Shared Services sind demnach mittlerweile ein weltweit akzeptiertes und in vielen Ländern eingesetztes Instrument, mit dem die öffentlichen Verwaltungen ihre Effizienz und Effektivität zu erhöhen versuchen. In welchem Ausmaß die Behörden Shared Services nutzen, ist indes von Land zu Land höchst unterschiedlich. Deutschland bescheinigen die Berater im Gegensatz zu den führenden Nationen erheblichen Nachholbedarf.
Weiter fortgeschritten ist zum Beispiel Österreich. Die Alpenrepublik hat unter anderem ein Shared Services Center "Bundeseinkaufsagentur" eingerichtet, das alle Einkäufe für die staatlichen Institutionen abwickelt. Außerdem ist ein einheitlicher IT-Dienstleister für alle Behörden zuständig. Kanada und Großbritannien setzen vor allem im Gesundheitssystem stark auf Konsolidierung und Vereinheitlichung.
Würden erfolgreiche Beispiele für den Einsatz von Shared Services dieser Art aus anderen Ländern auf Deutschland übertragen, könnte die Verwaltung hierzulande laut der Untersuchung mehr als drei Milliarden Euro einsparen. Das größte Potenzial sieht A.T. Kearney bei den Gemeinden. Sie könnten ihre Ausgaben um 1,8 Milliarden senken. 1,12 Milliarden ließen sich bei den Ländern einsparen, während auf Bundesebene 150 Millionen Euro weniger aufgewendet werden müssten.
Die Management-Berater haben für die öffentliche Verwaltung in den untersuchten Ländern Einsparpotenziale von bis zu 20 Prozent errechnet. Für Deutschland liegt dieser Wert bei 11,7 Prozent. Am geringsten würde sich die umfassende Einführung zentralisierter Dienstleistungen auf Bundesebene auswirken. Dies brächte Einsparungen von acht Prozent. Elf Prozent könnten die Länder sparen, und 13 Prozent die Gemeinden.
Allerdings kommt der deutsche Amtsschimmel in dieser Hinsicht offenbar noch nicht richtig auf Trab. Das hat verschiedene Ursachen. Häufig werden mögliche Verbesserungen von vornherein abgelehnt, weil die Verantwortlichen in Behörden ihre Einführung und Umsetzung als zu schwierig ansehen. Als Grund hierfür hat die Untersuchung fehlende Basisinformationen im Vorfeld entsprechender Projekte ausgemacht.
Kostensenkung als Hauptmotiv
Wesentliche Triebfeder für die Nutzung von Shared Services in der öffentlichen Verwaltung ist die Absicht, Kosten zu senken. Im Rahmen der Untersuchung konnten typische Schwerpunktbereiche identifiziert werden, in denen Shared Services eingesetzt werden können. Dazu zählen die Finanzverwaltung und die Verwaltung der sozialen Sicherungssysteme ebenso wie die Städteplanung.
Eine bedeutende Rolle dabei spielen vor allem die Möglichkeiten moderner Informationstechnologien. Sie schaffen häufig erst die Voraussetzungen, um Shared Services einzusetzen. Ein wesentlicher Trend ist demnach die Zentralisierung der IT. Mit zeitgemäßen Informationstechnologien lassen sich etwa vereinheitlichte Kommunikations-Plattformen für Daten, Sprache oder Video schaffen. So kommt ein reger Austausch unter den Mitarbeitern zustande. Über Schnittstellen wird auch die Interaktion mit dem Bürger erleichtert oder erst ermöglicht.
Zentralisierte Strukturen erhöhen die Produktivität
Kontrollmechanismen wie etwa die Authentifizierung von Nutzern stellen sicher, dass zentral gelagerte Daten vertraulich bleiben. Durch Shared Services zentralisierte Strukturen erhöhen nach Ansicht der Autoren die Produktivität, indem sie den Mitarbeitern der Verwaltungen unabhängig von ihrem Arbeitsort eine vereinheitlichte und somit einfachere Erfassung, Speicherung und den Zugriff auf Daten erlauben. Insgesamt können Shared Services nach Ansicht von A.T. Kearney das Management von Daten erleichtern und so die Produktivität erhöhen.
Die Studie "Shared Services in Government. Möglichkeiten für die deutsche Verwaltung“ hat die Management-Beratung A.T. Kearney veröffentlicht. Die Untersuchung fußt auf Daten aus der Studie "Shared Services in Government 2", die die Beratungsfirma im Mai dieses Jahres vorgelegt hat. Die Experten haben dafür die Organisation staatlicher Einrichtungen in neun Ländern untersucht - Australien, Österreich, Kanada, Deutschland, Niederlande, Neuseeland, Südafrika, USA und Großbritannien. Die Ergebnisse aus diesen Fallstudien wurden für die aktuelle Untersuchung auf Deutschland umgerechnet. Als Grundlage dienten die Zahlen von Angestellten oder Beamten in den untersuchten Bereichen.