Tools zur Zeiterfassung für Projekte, Mindestlohn und Co.

Das Bundesarbeitsgericht hat in einer Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Das ist laut BAG bereits heute geltendes Recht. Demnach besteht in Deutschland eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung.

Das BAG beruft sich bei seiner - in Bezug auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung deutlich über die bisher übliche Interpretation hinausgehenden Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes - auf das sogenannte "Stechuhr-Urteil" des EuGH (PDF). Diese Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs sorgte bereits 2019 für Furore: Demnach müssen alle Arbeitgeber in der EU dafür Sorge tragen, dass alle ihre Mitarbeiter die täglich erbrachte Arbeitszeit erfassen.

"Alle" ist in Deutschland laut BAG-Urteil allerdings nicht ganz richtig: Die Kanzlei Küttner weist darauf hin, dass die in Paragraph 18 Absatz 1 des Arbeitszeitgesetzes genannten Personengruppen von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen sind. Das sind leitende Angestellte im Sinne des Paragraph 5, Absatz 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Chefärzte, Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind. Dazu zählen aber auch Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen sowie der liturgische Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften. Das befreit zwar einzelne Personengruppen von der Zeiterfassungspflicht - die Unternehmen, in denen sie tätig sind alleridngs jedoch nicht.

Zeiterfassung schafft auch Transparenz für Arbeitgeber

Außerdem gibt es immer mehr Arbeitsbereiche, in dem die Tätigkeit in Projekten abgebildet wird. Allein schon aus Gründen der Transparenz und für die Abrechnung gegenüber den Kunden ist es da hilfreich, wenn die Arbeitszeiten ordentlich abgebildet werden. Zudem sind Arbeitgeber in vielen Branchen schon seit mehreren Jahren schon verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das schreibt Paragraph 17 des Mindestlohngesetzes, kurz MiLoG, vor.

Und aus Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), das schon länger die Grundpflichten des Arbeitgebers zum Thema Arbeitsschutz regelt, folgt konkret, dass Arbeitgeber zur Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel hierfür bereitzustellen hat - also auch ein Tool zur Arbeitszeiterfssung.

Warten auf die Reform des Arbeitszeit-Gesetzes

Nach den Urteilen des EuGH und des BAG sollte eine Reform des Arbeitszeit-Gesetzes klären, wie die Pflicht zur Erfassung genau ausgestaltet sein soll. Zunächst wurde in Aussicht gestellt, dass die 2023 kommt, dann wurde sie für Frühjahr 2024 angekündigt. Viele Firmen nutzten diese Verzögerungen als Vorwand dafür, nichts zu tun. Schließlich sei nicht abschließend geklrt, was genau getan werden müsse. Das ist aber ein Ausrede. Unklar sind ledglich Details - dass erfasst werden muss, ist dagegen unzweifelhaft.

Ebefalls klar ist, dass die Arbeitszeiten an dem Tag erfasst werden sollen, an dem sie geleistet werden. Nachträgliche Korrekturen sind allerdings erlaubt und müssen möglich sein. Zudem tendiert der Gesetzgeber dazu, elektronische Systeme verpflichtend zu machen. Es ist also absehbar, dass eine händische Aufzeichnung dann bald nicht mehr möglich ist - auch nicht, wenn diese nachträglich digitalisiert wird. Die folgenden Tools können schon jetzt bei der Dokumentationspflicht hilfreiche Dienste leisten. Darüber hinaus sorgt eine Erfassung damit auch für mehr Transparenz bei Kalkulation und Controlling. Die Pflicht hat also für Arbeutnehemr und Arbeitgeber auch positive Aspekte.

Ganz traditionell - Stempeluhren

Einfache Stempeluhren oder Stechuhren sind eine preiswerte und effektive Einstiegslösung für kleine und mittlere Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeiter. Sie können im Büro, in der Produktion, im Lager oder in der Werkstatt installiert werden und genügen den gesetzlichen Vorgaben. Weniger geeignet sind sie für den Außendienst oder in Firen, in denen Homeoffice möglich ist.

Es gibt Uhren mit und ohne Rechenfunktion. Eine Stechuhr ohne Rechenfunktion erfasst die Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausenzeiten. Eine rechnende Stechuhr berechnet die Tagesarbeitszeit und die bisher aufgelaufenen Monatsstunden. Einfache Stempeluhren ohne Rechenfunktion gibt es schon für unter 100 Euro, Uhren mit Rechenfunktion ab rund 300 Euro.

