Tipps fürs systematische Talentmanagement

Personalabteilungen leisten einen oft unterschätzten Beitrag, um die Unternehmensziele zu erreichen. Im Prinzip geht es darum, die richtigen Mitarbeiter in ausreichender Anzahl mit den passenden Kenntnissen und Fähigkeiten zu den richtigen Zeitpunkten an den entsprechenden Einsatzorten zur Verfügung zu stellen. Diese Aufgabe wird allerdings immer schwieriger. In vielen Unternehmen beschäftigen sich mehrere Abteilungen isoliert mit der Personalplanung und entwickeln unabhängig voneinander Maßnahmen. Eine Gesamtstrategie, um Stellen adäquat zu besetzen, fehlt allerdings häufig.

Modernes Personalmanagement ist immer mehr auch Demographiemanagement. Dabei geht es nicht mehr nur darum, neue Mitarbeiter zu suchen. Die Personaler sind gefordert, parallel die bereits im Unternehmen vorhandenen Talente und das Know-how ihrer Mitarbeiter zu kennen und konsequent auszuschöpfen. Talentmanagement mit seinen Teildisziplinen Skill- und Kompetenzmanagement, Diversity Management, um Generationenvielfalt zu fördern, Aus- und Weiterbildung, Nachfolgeplanung sowie Mitarbeiterbindung entwickelt sich zunehmend zum lebenswichtigen Kernprozess für Unternehmen.

Controlling sowie Skill- und Kompetenzkatalog

Das Fundament für ein modernes Personalmanagement legen Unternehmen durch umfassende Personalbestandsanalysen und ein laufendes Controlling. Um zu ermitteln, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die Firma in Zukunft benötigen wird, empfiehlt es sich, einen einheitlichen Skill- und Kompetenzkatalog zu erstellen. Dieser bildet dann die Grundlage für weitere Maßnahmen. Mit diesen Plandaten in der Hand werden die benötigten Mitarbeiter innerhalb des eigenen Unternehmens identifiziert.

Weitere Kennzahlen helfen Personalern und Führungskräften dabei, Prozesse zu überwachen und zu steuern. Dazu gehört zum Beispiel, sich einen Überblick über die Altersstrukturmuster im eigenen Unternehmen zu verschaffen. Das allein reicht aber noch nicht aus. Die Datengrundlage im Human-Resources-Bereich muss deutlich breiter angelegt werden und sollte etwa Qualifikationen oder Befristungen von Arbeitsverhältnissen enthalten. Eine Altersstrukturanalyse sollte mit zusätzlichen Kriterien verknüpft werden. Dazu passen etwa Standorte, Kostenstellen, Abteilungen und Hierarchiestufen.

Monitoring der Personalmarketingkanäle

Auch das Bewerbermanagement braucht eine stärkere Steuerung. Dazu eignen sich ebenfalls messbare Kennzahlen und ein systematisches Monitoring. Beispielsweise sollten Personalmarketingkanäle laufend überwacht werden, um zu lernen, welche Jobportale und welche sozialen Netzwerke sinnvoll sind und welche nicht. Dazu kommt eine stärkere Auswertung von Bewerberdaten zu der Frage, von welchen Hochschulen die interessantesten Bewerber kommen.

Fünf Tipps für ein systematisches Talentmanagement

Junge Leistungsträger durch attraktive Entwicklungsperspektiven binden: Aktuelle Studien belegen, dass bei dieser Zielgruppe das Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot einer der wichtigsten Faktoren für die Attraktivität des Arbeitsplatzes ist. High Potentials fördern: Zur Besetzung der Schlüsselpositionen im Unternehmen aus den eigenen Reihen ist ein ganzheitlicher Prozess zu implementieren, der von der Identifikation der Mitarbeiter über deren Entwicklung bis zur Übertragung der Stellen reicht. Weitere Leistungsträger entwickeln: Angesichts zunehmend knapper Ressourcen ist es unverzichtbar, auch Mitarbeiter, die nicht zu den High Potentials zählen, in den Talentmanagementprozess einzubeziehen. Die Beschäftigungsfähigkeit älterer Mitarbeiter gezielt erhalten: Es wird immer wichtiger, Mitarbeiter bis zum Ende der (verlängerten) Erwerbstätigkeit kontinuierlich für veränderte Anforderungen zu qualifizieren. Durch arbeitsplatzbezogene Lernprozesse ist Wissen gezielt dort bereitzustellen und zu vermitteln, wo es gebraucht wird. Fachwissen der in Rente gehenden Mitarbeiter sichern: Das gelingt mit dem Aufbau eine systematischen Wissensmanagements.

IT führt die Daten zusammen

Bei der Erfassung und Auswertung adäquater Personalkennzahlen leistet IT unschätzbare Dienste. Talentdatenbanken werten die angehäuften Personaldaten nach den Bedürfnissen der Firma spezifisch aus. Monitoring-Tools fassen die wichtigsten Kennzahlen zusammen und bieten eine sichere Grundlage für Entscheidungen. Unternehmen erkennen so frühzeitig Trends und Handlungsfelder.

