Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse rasch der jeweiligen Wettbewerbssituation oder einem veränderten Lieferumfeld anpassen. Zwar sind diese Anforderungen nicht neu, doch beim Design sowie der Implementierung und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen haben viele Unternehmen jedoch Defizite. Zu diesem Schluss kommt die vom Forschungs- und Analyse-Unternehmen Freeform Dynamics im Auftrag von IBM durchgeführte Untersuchung "BPM: lessons from the real world".
So gaben 28 Prozent zu, dass sie im Bereich Business Process Management (BPM) sehr schwach aufgestellt sind. Etwas mehr als die Hälfte der Befragten räumte ein, ihr BPM noch signifikant verbessern zu können. Dagegen halten nur 15 Prozent der Firmen ihr Prozess-Management für sehr effektiv.
Kopfschmerzen bei IT-Verantwortlichen
69 Prozent der Befragten gaben an, dass einzelne Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend sind. Häufig muss dann im Rahmen von Projekten zur Geschäftsprozess-Optimierung das erforderliche Wissen zeitaufwändig aus Fachabteilungen zusammengeführt und an die IT-Organisation übermittelt werden. Das verursacht bei vielen IT-Verantwortlichen erhebliche Kopfschmerzen.
Hinzu kommt, dass rund die Hälfte der befragten Unternehmen Geschäftsabläufe noch weitgehend manuell abwickeln. Einzelne Prozessschritte werden in unterschiedlichen und nicht-integrierten Anwendungen durchgeführt. Sind Anpassungen im Prozessablauf erforderlich, muss jede Anwendung zeit- und kostenintensiv einzeln angepasst werden.
Prozess-Owner bestimmen
Der wichtigste Grundstein zur Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Benennung von Prozess-Eignern. Die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten ist eine wichtige Voraussetzung, um unternehmensweit ein einheitliches Verständnis und Wissen über Prozessabläufe zu schaffen und deren Effizienz zu erhöhen.
Von den befragten Unternehmen, die Prozess-Verantwortliche für alle geschäftskritischen Abläufe haben, gaben rund ein Viertel an, auf diese Weise erhebliche Verbesserungen zu erzielen. Wenn es dagegen nur wenige Prozess-Eigner gibt oder diese nur nach Bedarf benannt werden, sinkt diese Quote drastisch auf 15 beziehungsweise fünf Prozent.
Laut Studie lassen sich BPM-Projekte auch durch die Einbeziehung möglichst vieler Abteilungen sowie Mitarbeiter in die Dokumentation und Modellierung von Prozessen messbar optimieren. Eine weitere Voraussetzung ist, dass Prozess-Modelle laufend aktualisiert werden.
Geschäftsprozesse modellieren und verändern
Für die Modellierung und Veränderung von Geschäftsprozessen brauchen IT-Organisationen auch die richtigen Software-Werkzeuge. Diese müssen eine ausgewogene Balance zwischen manuellen und automatisierten Schritten bei der Prozess-Modellierung herstellen. Am häufigsten werden Office-Tools und Repository-basierte Werkzeuge sowie Software für die Prozess-Visualisierung und -Simulation verwendet.
Unabhängig von den verschiedenen Herangehensweisen und den eingesetzten Technologien im BPM, lassen sich mit einem strategischen und koordinierten Ansatz für das Geschäftsprozess-Management deutlich messbare Vorteile erzielen.
Von den Unternehmen, die einen unternehmensweit strategischen BPM-Ansatz verfolgen, antworteten mehr als 60 Prozent, dass sie die Entwicklung, Verbesserung und Weiterentwicklung ihrer Geschäftsprozesse sehr effizient durchführen.
Freeform Dynamics sammelte mehr als 550 qualifizierte Antworten
Die britischen Marktforscher von Freeform Dynamics befragten im Rahmen der branchenübergreifenden Studie weltweit IT- und Geschäftsverantwortliche in Unternehmen und werteten mehr als 550 qualifizierte Antworten aus. 42 Prozent der Befragten kommen aus Großbritannien, 17 Prozent aus den USA, 16 Prozent aus dem übrigen Europa und ein Fünftel aus der restlichen Welt.