VoIP vom Start weg

Lotus Racing kehrt zurück in die Formel 1. Zum Saisonauftakt 2010 sollte es an den Start gehen. Dabei bestand das Team noch im Dezember 2009 nur aus 30 Mitgliedern - und hatte noch keinen Rennwagen. Dennoch: Beim ersten Rennen in Bahrain war nicht nur Mannschaft mit 150 Leuten vollständig und zwei Rennwagen absolvierten das Eröffnungsrennen, sondern auch die gesamte technologische Infrastruktur stand.

Eine zentrale Rolle in der Formel 1 spielt die Kommunikation. Das Finetuning des Rennwagens, der verschiedenen Komponenten und Strategien ist nur möglich, wenn auch der Informationsaustausch stimmt. Verglichen mit dem fahrerischen Können der Piloten mag dies eine wenig attraktive Erfolgkomponente sein, doch hinter jedem Rennen steht nun einmal auch ein organisatorischer und logistischer Kraftakt.

Eine Saison dauert neun Monate, die Rennen werden auf allen fünf Kontinenten ausgetragen. Angesichts der hohen Mobilität und der laufend wechselnden Standorte wollte sich Lotus Racing in punkto Kommunikation nicht auf wechselnde lokale Telefonunternehmen verlassen, die an jedem Standort erst einmal neue Leitungen und Durchwahlen für die Crew-Mitglieder einrichten. Der Rennstall benötigte eine Unified-Communications-Plattform, die die Fabrik im britischen Norfolk mit der malaysischen Zentrale sowie mit allen Test- und den 19 Rennstrecken weltweit verbindet. Die Lösung sollte softwarebasiert sein und in der bestehenden Windows-Umgebung laufen. Sie sollte von Mitarbeitern weltweit verwaltet werden können sowie zuverlässig und sicher sein.

"Als Wiedereinsteiger in der Formel 1 hatten wir keinerlei Kommunikationslösung, auf die wir zurückgreifen konnten und mussten eine völlig neue Infrastruktur schaffen, die uns beim Aufbau des neuen Teams und unserer Entwicklungsarbeit unterstützte", beschreibt Lotus-Teammanager Paul Craig die Aufgabe. Im Unternehmen 3CX habe man einen geeigneten Partner gefunden.

Wichtig an der neuen Lösung war eine zentralisierte Kommunikationsstruktur, mit der die einzelnen Mitarbeiter auch an wechselnden Standorten weltweit erreichbar sind: Mit der jetzt gewählten IP-Technologie konnte der Rennstall sein Telefonnetz bis an die Rennstrecke ausweiten und es den Team-Mitgliedern ermöglichen, jederzeit von überall her miteinander in Kontakt zu treten.

Telefonieren an der Rennstrecke

Über ein Portal ("MyPhone") kann jeder Mitarbeiter individuell festlegen, wo, wie und ob er einen Anruf annehmen möchte. Besonders wenn es um die Klärung wichtiger Probleme oder um die interne Abstimmung am Rennwochenende geht, kann es sich Lotus Racing nicht leisten, erst den Aufenthaltsort eines Mitarbeiters ausfindig machen zu müssen, um anrufen zu können.

Nebenstellen und zusätzliche Leitungen lassen sich per Mausklick einrichten und freischalten. Dadurch entsteht ein hochkommunikatives und sicheres Netzwerk, das hinsichtlich Umfang und Performance beliebig erweiterbar ist. "Änderungen können wir selbst vor Ort vornehmen. Früher wäre das undenkbar gewesen", sagt Bill Peters, CIO von Lotus Racing. Die Überwachung der Anlage gestaltet sich ähnlich simpel wie bei jeder anderen Server-Applikation auch. Und automatische Backups, die die TK-Anlage jede Nacht selbst durchführt, gewährleisten, dass das System im Schadensfall innerhalb weniger Minuten wieder funktionstüchtig ist.

Nach der Implementierung der Telefonanlage führen die Lotus-Mitarbeiter nun einen Großteil ihrer Telefonate kostenfrei über das firmeninterne VoIP-Netz. Allein dadurch lassen sich die Kosten für jene Gespräche senken, die sonst via Mobiltelefon getätigt und weltweite Roaming-Kosten verursachen würden. Heute greift ein Mitarbeiter an der Rennstrecke zu seinem Soft-Phone anstatt sein Handy zu benutzen. Im Rahmen der Anrufverwaltung vom Desktop aus, sind Konferenzschaltungen per Mausklick machbar.

Sprachnachrichten und Faxe stehen im Posteingang zum Abruf bereit. "Dadurch hat sich die Kommunikation im Team erheblich verbessert", beobachtet Peters. Ob ein Kollege an seinem Schreibtisch sitzt oder ob ein anderer an der Rennstrecke unterwegs ist, zeigt das System mittels Icon an - ein für die Praxis sehr sinnvolles Feature: das Anrufen abwesender Mitarbeiter lässt sich dadurch ebenso leicht vermeiden wie unnötige Weiterleitungen.