Webbasierte Zeiterfassung via PC und Mobile

Für Mitarbeiter, die am PC arbeiten oder ein Smartphone beruflich nutzen, lässt sich eine Online-Zeiterfassung einrichten. Viele Lösungen bieten auch eine Mobile App an, mit der sich Daten auch via Smartphone oder Tablet erfassen lassen. Die intelligenteren Cloud-Lösungen erlauben zudem verschiedene Arten des Reportings und Controllings.

Qlags Business Suite - Tätigkeiten protokollieren

Mit der Qlags Business Suite lassen sich Kunden und Projekte verwalten und Tätigkeiten minutengenau protokollieren. Arbeitszeiten werden am PC per Web App oder am Smartphone per Mobile App erfasst. Somit können Sie die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters nachweisen.

Der Geschäftsführer kann die App nutzen, um Personalkosten festzustellen und die Arbeitsverteilung und Auslastung auszuwerten. Der Vertrieb oder die Buchhaltung können dem Kunden Rechnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu stellen. Für die Rechnungen lassen sich Projekte und Tätigkeiten im Nachhinein noch anpassen. Die Stundensätze können außer in Euro auch in US-Dollar, Schweizer Franken und britischen Pfund ausgewiesen werden. Die Bedienoberfläche der Lösung ist ansprechend, die Menüpunkte sind gut gegliedert, die Nutzung der Software ist sehr einfach und intuitiv.

Die Lösung ist für den Innen- und den Außendienst gleichermaßen geeignet. Voraussetzung für den Innendienst ist, dass irgendwo ein PC oder Tablet bereitsteht, den die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeitkonten nutzen können. Außendienstler tragen ihre Zeiten per Mobile App auf dem Smartphone oder Tablet ein. Die Daten werden per SSL verschlüsselt auf die Server übertragen und dort als Backup verschlüsselt gespeichert.

Kosten

Die Qlags Business Suite Lite ist kostenlos und eignet sich für Ein-Mann-Unternehmen und Freelancer. Qlags Pro gibt es für fünf Euro pro Benutzer inklusive Mehrwertsteuer im Monat. Der Pro-Account bietet zeitlich unbegrenzte Reporting-Möglichkeiten, die Synchronisation mehrerer Geräte und Teamwork durch zusätzliche Benutzerkonten. Die Lite-Version erlaubt die Synchronisation mit nur einem mobilen Gerät und die Auswertungen gehen nur bis zu auf sechs Wochen in die Vergangenheit zurück. Die Teamfunktion fehlt in der Lite Version. Zusätzlich gibt es noch eine Enterprise-Version, die 7 Euro pro User monatlich kostet.

Time & Bill und TimeStatement

Wie der Entwickler Christian Grobmeier von Time & Bill Anfang September 2023 auf seiner Webseite mitteilte, wird er die Lösung Ende 2023 einstellen. Den Quellcode will Grobmeier später unter einer Open-Source-Lizenz auf GitHub veröffentlichen. Time-&-Bill-Nutzern, die nicht selbst hosten wollen, empfiehlt er den Umstieg zu TimeStatement (siehe unten), da dieses Schweizer Unternehmen eine ähnliche Philosophie wie er verfolge.

Time & Bill bot drei Methoden an, die Arbeitszeit zu erfassen. Erstens konnte man Zeiten nach Kalendertag erfassen und einem Projekt zuordnen. Zweitens bestand die Möglichkeit, eine Stoppuhr mitlaufen zu lassen, die automatisch mitzählte, wie lange jemand für eine Tätigkeit brauchte. Und schließlich erstellte die Software Stundenzettel. Die Cloud-Software lief am PC im Browser. Auf Reisen konnte man die Mobile Apps fürs iPhone oder Android verwenden, um Arbeitszeiten zu notieren.

Mit dem Team-Modul ließen sich jedem Projekt andere Time-&-Bill-Benutzer als Projektmitglieder hinzufügen. Man konnte dabei zwischen Leiter, Controller und Kollegen unterscheiden. Der Leiter hatte alle Rechte. Der Controller durfte keine administrativen Arbeiten vornehmen, aber die Arbeitszeiten und Budgets prüfen.

Bei Time & Bill lag der Schwerpunkt auf der reinen Zeiterfassung - diese sollte so schnell und bequem wie möglich protokolliert werden. Die Reports ließen sich nach Wochenstunden und Monatsstunden zusammenstellen oder gezielt nach Projektstunden.

