Marktanfragen bei Lieferanten können automatisiert gestellt und im Anschluss Aufträge vergeben werden. Künstliche Intelligenz kann helfen, neue Anbieter zu identifizieren. Trotz solcher technologischen Möglichkeiten bestellen selbst in großen Unternehmen Einkäufer oftmals noch per Mail und Fax. Häufig verharren sie angesichts der großen Auswahl an Tools und Lösungen in Unentschlossenheit.
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Standortbestimmung: Prozesse, Strukturen, Menschen
Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass sie nicht alles auf einmal vollständig digitalisieren müssen. Ein pragmatischer Ansatz ist, im Einkauf einzelne Handlungsfelder zu priorisieren. Zudem sollten Prozesse und die Ausgangssituation bezüglich Daten und Applikationslandschaft bewertet werden. Neben der Investition in neue IT-Tools geht es vor allem um den Rollout und die breite Nutzung der Tools.
Um einen Digitalisierungsprozess zu starten oder weiterzuentwickeln, ist es hilfreich, sich an den folgenden Fragen zu orientieren:
Welche Prozesse gibt es im Einkauf?
Welche Tools unterstützen diese Prozesse?
Welche Datengrundlagen werden benötigt?
Werden bereits vorhandene Tools von den Mitarbeitern aktiv genutzt?
Hier spielt der Mensch eine zentrale Rolle. Verstehen Mitarbeiter den Nutzen einer Software nicht oder sind nicht ausreichend im Umgang mit ihr geschult, werden sie sie nicht anwenden.
Neben den Prozessen ist die allgemeine Struktur des Einkaufs wichtig. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten sind die Einkäufer möglicherweise regional verteilt, brauchen aber gleichermaßen Zugriff auf die gesamte IT-Infrastruktur. Derartige strukturelle Voraussetzungen müssen durch das System abgebildet werden, damit es funktioniert.
Insbesondere Schnittstellen zu ERP-Systemen oder anderen bereits genutzten Tools und Datenbanken müssen vorhanden sein und reibungslos funktionieren. Dadurch können der Datenaustausch und die Automatisierung von Abläufen gewährleistet werden. Sind die Prozesse bekannt und die strukturellen Rahmenbedingungen geklärt, ist der nächste Schritt in der Standortbestimmung eine genaue Analyse der wichtigsten Warengruppen.
Schließlich gilt es Fragen zu klären, die der Einkauf zwar nicht selbst beantworten kann, die sich jedoch direkt darauf auswirken, was und wo beschafft wird:
Wodurch genau schafft ein digitalisierter Einkauf Wert?
Welche strategischen Ziele verfolgt das Unternehmen?
Stehen innovative Produkte, die Senkung von Kosten oder Nachhaltigkeit und Transparenz der Supply Chain im Vordergrund?
Die Roadmap festlegen
Aus Prozessen, Strukturen und Wertbeiträgen sowie der Analyse der aktuellen Tool- und Systemlandschaft lässt sich ableiten, wo Bedarf für Digitalisierung besteht. Zudem können Möglichkeiten zur Weiterentwicklung identifiziert werden. Das Pilotprojekt sollte dort ansetzen, wo Kosten und Nutzen die beste Relation bieten.
Sind die Prioritäten festgelegt, ist es an der Zeit, sich einen Überblick über die am Markt angebotenen Lösungen zu verschaffen. Mittlerweile steht für jeden Prozess im Einkauf Software zur Verfügung. Entscheidend bei der Auswahl ist, dass das Tool den individuellen Bedarf abdecken kann und sich in die vorhandene technische Umgebung integrieren lässt.
Bei der Umsetzung ist es wichtig, komplexe Aufgaben in einzelne Schritte zu zerlegen. Diese sollten anschließend pragmatisch, im eigenen Tempo und in klar definierter Reihenfolge digitalisiert werden. (jd)