Etwa zwei Drittel der befragten Unternehmen versenden noch gar keine elektronischen Rechnungen. 80 Prozent planen es auch für die Zukunft nicht. Der Grund: Nur 44 Prozent kennen die Vorteile und Einsparpotenziale, die sich durch die digitale Abwicklung ergeben. Lediglich acht Prozent haben sehr gute oder ausgezeichnete Kenntnisse.
Laut der Analyse ist das Ergebnis sehr überraschend, da es aufgrund des hohen Rechnungsaufkommens, um viel Geld in diesem Bereich geht. Jede fünfte Firma in Deutschland bearbeitet jährlich mehr als 100.000 Ausgangsrechnungen und mehr als die Hälfte der Befragten erhält mehr als 10.000 Rechnungen pro Jahr. Allerdings erhalten nur zwei Prozent der Firmen mehr als die Hälfte ihrer Eingangsrechnungen elektronisch. Das überrascht besonders vor dem Hintergrund, dass das Hauptpotenzial zur Prozesskosteneinsparung auf der Empfängerseite liegt.
Der Umfrage zufolge sind die Firmen auch über die automatische Bearbeitung von Rechnungen nicht gut informiert. Nur 29 Prozent kennen sich mit Systemen zur Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen aus und 26 Prozent nutzen bereits ein entsprechendes System.
Bei 69 Prozent der Befragten ist ohne Verarbeitungssystem auch in Zukunft keine Einführung der elektronischen Rechnungslegung geplant. Dabei hätte das Vorteile auf beiden Seiten. Zum einen kommen Rechnungen schneller und zuverlässiger an und zum anderen kann der Empfänger die Daten direkt digital weiterverarbeiten, dabei Mahngebühren vermeiden sowie Skonto-Vorteile nutzen.
Digitale Signaturen sind rechtssicher
Mehr als zwei Drittel der Firmen wissen wenig über die qualifizierte elektronische Signatur Bescheid. Insgesamt wird sie von 26 Prozent beim Versand von elektronischen Rechnungen eingesetzt. Lediglich neun Prozent geben an, dass ihre Kunden explizit Rechnungen mit E-Signaturen anfordern.
"Viele Unternehmen haben noch Bedenken, was die Rechtssicherheit digitaler Signaturen anbelangt", sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. Dabei sei die qualifizierte elektronische Signatur bereits rechtssicher der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Laut der Untersuchung nutzen 64 Prozent der Firmen, die Rechnungen elektronisch versenden, das System Electronic Data Interchange (EDI). Allerdings wird der relativ unflexible Standard zur Datenübertragung bei der Anbindung zusätzlicher Kunden meist nicht sinnvoll eingesetzt.
Die Umfrage wurde von Tns Infratest im Auftrag von Itella durchgeführt. Es beteiligten sich 100 Unternehmen in Deutschland.