Uvex führt Office 365 für Collaboration ein

Wer die Struktur der Firma und die Collaboration-Lösung betrachtet, um die es in dieser Geschichte geht, der versteht die Sinnhaftigkeit des Ganzen innerhalb weniger Augenblicke. Was aber überrascht ist die Menge der Themen, die sich durch das Projekt radikal verändern.

Die Uvex Winter Holding GmbH & Co. KG aus dem Fränkischen Fürth produziert und vertreibt Schutz- und Sicherheitsprodukte für den Berufs-, Sport- und Freizeitbereich, ist Deutschlands Marktführer bei Fahrradhelmen. Ihre 47 Tochterfirmen sind über 22 Länder verstreut, haben in den zurückliegenden Jahrzehnten eine komplexe Landschaft separierter IT- und Kommunikationslösungen angehäuft, die eine nahtlose Kommunikations- und Arbeitsweise sehr erschwerten.

Vor allem der Wunsch nach gemeinsamer Arbeit an Projekten und Aufgaben ließ sich mit Anwendungen wie Lotus Notes und GroupWise in Verbindung mit disparaten Zugangswegen und älteren lokalen Versionen von Microsoft Office nicht mehr zeitgemäß verwirklichen. "Wir haben im Grunde überall On-Premises gearbeitet", so Alexander Voggenauer, Head of Online Solutions bei Uvex.

Die IT-Landschaft war zweigeteilt

Was aber nicht heißt, dass man einfach nur eine Reihe von Inseln mit Brücken verbinden musste, um optimal connected zu sein. Denn die Landschaft war zu allem Überfluss noch zweigeteilt. Auf der einen Seite die Corporate IT, die zusammen mit den Anwendungen von 17 Niederlassungen zentral gemanagt wurde, was 1250 Mitarbeiter und 1400 Mailboxen betraf. Auf der anderen Seite 33 Niederlassungen mit 800 Mitarbeitern, die IT-mäßig jeweils ihr eigenes Süppchen kochten.

"Diese Trennung war problematisch, und darüber hinaus bot unsere Landschaft auch nicht die Funktionstiefe, die Interoperabilität, die wir uns wünschten", so Alexander Voggenauer. "Uns war sehr schnell klar, dass wir nur mit einem großen Wurf beide Probleme würden lösen können."

"One world, one platform"

Und das hieß, unter dem Motto "One world, one platform" alle Anwendungen auf einerOffice 365-Plattform zusammenzuführen und in Zukunft ausschließlich in dieser Umgebung zu arbeiten. Bei der Kommunikationshardware setzt Uvex auf Cisco.

Die Cloud-Lösung ermöglicht nicht nur gemeinsames Arbeiten an Dateien ohne Versionsprobleme, sondern auch das nahtlose Ineinandergreifen von Lösungen wie E-Mail und Textverarbeitung, weil beide jetzt nicht mehr in verschiedenen, sondern in derselben Umgebung laufen.

Der Kulturwandel ist die größte Herausforderung

Solche Vorteilen genießen wird natürlich nur, wer sich für die Veränderungen öffnet. "Den Wandel in die Köpfe zu bekommen, den Kulturwandel zu schaffen und die Kollegen davon zu überzeugen, dass in erster Linie sie es sind, die von den Veränderungen profitieren, das war die größte Herausforderung," sagt auch Alexander Voggenauer. Um das sich Öffnen zu erleichtern, besuchte ein Mitarbeiter aus der Zentrale viele der Uvex-Niederlassungen, führte den Kollegen praktisch vor Augen, wie sich ihre Arbeit - im positiven Sinne - verändern wird.

Die Begeisterung der Adressaten war - wie immer in solchen Fällen -unterschiedlich. Ein Teil fragte erwartungsgemäß: "Wieso muss das jetzt alles anders werden? Das funktioniert doch so, wie es ist." Oder: "Warum müsst ihr ständig mit neuen Tools um die Ecke kommen?"

Frank Brügers, Projektleiter des IT-Dienstleisters Avanade, der die Office 365-Lösung zusammen mit Uvex eingeführt hat, rät Kunden, grundsätzlich zwanzig bis vierzig Prozent des Gesamtbudgets solcher Projekte für das "Change Enablement" einzuplanen, also für das aktive Unterstützen des Wandels in den Köpfen.

