Veränderungsportfolio richtig planen und steuern

Der digitale Wunschzettel vieler Unternehmen ist aktuell sehr lang. Die Wünsche übersteigen die verfügbaren Budgets und insbesondere auch die erforderlichen Ressourcen und Skills. Im Ergebnis zeigt sich in vielen Unternehmen symptomatisch ein "Innovationsstau". Unternehmen leiden an "Verstopfung" bezüglich der anstehenden und notwendigen Veränderungen. Ohne Eingriff in Form adäquater Planung und Steuerung nimmt die Veränderungsgeschwindigkeit dieser Unternehmen deutlich ab, obwohl diese eigentlich gesteigert werden müsste. Damit verfehlen diese Unternehmen ihre Ziele und fallen im Vergleich zu Wettbewerbern zurück.

Viele Unternehmen haben bereits ein "Multiprojektmanagement" installiert. Das "Multiprojektmanagement" reicht aktuell zur Lösung des Innovationsstaus nicht mehr aus. Die Gründe dafür sind:

1. Die Rolle und insbesondere die Positionierung eines Multiprojekt-Managements hat sich im Zuge der Digitalisierung weiterentwickelt und hat heute einen deutlich anderen Stellenwert als früher. Dieser Positionierung muss entsprechend Rechnung getragen werden.

2. Neben der Planung gehört die Steuerung des digitalen Projektportfolios zur Kernaufgabe des Mulitprojekt- oder Portfoliomanagements. Gerade die Steuerungsaufgabe weitet den Umfang an Aufgaben insbesondere gegenüber Projektleitern aus.

3. Die Weiterentwicklung von Unternehmen zu agileren Organisationen bedingt eine Aufwertung des Portfoliomanagements im Sinne einer zentralen Anlaufstelle. Die Governance ist hierfür definitiv anzupassen.

Engpassorientiertes Portfoliomanagement bietet die passenden Lösungen in Form eines Bindeglieds zwischen unternehmerischer Strategie und der Umsetzung in die tägliche Praxis.

Vier Hebel zum engpassorientierten Portfolio-Erfolg

In vielen Unternehmen ist das Portofoliomanagement ein "zahnloser Tiger". Um dies zu ändern und die Rolle aufzuwerten ist die Governance in Form von Rollen und Verantwortlichkeiten anzupassen. Engpassorientierung beginnt bereits bei der Zusammenstellung des Veränderungsportfolios: Neben der unterjährigen Anpassung und einer klaren Priorisierung gilt es, das Portfolio entlang der Ressourcen- und Skill-Verfügbarkeit zu planen und proaktiv zu steuern. Dadurch bekommen Unternehmen den aus KANBAN bekannten "Work in Progress" in den Griff. Im Ergebnis wird der Durchsatz an Veränderungsprojekten gesteigert und in Summe der Mehrwert aus Veränderungen maximiert.

1. Rolle und Verantwortlichkeiten des Portfoliomanagements stärken

Portfoliomanagement ist die zentrale und übergreifende Instanz für die Planung und die Steuerung von Veränderungsarbeit eines Unternehmens. Anders als bisher muss diese Funktion eine proaktive Rolle in der Veränderungsarbeit einnehmen. Im Tandem mit den Projekten muss sie den ganzheitlichen Blick auf alle Veränderungen ermöglichen und gewährleisten, dass diese unter den gegebenen Rahmenbedingungen, wie z.B. Zeit und Budget, umgesetzt werden.

2. Veränderungsportfolio unterjährig anpassen

Viele Unternehmen planen immer noch in starren Jahresscheiben. Jeder Geschäftsbereich versucht in diesem Schema ein möglichst großes Stück vom Kuchen abzubekommen - unabhängig davon, ob dieses bereits mit Inhalten in Form konkreter Anforderungen gefüllt ist. So zeigt sich oft gerade am Jahresende, dass noch Budget vorhanden ist, welches ggfs. nicht mehr verbraucht werden kann. Im Gegensatz dazu stellt eine unterjährige Anpassungsmöglichkeit das Einbringen von geprüften Veränderungsideen sicher. Damit wird ein wesentlicher Beitrag geleistet, um den "Work in Progress" zu reduzieren und den Durchsatz zu steigern. Der Fokus wird auf das Beenden von Veränderungsprojekten gelegt und der parallele Start von möglichst vielen Projekten verhindert. 3-Monatszyklen zum Beispiel sichern hinreichende Stabilität für die Einzelprojektdurchführung sowie hinreichende Veränderungsdynamik im Gesamtportfolio. Voraussetzung hierfür ist, dass das Veränderungsportfolio schnell erstellt und angepasst werden kann.