Das Ergebnis konnte man in Excel exportieren und somit seine Rechnungen schreiben. Insgesamt eignete sich Time & Bill vor allem für Freelancer und sehr kleine Unternehmen mit wenig komplexen Projekten. Die Daten, die bei Time & Bill gespeichert wurden, waren auf virtualisierten Servern von Amazon in Irland abgelegt.

Kosten

Time & Bill war kostenlos. Kostenpflichtige Erweiterungen wie beispielsweise die Nutzung des Team-Moduls konnten mit Credits bezaht werden. Die Team-Version kostete 45 Credits, das entsprach 6,75 Euro.

Arbeitszeiterfassung aus der Schweiz: TimeStatement

Das vom Time-&-Bill-Anbieter Christian Grobmeier empfohlene TimeStatement stammt von der gleichnamigen AG mit Sitz in Baar in der Schweiz. Die Starter-Version kostet derzeit 3,50 Euro pro Benutzer im Monat bei jährlicher Abrechnung. Dafür erhält der Kunde eine digitale Stempeluhr, Arbeitszeiterfassung, Absenzenmanagement, Urlaubsmanagement, automatische Backups sowie ein Hosting in der EU.

Die Pro-Version kostet pro Benutzer 9,50 Euro im Monat bei ebenfalls jährlicher Abrechnung. Zusätzlich zu den Starter-Funktionen bietet sie Projektzeiterfassung, Fakturierung der Leistungen, verschiedene Layout-Vorlagen, Rechnungen als PDF oder Word-Dokument sowie 2 GByte Speicherplatz pro Benutzer.

Selbstständige Freelancer können die Starter-Variante auch kostenlos nutzen. Dafür erhalten sie einen Benutzer-Account, können zwei Projekte verwalten und erfassen, Rechnungen als PDF erstellen sowie 200 MByte Speicherplatz.

TimeTac - Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung

TimeTac bietet Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und eine Urlaubsverwaltung an. Die Stundenabrechnung zeigt Arbeitszeiten, Überstunden, Zeitsalden und Abwesenheiten an. In die automatische Arbeitszeiterfassung integriert sind Pausenregelungen gemäß den gesetzlichen Regelungen. Fehlen Zeiten, so können Sie diese mit der nachträglichen Stundenerfassung rasch nachtragen. Schick: In TimeTac können Sie zudem allen Mitarbeitern frei definierbare Arbeitszeitmodelle zuweisen - egal, ob es sich um die flexible oder um feste Arbeitszeiten mit Zuschlagssätzen für Überstunden handelt.

Die Projektzeitverwaltung ist einfach strukturiert und lässt sich nach Projekten und Aufgaben sowie Kunden ordnen. Eine Baumstruktur bietet eine übersichtliche Darstellung der Projekte und Unterprojekte sowie aller Tätigkeiten im Projektablauf. Die Software unterstützt Sie zudem bei der Planung von Ressourcen.

Der Urlaubsmanager von TimeTac bietet einen Workflow für Anträge und berechnet automatisch den Urlaubsanspruch. Der automatische Feiertagskalender zeigt - voreingestellt für die Länder, die Sie benötigen, wann nicht gearbeitet wird.

Zeiterfassung via Terminal oder mobil via GPS

TimeTac arbeitet browserbasiert und ist daher auch auf Tablet und Smartphone nutzbar. Damit eignet sich die Software auch für den Außendiensteinsatz oder fürs Homeworking. Für die Produktion wiederum bietet sich die Installation von Terminals an. Darüber können mehrere MitarbeiterInnen die Arbeitszeiterfassung über einen zentralen Zugang vornehmen - ein Arbeitsplatzrechner ist nicht notwendig.

Die Terminals stattet TimeTac nach Bedarf auch mit NFC/RFID-Lesern aus. So können sich Mitarbeiter per Schlüsselanhänger identifizieren. Die mobile Zeiterfassung mit TimeTac bietet die Möglichkeit, ortsbezogene Daten zu erfassen. Standardmäßig können Sie über die Kartenansicht den Ort der Zeitbuchungen abrufen - im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Mit der Zeiterfassung-Software von TimeTac erstellen Sie aufgrund der erfassten Zeiten mit einem Klick Arbeitszeitnachweise. Durch die Verknüpfung mit internen und externen Stundensätzen können Sie Kosten und Deckungsbeiträge analysieren. Weiter erhalten Sie verschiedene Standardauswertungen wie Stundenzettel oder Leistungsnachweise. Das Mitarbeiter-Reporting zeigt Fehlzeiten, Urlaubsanspruch, Überstunden und viele weitere Kennzahlen zur Mitarbeiterproduktivität auf. Am Arbeitszeitsaldo erkennen Sie Kapazitätsprobleme, so dass Sie bei der Personaleinsatzplanung entsprechend reagieren können.

