Zurzeit setzen die befragten Firmen Vertrags-Management-Lösungen ein, um Vertragsdokumente und -informationen zu suchen und zu finden. Mehr als 90 Prozent sehen darin den Schwerpunkt ihrer Lösung. Wichtig sind außerdem die Unterstützung von Prozessen der Vertragserstellung und -genehmigung.
Laut der Untersuchung verliert mehr als ein Drittel der Befragten Verträge. Nur 16 Prozent haben einen Überblick über die Zahl der Kontrakte und über die Vertragsarten ihres Unternehmens. In knapp der Hälfte der Firmen gibt es Probleme bei der Statuskontrolle von Kontrakten und ihren Bearbeitungsprozessen. Ein digitales Vertrags-Management wird von praktisch allen Befragten als adäquates Mittel gesehen, diesen und anderen Risiken im Umgang mit Verträgen erfolgreich zu begegnen.
"Den Unternehmen geht es inzwischen um weit mehr als um die Erfassung von Vertragsdaten oder die Digitalisierung der entsprechenden Dokumente", sagt Oliver Hüfner, Mitautor der Studie. Die Senkung von Kosten durch die Automatisierung von Prozessen und die Verzahnung mit der bestehenden IT-Landschaft seien für die Firmen auch im Vertragswesen ein wichtiges Ziel.
Die meisten Befragten verbinden mit der Einführung eines digitalen Vertrags-Managements handfeste Vorteile für ihr Unternehmen. So schätzen sie im Durchschnitt, dass sie durch die Einführung einer entsprechenden Lösung rund fünf Prozent der Gesamtbetriebskosten sparen könnten. Als Hauptquelle wird dabei die Reduzierung der Bearbeitungszeiten von Verträgen gesehen.
Transparenz der Prozesse
Konkrete Vorteile erwarten die Befragten auch durch die erhöhte Transparenz der Vertragsprozesse und -informationen. Nur wer über sie Bescheid weiß, kann eventuelle Mängel beseitigen und potenziellen Risiken begegnen. Und hat die Möglichkeit Qualität und Berechenbarkeit des Vertrags-Managements zu steigern.
Die Kontrolle der Vertragsrisiken ist ein Hauptproblem des Managements von Verträgen. Als riskant bewerten die Befragten dabei den fehlenden Überblick über Verträge und Inhalte sowie mangelnde Datenqualität. Rund 94 Prozent meinen, dass die Risiken durch ein digitales Vertrags-Management reduziert werden können.
Mehr als drei Viertel der Firmen sagen, dass die veränderten gesetzlichen Rahmenbedingungen als Folge des Sarbanes-Oxley-Act massive Auswirkungen auf das Vertrags-Management haben. Die Studie zeigt allerdings auch, dass die Unternehmen größtenteils noch nicht für die Bewältigung der daraus resultierenden Anforderungen gerüstet sind.
Der Untersuchung zufolge meint mehr die Hälfte der Befragten, dass der Verlust von Vertragsdokumenten und der unberechtigte Zugriff auf Vertragsinformationen durch ein entsprechendes System reduziert werden kann. Die Erfahrungen mit solchen Lösungen bestätigen die Erwartung. Die Hürde für Datenmissbrauch liegt mit einem Vertrags-Management-System deshalb ein Stück weit höher als ohne.
Situation im Markt
Etwa 40 Prozent der Unternehmen setzen eine selbstentwickelte Vertrags-Management-Lösung ein. Weitere 40 Prozent sehen ihr ERP-System als entsprechende Lösung an. Knapp ein Fünftel nutzt vorgefertigte Systeme von entsprechenden Anbietern.
Fast alle, die bereits ein digitales System nutzen, sind allgemein zufrieden mit ihrer Lösung. Bei genauerem Nachfragen werden allerdings auch Schwächen deutlich. So beklagen sich viele über die mangelnde Integration der Lösungen in die bestehende IT-Landschaft der Unternehmen. Außerdem kritisieren die Firmen die fehlende Anbindung an ERP-Systeme und die unzureichenden übergreifenden Controlling- und Auswertungsfunktionalitäten.
Für die Studie "Was du bist, bist du nur durch Verträge…" befragte Nextevolution 86 Großunternehmen im deutschsprachigen Raum.