Dashboards visualisieren mit SAP

Dashboards, beispielsweise visualisiert mit SAP Business Objects oder der Workforce-Analytics-Lösung von SuccessFactors, verwandeln Personaldaten in strategisches Wissen und schaffen Transparenz über das gesamte Talentmanagement im Unternehmen. Der Vorteil einer speziellen Software: HR-Manager können Bewerberdaten mit anderen Inhalten - wie etwa Kennzahlen aus dem Kundenmanagementsystem, Ergebnissen aus den Mitarbeitergesprächen - verknüpfen und Rückschlüsse ziehen. So lässt sich leichter herausfinden, welcher Kandidat am besten für eine bestimmte Stelle geeignet ist.

Nachholbedarf bei der IT-gestützten Personalarbeit

Eigentlich befinden sich in den heutigen IT-Systemen der Unternehmen genügend Daten. Für die Analyse fehlen allerdings häufig valide Zahlen. Das Datenmanagement ist nicht immer, wie es sein könnte. Personalakten sind zum Beispiel nicht überall digitalisiert. Das macht es für die Unternehmen unmöglich, sich klares Bild zu verschaffen. Im schlimmsten Fall werden selbst unternehmensgefährdende Vakanzen erst erkannt, wenn der Inhaber einer Schlüsselposition seinen Abschied nimmt.

Dazu kommt, dass die Personalabteilungen technisch nicht ausreichend ausgestattet sind. Lediglich 16 Prozent setzen eine professionelle Software für das Talentmanagement ein, zeigt der "Managementkompass Demographiemanagement" von Steria Mummert Consulting. Und wenn Unternehmen doch Daten sammeln, haben viele Schwierigkeiten, die gewonnenen Erkenntnisse in Fahrpläne und Aktivitäten umzusetzen.

Nur knapp die Hälfte der Firmen zieht die gesammelten Daten als Grundlage für Geschäftsentscheidungen heran. Die meisten Arbeitgeber nutzen sie nicht einmal für die Personalplanung. Denn viele Personalabteilungen sind vom Umfang ihrer Personaldaten schlicht überfordert.

Nächster Schritt: Mehr Strategie wagen

Um das eigene Personalmanagement zu verbessern, wird es in vielen Unternehmen nicht reichen, einfach eine Standard-IT-Lösung anzuschaffen. Besser ist, Abläufe und IT-Unterstützung konsequent weiterzuentwickeln und eine strategische Planung aufzubauen. Zentral hierbei ist die korrekte Prognose der zukünftigen Belegschaftssituation.

Eine solche Vorhersage ist mit den traditionellen Methoden der Personaler kaum zu leisten. In der strategischen Personalplanung ist der Blick nach vorne gerichtet. Ziel ist, die Belegschaft als Ganzes fit für die Zukunft zu machen und Risiken, wie das Fehlen von Schlüsselkompetenzen, zu verringern.

Dabei geht es nicht darum, die Mitarbeiteranzahl etwa für drei Jahre im Voraus auf den Kopf genau zu berechnen. Vielmehr soll auf Basis der Unternehmens- und Personalstrategie erkannt werden, wo der Personalbestand insgesamt kritische Lücken aufweist, welche Jobgruppen risikobehaftet sind und wie sich diese Risiken minimieren lassen.

Hybride-Cloud-Lösungen mit SAP

Eine für die strategische Personalplanung passende Software muss es dem Entscheider ermöglichen, unterschiedliche Szenarien durchzuspielen, Soll-Ist-Abweichungen zu analysieren, Kennzahlenbereiche mit möglichen Risiken zu verknüpfen sowie letztendlich Kosten und Wirkungen zu simulieren.

Eine Beispiellösung ist die Cloud-basierte Software Strategic Workforce Planning der SAP-Tochter SuccessFactors. Die Software lässt sich mit lokal installierten Lösungen verknüpfen, beispielsweise mit der gängigen Unternehmenssoftware SAP Business Information Warehouse (SAP BW).

Die Daten werden mit definierten Tools, sogenannten Extraktoren, automatisiert bereitgestellt und verschlüsselt in die Cloud übertragen. Dieser Prozess funktioniert auch umgekehrt, so dass Daten aus der Cloud in SAP BW verfügbar sind und sogenannte hybride Berichtssysteme entstehen.

Hybride Lösungen als Beschleuniger

Unternehmen, die heute schon ein systematisches Talentmanagement betreiben, setzen häufig bereits auf Cloud Computing. Ihre Abrechnungssysteme und das operative Personalcontrolling sind allerdings meist lokal installiert. Zusätzlich wollen viele Unternehmen ihre Personaldaten künftig auch auf mobilen Endgeräten darstellen können. Es zeichnet sich deshalb ein Trend zu hybriden Lösungen ab. Diese integrierten Lösungen für die strategische Personalplanung werden sich aus Cloud- und lokalen Komponenten zusammensetzen und neue und alte IT-Welt zusammenwachsen lassen.

Thomas Dorow ist Senior Manager im Competence Center Human Capital Management Solutions bei Steria Mummert Consulting.