3. Eindeutige Reihenfolge der Veränderungen durch Priorisierung herstellen

Eine Logik zur Priorisierung von Veränderungsvorhaben lässt sich vergleichsweise einfach definieren. Typischerweise orientieren sich Priorisierungskriterien an strategischen oder regulatorischen/ gesetzgeberischen Dimensionen. Zusätzlich empfiehlt sich ein Blick auf den Wert oder Nutzen einer Veränderung (z.B. Business Case). Der Fokus bei der Gestaltung der Priorisierungslogik muss auf der Herstellung einer eindeutigen Veränderungsreihenfolge liegen. Unternehmen legen typischerweise viel Wert auf die "richtige" Priorisierung. Im Sinne einer 80/20-Lösung ist es nützlicher eine Reihenfolge zu erstellen und dann die kapazitativen und zeitlichen Engpässe zu bearbeiten.

4. Kapazitative und zeitliche Engpässe beheben

Viele Unternehmen belassen es bei der Priorisierungsreihenfolge, ohne zu prüfen, welche Veränderungsvorhaben sich auf Basis des Rankings in der verfügbaren Zeit und mit den verfügbaren Ressourcen/Skills realisieren lassen. In der engpassorientierten IT-Planung und -Steuerung ist ein weiterer Schritt entscheidend: Ressourcenbedarfe sind gegenüber Ressourcenverfügbarkeiten auf der Zeitachse abzugleichen. Die Leistungsseite im Sinne der kapazitativen Ressourcenausstattung und zeitlichen Ressourcenverfügbarkeit ist bereits bei der Erstellung und Planung des Veränderungsportfolios zu berücksichtigen. Erst dieser Schritt verhindert, dass ein Mangel an Key-Ressourcen zu einem Engpass werden und zu einem bestimmten Zeitpunkt den Projekterfolg gefährden.

Ausgehend vom Veränderungsvorhaben mit der höchsten Priorität und der Priorisierungsreihenfolge wird das Portfolio um die Dimension der Ressourcenverfügbarkeit ergänzt. Stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung, dann wird dieses Vorhaben in die Planung aufgenommen. Ansonsten wird das Vorhaben als Engpass markiert und kann ohne Maßnahmen zur Engpassbeseitigung nicht realisiert werden.

In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, die Ressourcenverfügbarkeiten nicht pauschal sondern entlang von Skillgruppen zu prüfen. Anstatt vieler Details ist bei der Ausgestaltung der Skillgruppen das passende Abstraktionsniveau für den Planungszweck gefragt.

KISS: Keep it simple & smart

Das KISS-Prinzip besagt, dass eine möglichst einfache Lösung eines Problems gewählt werden sollte. Zur Umsetzung eines engpassorientierten Portfoliomanagements bedarf es keiner komplexen und teuren Werkzeuglandschaft. Vielmehr reicht die geschickte Kombination einfachster Office-Werkzeuge aus, um Schnelligkeit und Transparenz in der gesamten Veränderungskette zu gewährleisten.

Beispielsweise unterstützt ein standardisierter Excel-Projektantrag Geschäftsverantwortliche beim Erfassen der Veränderungsbedarfe durch Hilfen und Fallbeispiele. Dies ermöglicht auch die dezentrale Bewertung und Aufwandsschätzung durch IT-Experten. Vordefinierte Drop-Down Felder und Ausfüllbeschränkungen sichern die Datenqualität und verringern Nacharbeitszeiten. Damit lässt sich mit dem engpassorientierten Ansatz mit vergleichsweise geringem Aufwand eine große Wirkung für das Unternehmen schaffen und den Herausforderungen der Digitalisierung besser begegnen.