TimeTac ist der Rolls Royce unter den Zeiterfassungs-Tools aus der Cloud. Er bietet umfangreiche Funktionen und Reportings - entsprechend komplex ist die Bedienoberfläche. Doch die Menüpunkte sind klar benannt und man findet sich gleich zurecht. Aufgrund der umfassenden Funktionen eignet sich TimeTac nicht nur als Zeitnachweis, sondern auch bestens als Controlling-Instrument. Das Preis-Leistungsverhältnis der umfassenden Lösung ist sehr gut. Für einen Freiberufler oder sehr kleine Unternehmen dürfte die Software jedoch überdimensioniert sein.

Kosten

Die TimeTac Zeiterfassung ist bei jährlicher Zahlungsweise ab 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat zu haben. Für die Projektzeiterfassung berechnet der Anbieter 8 Euro im Monat pro Nutzer. Die TimeTac Urlaubsverwaltung kostet zusätzlich 2,50 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Dazu kommt eine monatliche Basisgebühr von 16,50 Euro. Die Apps für iOS und Android gibt es gratis dazu.

timr - Arbeitszeiten und Fahrtenbuch

timr ist ein All-In-One-Tool, um Arbeits- und Projektzeiten zu dokumentieren und ein Fahrtenbuch zu führen. timr unterstützt eine vorgegebene Wochenarbeitszeit, Feiertagskalender und unterschiedliche Arbeitszeitarten wie Bürozeit, Dienstreise oder Zeitausgleich. Für jeden Mitarbeiter lässt sich eine wöchentliche Sollarbeitszeit definieren.

Am Ende des Monats können Sie einen Stundennachweis für jeden Mitarbeiter erstellen und darin Gleitzeitsaldo und Urlaubssaldo pflegen. Projekte lassen sich nach Kunde, Projekt und verschiedene Tätigkeiten bzw. Aufgaben untergliedern. Die Aufgaben sind wie in einem Projektmanagement Tool beliebig zuweisbar, verschiebbar oder löschbar. Die Menüoberfläche ist klar gegliedert und nach kurzer Einarbeitungszeit lässt sich das Tool effizient nutzen.

Fahrtenbuch inklusive

Das Besondere an timr ist das Fahrtenbuch: Mit timr können Sie alle Mitarbeiter mit Firmenwagen verwalten. Damit haben Sie die Fahrtenbücher Ihrer Firmenwagen jederzeit an einer zentralen Stelle gespeichert. Die Mitarbeiter, die für die Firma unterwegs sind, können über die mobile timr-App automatisch die für die Firma gefahrenen Kilometer protokollieren.

Die laufende Statistik ermittelt zudem die zu erwartende Fahrleistung auf das gesamte Jahr gerechnet. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, haben Sie auch nachträglich noch Zugriff auf das Fahrtenbuch um etwaigen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nachkommen zu können. Damit eignet sich die Software vor allem für Unternehmen, die auch viele Fahrdienstleistungen erbringen und abrechnen.

Die Dashboards von timr bieten einen Überblick über die Arbeits- und Projektzeiten und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter. Das Aufgaben-Dashboard beispielsweise liefert eine Übersicht darüber, wie viele Stunden Sie und Ihre Mitarbeiter an welchen Aufgaben gearbeitet haben und wie viele Stunden davon an Ihre Kunden verrechenbar sind. Für Ihre Statistiken und Auswertungen können Sie die timr Daten jederzeit als .xlsx, .csv, .docx-Datei exportieren. Zudem ist es möglich die Daten im Kalenderformat zu exportieren. Damit können Sie Ihre Daten auch direkt in Ihrem Kalender (Outlook, Cal, …) darstellen und erhalten dort die verbuchten Zeiten als Kalendereinträge.

Kosten

timr besteht aus einer Webanwendung sowie Apps für Ihr Smartphone. Die Softwarelösung ist in der Regular-Variante ab 7,20 Euro pro Benutzer und Monat erhältlich. Enthalten sind darin die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Fahrtenbuch, Urlaubsanträge, Apps für Android un iOS sowie Single Sign-on. Die Plus-Variante kostet je Mitarbeiter 7,20 Euro plus einen Basispreis von 26,10 im Monat. Dafür erhält der Kunde die Zusatzfunktionen Projektbudgets, Stundensätze sowie Budgetwarnungen.

