Kosten senken und die Produktivität erhöhen: Aufgrund der Finanzkrise gelten diese Anforderungen für Unternehmen heute mehr denn je. Das zwingt sie, interne Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Das Ziel: durch Produktivitätsfortschritte und Kostenvorteile den finanziellen Spielraum des Unternehmens zu vergrößern. Ein Bereich, in dem Softwareanbieter wie Microsoft besonders großes Verbesserungspotenzial sehen, sind die Kommunikationsprozesse in und zwischen Unternehmen. Sie zu beschleunigen bedeutet, als Organisation schneller auf den Markt reagieren zu können, Kosten zu verringern und die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen.
Ein Weg dorthin führt nach Ansicht von Microsoft über die Einführung von Unified-Communications-(UC-)Lösungen, die der Zusammenführung von Sprach-, Daten- und Video-Kommunikation dienen. Derartige Funktionalitäten sind ein Schwerpunkt im neuen Microsoft Exchange Server 2010, der zusammen mit Office Communications Server (dessen neue Version Ende 2010 erwartet wird) das Rückgrat der Microsoft UC-Strategie bildet. Sie garantieren eine sichere Informationsübermittlung durch ausgefeilte Verschlüsselungstechnologie und Abwehrmaßnahmen gegen externe Bedrohungen. Durch Definition von Transportregeln und das integrierte Information Rights Management kann Exchange Server 2010 die Weiterverarbeitung von Nachrichten genau kontrollieren, zum Beispiel Weiterleitung und Ausdrucken einschränken und dadurch gefährliche Informationslecks verhindern. Da die Schnittstellen der UC-Produkte offengelegt wurden und Microsoft eine umfangreiche Programmierumgebung dazu anbietet, lässt sich ihre Funktionalität auch in andere unternehmensweite Anwendungen, etwa zur Fertigungssteuerung oder Auftragsbearbeitung, integrieren.
Die Botschaft immer und überall an den Mann bringen
Mit Unified Communications können Mitarbeiter aus einer Vielzahl von Kommunikationswegen den für die jeweilige Situation passenden auswählen. Sie können direkt aus einer Anwendung heraus per E-Mail, Instant Messaging, Sprach- oder Videoanruf mit ihren Ansprechpartnern in Verbindung treten. Und dabei spielt es auch keine Rolle, ob sich die Kontaktperson im Büro oder unterwegs befindet, denn sie kann auf dem Smartphone ebenso kontaktiert werden wie auf dem Laptop oder Desktop-PC oder auch über einen Web-Access-Zugriff. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Integration der Präsenzinformationen in alle Anwendungen. Mit den umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten können wichtige Fragen auch aus der Ferne schnell und unkompliziert geklärt und eine Vielzahl von Geschäftsreisen vermieden werden. Das entspannt nicht nur das Unternehmensbudget, es führt auch zur Verringerung der CO2-Emissionen und hilft so der Umwelt.
Reduzierter Aufwand - geringere Kosten
Doch darin erschöpfen sich die Einsparpotenziale keineswegs. Denn eine UC-Lösung auf Basis von Exchange Server 2010 verringert die Hardwarekosten. Sie bedeutet, dass statt zweier getrennter Welten jetzt nur noch ein einheitliches System für E-Mail und Voicemail existiert. Redundante oder veraltete Systeme wie alte Nebenstellenanlagen oder Voicemail-Systeme lassen sich abschalten. So verringert sich nicht nur die Anzahl der für den Betrieb benötigten Server, auch der Aufwand für Speicherung und Archivierung sinkt.
Erfreulicher Nebeneffekt: Die reduzierte Komplexität der Serverumgebung erleichtert gemeinsam mit den automatisierten Verwaltungstools von Exchange Server 2010 das Systemmanagement. Denn die Benutzer lassen sich weltweit durch Active Directory verwalten und können sich durch ein einheitliches Passwort überall auf die gleiche Weise anmelden. Datenschutzrichtlinien, Transportregeln, Verschlüsselungsoptionen und Rechtemanagement lassen sich zentral für alle Kommunikationswege definieren und durchsetzen. Trotz verbessertem Service benötigt ein Unternehmen so weniger personelle Kapazitäten zur Verwaltung seiner Kommunikationsumgebung.
Weitere Einsparungen lassen sich bei jedem einzelnen Mitarbeiter erzielen. Als wichtiger Vorteil im Daily Business stellen sich besonders die Präsenzinformationen heraus. Sie zeigen jedem Mitarbeiter den aktuellen Status eines gewünschten Kommunikationspartners - ob, wann und auf welchem Weg dieser erreichbar ist. Diese Funktionen stehen nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens, sondern auch für den Kontakt mit externen Geschäftspartnern und Kunden über die so genannten Federation-Dienste zur Verfügung. So lässt sich die Zahl vergeblicher Kommunikationsversuche drastisch reduzieren und Zeitbudget für andere Tätigkeiten freisetzen.
Auch durch die integrierten Konferenzfunktionen in einer UC-Lösung lassen sich Zeit und Geld sparen. Meetings mit entfernten Partnern erfordern keine aufwändigen Geschäftsreisen, sondern lassen sich im virtuellen Raum per Audio- oder Videokonferenz abhalten. Diese Besprechungen können aufgezeichnet und Dritten sofort zugänglich gemacht werden. Das beschleunigt die Vorgangsbearbeitung und verringert die Gefahr von Missverständnissen.
Nicht zuletzt erleichtert eine funktionierende UC-Umgebung auch die Einrichtung von modernen Formen der Arbeitsorganisation. Mitarbeitern können Telearbeitsplätze eingerichtet werden, die eine komfortable, sichere, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Teammitgliedern erlauben. Arbeitnehmer sparen so Zeit und Fahrtkosten für den Weg ins Büro, das Unternehmen kann Büroflächen effizienter nutzen und so die Kosten für Miete, Strom und Heizung senken. Ein klares Beispiel dafür, wie eine moderne Unified Communications-Lösung zu einer Win-win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer führt.
Dieses Advertorial stammt von Microsoft. Die darin enthaltenen Aussagen und Meinungen sind Aussagen und Meinungen dieses Unternehmens. Sie entsprechen deshalb nicht unbedingt denen der Redaktion.