Sprechen Sie Business? Sind Sie in der Lage, technische Zusammenhänge kurz und allgemeinverständlich zu erläutern? Bringen Sie Ihr Anliegen in kürzester Zeit auf den Punkt? Drei Mal mit Ja geantwortet? Dann gehören Sie zu den CIOs, die laut Gartner gut für die Kommunikation mit einem Aufsichtsrat gerüstet sind. Andernfalls sollten Sie sich gut auf die Kommunikation mit den Entscheidern vorbereiten.
CIOs, die mehr und mehr mit Vorständen und Aufsichtsräten zu tun haben, empfiehlt die US-Beratung ihr Wissen über ihr künftiges Publikum zu erweitern. Denn nur 16 Prozent der Aufsichtsräte verfügen laut Gartner über Hintergrundwissen oder Erfahrung in der IT - daher sei es umso wichtiger, dass CIOs sie wie einen ihrer wichtigsten Kunden behandeln. "Der Aufsichtsrat hat in der Regel wenig IT-Erfahrung oder Zeit, die er dem Geschäfts des Unternehmens widmen kann, da ihre Mitglieder ihre Aufmerksamkeit oft auf verschiedene Unternehmen richten müssen. Dennoch ist es das höchste Management-Gremium einer Organisation", erklärt Jorge Lopez, Vize-Präsidnet bei Gartner. "Damit sich CIOs besser auf Präsentationen vor dem Aufsichtsrat vorbereiten können oder ihre bereits bestehende Zusammenarbeit verbessern können, sollten sie einige grundlegenden Informationen über den Aufsichtsrat einholen. So können sie eine wertvolle Verbindung schaffen."
Der 7-Punkte-Plan
Gartner hat sieben Punkte zusammengestellt, die ein CIO verstehen muss, um effektiv und erfolgreich mit dem Aufsichtsrat zusammenarbeiten zu können:
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Der Aufsichtsrat hat wenig IT-Erfahrung:
Der CIO müsse daher sowohl den Hintergrund der Mitglieder als auch deren Prioritäten kennen, sodass sich die IT-Projekte an diesen orientieren können. -
Der Aufsichtsrat trifft sich nur wenige Mal im Jahr:
Es sei davon auszugehen, dass während des Aufsichtsratstreffens nur wenig Zeit bleibt, um ein Projekt vorzustellen. Hier sollte sich der CIO auf die Punkte beschränken, die für die Mitglieder wichtig sind und auf Anfrage weiteres Infomaterial bereit halten - das selbstverständlich in Business-Sprache auf den Aufsichtsrat zugeschnitten ist.
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Der Aufsichtsrat ist auf wenige Prioritäten fokussiert:
Mehr als 90 Prozent seiner Zeit verbringt der Aufsichtsrat laut Gartner mit Themen wie Strategie, Finanzen, Investments und anderen Themen. Selbst wenn das IT-Projekt eine hohe Priorität erhalte, können andere Themen kurzfristig wichtiger werden. Der CIO sollte daher keine allzu große Erwartungen an Aufmerksamkeit und Zeit des Aufsichtsrates für sein Projekt haben - es sei denn es ist von hoher strategischer Bedeutung oder wird zur Katastrophe - und flexibel reagieren können. Dazu gehöre möglicherweise auch eine zweiminütige Zusammenfassung der aktuellen Situation, die das Ziel, die Schlüsse und Aktionen enthält, die der CIO vom Aufsichtsrat erwartet.
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Der Aufsichtsrat ist aufgrund von Unternehmensskandalen aktiver geworden:
Der CIO sollte mit Rechfertigungen für den Business-Case auf ein pro-aktives Interesse des Aufsichtsrates vorbereitet sein, wenn dieser sich für Details eines IT-Projektes interessiert. Insbesondere dann, wenn das Projekt einen großen Teil des Gesamtbudgets einnimmt oder für das Wachstum oder das Überleben des Unternehmens von strategischer Bedeutung ist. -
Der CEO wird vom Aufsichtsrat eingesetzt:
Für den CIO ist der CEO der Vorgesetzte - auch wenn der Aufsichtsrat dem CEO übergeordnet ist. Gartner empfiehlt CIOs, gemeinsam mit ihrem CEO an Projekten zu arbeiten, in die der Aufsichtsrat involviert ist. -
Im Unternehmen gibt es mehrere Gremien:
Sind in einem Unternehmen mehrere Gremien für ein Projekt verantwortlich, müsse der CIO die Zusage aller Gremien sicherstellen. Zwar zeichne dafür in der Regel der CEO verantwortlich, dennoch sollte der CIO die Vorgehensweise kennen, um sich darauf vorbereiten zu können. -
In Aufsichtsräten wird Politik gemacht:
Weiter betrachten es die US-Berater als Schlüsselqualifikation für CIOs, die selbst in ein Gremium streben, dass sie diese Machtzentren und deren Verhältnisse genau kennen und auch wissen, wie sie diese beeinflussen können. Andernfalls reiche es aus, sich bei politischen Ränkespielen auf den CEO zu verlassen.