Excel als Werkzeug für Business Intelligence (BI) gilt bei Analysten weitgehend als ungeeignet. So heißt es zum Beispiel in einer Studie von Cirquent und Universität München, dass "Excel-Berichte in der Regel nicht im Rahmen von Business Intelligence entstehen beziehungsweise im Nachgang umfassend überarbeitet werden müssen".
In der BI-Praxis steht Excel dessen ungeachtet noch immer an erster Stelle, wenn Finance und Fachbereiche Analysen und Prognosen fertigen. Neun von zehn Unternehmen setzen für ihre Berichte auf die Tabellenkalkulation von Microsoft Office.
Thomas Wailgum, Redakteur bei unserer Schwesterpublikation CIO.com vergleicht Excel kernig mit Küchenschaben: Die gebe es auch schon seit Dekaden und seien ebenso wenig auszurotten.
Alle großen Software-Anbieter - Microsoft ist aus naheliegenden Gründen außen vor - bieten seit Jahren eigene Lösungen gegen die "Excel-Plage" an, um die Anwender von der Tabellenkalkulation zu befreien. Ihr Ziel ist es, die menschlichen Falscheingaben geschuldeten Fehler ins unternehmensweite Informationssystem zu beseitigen und "den einen Blick auf die Wahrheit von Daten" zu ermöglichen. Der Grund scheint klar: Untersuchungen belegen signifikante Fehler in 80 Prozent der analysierten Excel-Dokumente.
Fehlerhafte Tabellen führen damit unter anderem zu falschen Finanzreports und in der Folge zu teuren Fehlkalkulationen, wie jeder CFO wahrscheinlich bestätigen kann. CIOs berichten von Strategiesitzungen, bei denen es vor allem um die Frage ging, wessen Excel-Daten die richtigen seien. Kurzweiliger Zeitvertreib ist was anderes.
Das Problem scheint zu sein: Die Komplizenschaft von Excel für Verbrechen an den Firmenfinanzen sehen nur wenige Unternehmensverantwortliche. Im Gegenteil: Das Vertrauen in die Microsoft-Tabellenkalkulation ist riesig. Die Zuneigung sorgt regelmäßig für mildernde Umstände - ähnlich wie beim Einsatz eines billigen Insektensprays bei Kakerlaken: Die Schaben haben es noch immer überlebt.
Umso überraschender, dass speziell Anbieter von BI-Lösungen nun mehr zu einer Strategie gegen Excel umschwenken, die nach dem Motto "leben und leben lassen" verfährt. Neue Lösungen bemühen sich gar um die Integration von Excel-Daten in die Datenströme und Speicher der Unternehmensinformationssysteme.
SAP-Daten in Excel-Umgebung bearbeiten
Am oberen Ende der Anbieter steht zum Beispiel das Duett von SAP und Microsoft: Informationsarbeiter, heißt es in einem gemeinsam verfassten Papier, sollten einfach an SAP-Geschäftsprozesslösungen teilhaben und Daten aus den SAP-Systemen in der gewohnten Office-Umgebung bearbeiten können.
Kleinere Anbieter wie Cambridge Semantics bieten Lösungen an, die Daten aus Excel-Tabellen herauslösen und der Weiterverarbeitung in "richtigen" BI-Systemen zuführen. "Es ist ein offenes Geheimnis", meint denn auch Sean Martin, Gründer und CTO des Unternehmens, "dass Excel das Berichts- und Analysewesen immer noch dominiert". Die Verbreitung von Excel habe in den vergangenen Jahren sogar eher noch zu- als abgenommen, so Martin.
Auch Forrester-Analyst Boris Evelson macht aus seiner Zuneigung für Excel keinen Hehl. Er hat jedenfalls verschiedene Praxisbeispiele für den Umgang mit Tabellen bei BI-Tätigkeiten zusammengetragen. Seine wichtigste Empfehlung: "Sorgen Sie für eine Governance Policy für den Umgang mit Excel-Daten. Gestalten Sie diese Vorschrift flexibel, sonst besteht die Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter sie torpedieren werden."
Excel ist De-Facto-Standard
Es sei wert, meint CIO-Kolumnist Thomas Wailgum, sich ins Gedächtnis zu rufen, dass Excel vor dem Aufkommen millionenschwerer BI-Werkzeuge der De-Facto-Standard gewesen ist. Nicht erst seitdem kennen und lieben die Leute ihr Excel, so Wailgum. Es sei daher einfach nicht die Zeit für Unternehmen, mit vollen Händen spezielle BI-Tolls in die Mengen zu werfen.
Wichtiger sei es, eine clevere Strategie zu formulieren. Die müsse definieren, welche Geschäftsprozesse mittels BI effizienter gestaltet werden sollen. Die müsse zudem sicherstellen, dass die richtigen Daten in den Händen der richtigen Leute landeten, die mit BI-Werkzeugen arbeiten. Schließlich gehe es darum, diesen Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge für ihre fundierteren Analysen und Berichte an die Hand zu geben.
Immerhin gelte, so Thomas Wailgum, dass gute Werkzeuge kein Schutz vor schlechten Strategien böten. Sowohl die Millionen Jahre dauernde Existenz von Kakerlaken als auch die nur in IT-Maßstäben gemessene ähnlich lange Geschichte von Excel lehre uns, dass es nicht intelligent sei, die unsterblichen Tabellen zu ignorieren. Sie werden jede Diskussion über ihren Sinn und Zweck überleben.
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