lassen sich aktuelle Marktpreise verschiedener Anbieter vergleichen. Das ist eine wichtige Voraussetzung, um Preise zu verhandeln. Viele Verträge verfügen über eine mangelhafte Preis-/Leistungsbeschreibung, die auch erfahrene IT-Entscheider und Einkäufer vor Probleme stellt. Das erschwert ihnen einen Vergleich unterschiedlicher Anbieter.
Doch insbesondere vor dem Hintergrund, dass nicht immer der niedrigste Preis der Beste ist, sollte ganz genau hingeschaut werden und von Anbietern Transparenz verlangt werden: Leistungen und Preise müssen bereits im RFP-Prozess so transparent und detailreich aufgeführt sein, dass sie sich mit dem Wettbewerb vergleichen lassen. So kann ein günstiger Preis für Telefonie darauf hindeuten, dass der Anbieter auf internetbasierte Voice-Services wie VoIP, SIP oder UC setzt, die im Hinblick auf die Infrastruktur günstiger zu erbringen sind. Allerdings sind bei diesen in der Praxis trotz hohen technischen Reifegrades häufig höhere Ausfallquoten festzustellen. Nicht geschäftskritische Telekommunikationsdienste können ohne Risiko an den Anbieter mit dem tiefsten Preis vergeben werden.
Unternehmensspezifische Dienste in den Vertrag aufnehmen
Die meisten Telekommunikationsdienstleistungen sind zunehmend standardisierte Services. Vermehrt nutzen Unternehmen aber auch Telekommunikationsdienste und -Hardware, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das reicht von Hardware bestimmter Marken und Hersteller bis hin zu Mobile-Device-Management-Lösungen, die unternehmensspezifisch angepasst wurden. Allerdings werden diese seitens der Anbieter selten in Verträgen gesondert und detailliert ausgewiesen, sondern fließen in den umfassenden Vertrag und die Gesamt-Bepreisung ein. Auch hier sollte Wert auf Transparenz und Eindeutigkeit gelegt werden, um zu vermeiden, dass diese einmaligen Kosten automatisch in zu verlängernde Verträge übernommen werden. IT-Entscheider und Einkäufer sollten diese Leistungen gesondert verhandeln.
Fazit
Im weltweiten Wettbewerb fallen die Preise für Telekommunikationsdienste konstant. CIOs und Einkäufer sollten deshalb Sourcing- und Benchmarking-Strategien erarbeiten und einführen, die es ermöglichen, von dieser Entwicklung zu profitieren, Kosten zu minimieren und dabei dennoch die Funktionalität aufrecht zu erhalten. Dazu ist es unabdingbar, bestehende Verträge detailliert zu kennen und zu managen, Marktentwicklungen zu erkennen, zu analysieren und in gewissem Maße auch zu antizipieren. Das führt dazu, im Unternehmen eine optimale Telekommunikationsinfrastruktur zu einem günstigen Preis zu erreichen.