Unified Communications zielt auf eine Zusammenführung von bisher getrennten Kommunikationskanälen. Ziel ist eine einheitliche Benutzeroberfläche. Entscheidend bei der Einführung ist das Zusammenspiel von Organisation und Technologie sowie Mitarbeiterakzeptanz. Der Düsseldorfer IT-Dienstleister Damovo hat acht Tipps zusammengestellt:
1. Unterstützung aus der Chefetage
Vorstand oder Geschäftsleitung eines Unternehmens müssen die Einführung von Unified Communications vorbehaltlos unterstützen. Ein solches Projekt hat schließlich eine strategische Reichweite.
2. Vorbild sein
Die oberste Führungsebene und die Fachbereichsleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Sie sollten wo immer möglich die neuen Technologien und Funktionalitäten wie Webkonferenzen, Desktop und Application Sharing oder Präsenzanzeige im Alltag nutzen.
3. Betriebsrat einbinden
Falls vorhanden, gilt es, den Betriebsrat so früh wie möglich einzubinden. Als Multiplikatoren können dessen Mitglieder sehr viel zu einem Gelingen des Projekts beitragen.
4. Schnell erste Erfolge schaffen
Von Beginn an kommt es darauf an, dass sich in den ausgewählten Kernprozessen bereits nach wenigen Monaten sichtbare Verbesserungen einstellen. Das erleichtert die Überzeugungsarbeit bei der Übertragung auf weitere Geschäftsprozesse und Fachabteilungen.
5. Anforderungen früh überprüfen
IT-Verantwortliche müssen bereits bei Konzeption Design prüfen, ob die Infrastruktur dem erhöhten Sprach- und Datenaufkommen gewachsen ist. Bereits an dieser Stelle ist ein Check der gültigen IT-Security-Richtlinien angebracht. Steigt beispielsweise die Zahl mobiler User, sind möglicherweise Nachbesserungen notwendig.
6. Schnittstellen harmonisieren
Technisch entscheidet sich der Erfolg eines Projekts an den Schnittstellen von Unified Communications zu anderen Programmen und Systemen, die in die Geschäftsprozesse involviert sind: Dazu gehören unter anderem E-Mail, Instant Messaging, betriebswirtschaftliche Standardsoftware, CRM-Applikationen und TK-Anlagen.
7. Webportale einrichten
Wo es darum geht, Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten und Kunden zu verbessern, lässt sich dies recht effektiv mit der Einrichtung von Webportalen erreichen. Unterbrechungen in den Logistikprozessen können so weit schneller behoben werden.
Auf einer eigens eingerichteten Webseite erhalten Kunden bei Anfragen zu Preisen, Verfügbarkeit von Produkten oder im Servicefall sofort Antworten auf ihre Fragen. Damit verbessert sich die Reaktionsgeschwindigkeit eines Unternehmens.
8. Mitarbeiterakzeptanz schaffen
Die dauerhafte Wirkung hängt ganz wesentlich von der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ab. Je mehr sich Mitarbeiter mit den zusätzlichen Möglichkeiten vertraut machen und sie auch ohne allzu enge Restriktionen nutzen können, umso stärker steigt die Akzeptanz. Im Idealfall kommen dann von diesen Mitarbeitern Vorschläge für Verbesserungen und zusätzliche Funktionen.