Der Enterprise-Plan kostet 7,20 Euro pro Benutzer. Dazu kommen 71,10 Euro im Monat für alle Leistungen des Plus-Pakets sowie erweiterte Berechtigungen für leitende Angestellte, SSO inklusive Directory Service Syncronisation, Teamerfassung durch Vorarbeiter sowie kundenspezifische Felder.

clockodo - Tätigkeiten per Stoppuhr erfassen

clockodo ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten getrennt nach Kunden, Projekten und Tätigkeiten. Die Zeiterfassung erfolgt über eine Stoppuhr mit Angaben zur aktuellen Tätigkeit. Damit wird dem Schätzen ein Ende bereitet: Sie sehen ganz genau, wann Sie mit einer Aufgabe begonnen und wann Sie die Aufgabe beendet haben. Die Stoppuhr kann wie bei der Qlags-Lösung beispielsweise über den PC im Büro gestartet und später mit dem Handy unterwegs gestoppt werden.

Die Startseite von clockodo zeigt damit stationär wie auch mobil die aktuelle Arbeitszeit nach Leistungen und Projekten. Darüber sehen Sie direkt wichtige Kennzahlen wie die gesamte Arbeitszeit oder den Anteil abrechenbarer Arbeitszeit. Neben den reinen Zeiten hat der Benutzer hier eine Fülle von Zusatzinformationen im Blick - wie zum Beispiel den Stundensatz im jeweiligen Projekt, das Budgetvolumen und den aktuellen Verbrauch der Ressourcen.

Grafische Auswertungen

clockodo ermöglicht diverse Auswertungen der Arbeitszeiten. Die Berichte lassen sich für beliebige Zeiträume erstellen, nach mehreren Kriterien gruppieren und als Vorlage speichern. Die Diagramme auf der Startseite und in den Projektberichten können Sie sich als Torten- oder Säulendiagramm anzeigen lassen. Sämtliche Daten aus clockodo lassen sich als CSV-Dateien exportieren.

Die Software unterstützt beliebig viele Mitarbeiter. Sie bestimmen, welche Rechte Ihre Mitarbeiter haben: nur die eigenen Zeiteinträge sehen, Berichte auswerten oder Kunden und Projekte bearbeiten.

Die Zeiterfassung erfolgt im Web, mittels der Desktop-Software oder unterwegs vom Smartphone. Die Lösung verbindet vielfältige Funktionen mit einer einfachen, selbsterklärenden Bedienung. Geeignet ist die Software für kleine und mittlere Betriebe mit großen und kleinen Projekten.

Kosten

Jeder Nutzer kostet im Starter-Paket 4 Euro inkl. Mehrwertsteuer im Monat. Darin enthalten sind eine digitale Stempeluhr, Arbeitszeiterfassung sowie Urlaubsmangement. Das Pro-Paket für jeweils 9 Euro im Monat umfasst zusätzlich Projektzeiterfassung, abrechenbare Zeiten und bietet mehr Integrationen. Die Enterprise-Variante kostet 12 Euro pro Mitarbeiter im Monat. Dafür erhält der Kunde alle bisher genannten Leistungen plus zusätzlich Signgle Sign-on, einen priorisierten Service sowie automatische Backups.

Lexware Zeiterfassung

Auch eine sprachgesteuerte Zeiterfassung ist mittlerweile möglich und wird beispielsweise von Lexware angeboten. Schließlich stellt eigentlich jeder Arbeitgeber im beiderseitigen Interesse technische Hilfsmittel bereit, mit denen die Arbeitszeiten registriert werden. Das Spektrum reicht insgesamt von der klassischen Stempeluhr über die webbasierte Zeiterfassung per Desktop-PC und mobilen Computern bis hin zu speziellen Tool-Anwendungen über die Cloud.

Wer innerhalb seines Unternehmens aktuell keine geregelte Methode zur digitalen Zeiterfassung hat oder darüber hinaus seine Arbeitszeit privat für sich erfassen möchte, kann das jetzt mit der Zeiterfassungsapp „Lexware Zeiterfassung“ tun. Damit lassen sich Arbeitszeit bequem sprachbasiert erfassen – ganz ohne Software oder Stempeluhr. Die „Lexware Zeiterfassung“-App lässt sich einfach mit Sprachbefehlen über Alexa steuern.

Kosten

Die „Lexware Zeiterfassung“-App ist kostenlos. Ein Amazon-Kundenkonto ist aber vonnöten, und die Alexa-App sollte auf einem Gerät (Smartphone, smarter Lautsprecher) installiert sein, oder man nutzt ein Amazon Echo-Device.