Sorge um Jobs unbegründet - im Gegenteil

Aufgewendet werden sollten diese Mittel auch für die IT-Abteilungen, die bei solchen Projekten nicht selten mauern. Hintergrund ist die Angst um die Jobs, Beteiligte stellen Fragen wie: "Was wird aus unserem Arbeitsbereich? Fällt der dann weg?"

Die Antwort, die Alexander Voggenauer bei Uvex darauf gegeben hat, könnte eindeutiger nicht sein: "Wir wollen niemanden loswerden, weil wir gerade auf der technischen Seite eher mehr als weniger Leute brauchen werden als bisher, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen."

Eine dieser Herausforderungen, das Umstellen der bisher gemeinsam mit der Zentrale gemanagten 17 Standorte, ist gerade abgeschlossen, die Integration der übrigen 33 Niederlassungen soll bis 31. Juli 2017 bewältigt sein.

Viele der zunächst geäußerten Vorbehalte seien bei der praktischen Arbeit schnell verschwunden, so Alexander Voggenauer. "Die Kollegen ließen sich oft für einzelne spannende Funktionen begeistern. Wer zum Beispiel mit dem Planner arbeitet, merkt schnell, wie sehr dieses Werkzeug das Projektmanagement erleichtert."

Auch die Vorteile, die mit dem Datenaustausch über eine einzige Plattform oder der Integration von Skype verbunden seien, sprängen in der Praxis sofort ins Auge.

Cloud in Irland und nicht in Deutschland

Gehostet werden die Daten in Microsofts irischem Rechenzentrum mit Backup in Amsterdam und nicht im Uvex-eigenen. Der Grund ist, dass das Unternehmen nicht über das Kow-how für einen 24/7-Betrieb verfügt.

Stellt sich am Ende natürlich die Frage, ob es zur Reise auf genau diese Wolke auch Alternativen gegeben hätte. Alexander Voggenauer nennt Google als einzigen alternativen Anbieter: "Die dort gebotene Funktionstiefe genügte uns nicht, und die Anbindung von SAP kann Microsoft auch deutlich besser."

Die Lessons learned

Insgesamt ist Uvex mit dem Verlauf sehr zufrieden: Die Beteiligten haben die erste von (wie beschrieben) zwei Phasen in nur fünf Monaten durchgezogen und dabei weniger Probleme gehabt als erwartet. In das Thema Identity Management, sagt Alexander Voggenauer, hätte man rückblickend mehr Mühe investieren sollen, "das war ein komplexer Punkt."

Außerdem würde er beim nächsten Mal im ersten Schritt nicht nur Groupware einführen, sondern sofort mehrere Funktionen, die sich dann auch gut gemeinsam schulen ließen. Schließlich - nicht zu vergessen - räumt der Uvex-Projektleiter ein, dass er und sein Team den internen Change-Prozess intensiver und eher hätte adressieren sollen.

Auch die Cloud verändert ständig ihre Form

Doch die Holprigkeiten dürften schnell vergessen sein, zumal die neue Plattform auch den Weg in eine komfortablere (Arbeits-)Zukunft weist. Jeder Uvex-Mitarbeiter wird bald in der Lage sein, alle gewünschten Daten jederzeit in der von ihm gewünschten Form abrufen und bearbeiten zu können.

Und vermutlich auch an dem von ihm gewünschten Ort. Denn dieCloud-Lösung macht es leicht, als Büro einen "Vertrauensort" zu definieren, will sagen sich als Chef keine Gedanken mehr darüber zu machen, wo genau sich die Mitarbeiter zwischen neun und siebzehn Uhr aufhalten, Hauptsache, sie machen ihren Job.

Getreu dem Evergreen-Ansatz von Microsoft

Überhaupt wird die Cloud-Lösung dafür sorgen, dass Prozesse und Usancen nicht mehr für immer festgezurrt, sondern im stetigen Wandel begriffen sind. Weil eben auch Wolken nie für längere Zeit dieselbe Form haben, beim zweiten Blick auf sie immer anders aussehen als beim ersten. Microsoft selbst nennt das den Evergreen-Ansatz: Die Cloud bewegt sich ständig ein wenig, bleibt dadurch aber auch fit.

Und diese Fitness, diese Wandelbarkeit wird für Uvex wichtiger werden denn je. Alexander Voggenauer: "Für uns stellt sich natürlich die Frage, was wir tun können, um auf Dauer attraktiv zu sein für junge Leute. Und mit Lotus Notes und Groupwise zu arbeiten, das ist glaube ich nicht unbedingt das, was sich Millennials wünschen."