TyczkaTotalgaz bündelt sein Wissen im Intranet

"Wir müssen unsere heterogene Wissenslandschaft in Ordnung bringen", erklärt Dominik Spannheimer, IT-Leiter der TyczkaTotalgaz. Das Unternehmen mit Sitz in Geretsried bei München ist ein Joint Venture der Tyczka Energie GmbH und der Total Deutschland GmbH. Sein Geschäft ist der Vertrieb und Handel mit Flüssiggas - in Flaschen sowie in großen Tanks für Haushalte oder Unternehmen. Aber auch Tankstellen beliefern die Bayern mit Flüssiggas, denn in Deutschland wechseln immer mehr Autofahrer auf diese Alternative zu Benzin.

So vielfältig die Anwendungen für das Produkt, so vielfältig auch das Wissen darüber, das sich an verschiedenen Stellen über das Unternehmen verteilt. Vom Papier in Schubladen über die Informationen in den Köpfen der Kollegen bis hin zu unterschiedlichen Ordnern auf ihren Rechnern. "Mit jedem, der kommt oder geht, erhalten oder verlieren wir Know-how", erklärt Spannheimer das Dilemma. Es kann außerdem passieren, dass dieselben Dokumente in mehreren Versionen zur Verfügung stehen. Diesen Zustand könne man sich auf Dauer einfach nicht mehr leisten.

Der Aufbau des Intranets als zentrale Informationsplattform hat daher oberste Priorität - für den IT-Verantwortlichen und die gesamte Geschäftsführung von TyczkaTotalgaz. Man beschloss, Microsoft Sharepoint einzuführen. Eine Entscheidung, die nicht zuletzt aufgrund seiner Bedienungsfreundlichkeit fiel, um den Mitarbeitern den Umstieg in die neue Welt des Wissens zu erleichtern.

Auch die ersten Schritte des Projektes berücksichtigen diesen Aspekt: "Web 2.0 Technologien halte ich hier für besonders hilfreich", sagt Spannheimer. Damit kann jeder Einzelne die Oberfläche auf die Art und Weise gestalten, wie es ihm gefällt und wie er am besten arbeiten kann. Denn die Kollegen sollen möglichst schnell und einfach einen klaren Nutzen aus der Lösung ziehen können. Etwa durch die Erstellung ihrer persönlichen Profile. Davon profitieren schließlich alle. "Dass vielleicht jemand in der Belegschaft polnisch spricht, ist dann nicht nur für seine Kollegen interessant, sondern kann auch dem Geschäft nützen," erklärt Spannheimer.

Mehr Kundenservice über Extranet

Ein anderes Beispiel ist die Urlaubsplanung. Für den IT-Leiter ebenfalls ein Leuchtturm mit den berühmten "Quick-Wins". Durch einen im Intranet rasch einzuführenden Workflow können die Mitarbeiter sich an die Lösung gewöhnen und verbinden gleichzeitig einen praktischen Nutzen damit. Auch seine Kunden zieht TyczkaTotalgaz in die Projektplanung mit ein. Über die Verbindung des Intranets mit einem Extranet kann so der Service ausgebaut werden.

Bis Ende dieses Jahres will Spannheimer die Einführung abgeschlossen haben. Auf den Laufwerken der Mitarbeiter-PCs kann dann liegen, was will - unternehmensweit einheitliche und aktuelle Daten jedenfalls finden die Kollegen im Intranet.