Was eigene Business-Apps für Unternehmen bringen

Immer mehr Unternehmen statten aus Sicherheitsgründen ihre Mitarbeiter mit Tablets und Smartphones aus. Auf diese Weise wollen sie der Praxis, dass Mitarbeiter eigene Devices zum Arbeiten verwenden, Einhalt gebieten.

Denn vielerorts haben die Mitarbeiter Bring Your Own Device längst eigenmächtig realisiert. Ihr Anspruch: Unabhängig vom verwendeten Mobilgerät möchten sie mit geeigneten Business-Apps effizient arbeiten. Sie erwarten, damit ähnlich schnell und einfach Reisen zu organisieren, mit externen Dienstleistern zu chatten oder unterwegs die Webseiten der Kunden zu lesen - so wie sie es von ihren privaten Apps gewohnt sind.

Eigene Angebote

So fordern immer mehr Fachverantwortliche und IT-Leiter, dass der Arbeitgeber eigene Business-Apps zur Verfügung stellt. Die Argumente sind stichhaltig: Sauber programmierte Apps sorgen für eine höhere Effizienz und Produktivität des Mitarbeiters, weil er jederzeit ortsunabhängig arbeiten kann.

Zudem lassen sich mit Eigenentwicklungen hohe Sicherheitsstandards für den Zugriff auf Unternehmenssysteme gewährleisten, sowohl in Bezug auf Zugriffschutz und Identifikation als auch auf die Absicherung von Datenübertragung und -speicherung. Ferner können die Mitarbeiter Einfluss auf Funktionen und Oberfläche nehmen, um eine möglichst reibungslose Bedienung sowie eine Abdeckung sämtlicher benötigter Arbeitsprozesse zu erreichen.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, für welche Prozesse und Anwendungen die Entwicklung eigener Business-Apps sinnvoll ist. Der Aufwand dafür bleibt meist überschaubar. Während für PC-Software oft Millionenbeträge fällig werden, kostet eine neue App in der Regel nur 20.000 bis 30.000 Euro. Dies fällt selbst bei vielen mittelständischen Unternehmen unter "laufende Kosten". Entsprechend schnell geben Fachabteilungen die Entwicklung bei externen Agenturen selbst in Auftrag. Und anschließend erfolgt dann häufig auch die Installation ohne Information der IT-Abteilung.

Strategische Überlegungen

Um diesen Wildwuchs zu vermeiden, sollten Unternehmen in einem ersten Schritt einige organisatorische und strategische Richtlinien festlegen. Es ist zu entscheiden, ob nur die eigene IT-Abteilung oder auch externe Dienstleister Apps entwickeln dürfen. Wer soll den Auftrag erteilen und welche Abteilungen müssen dabei involviert werden? Wie läuft der Entwicklungsprozess detailliert ab und welche Kontrollen sind vorgesehen?

Anschließend ist zu diskutieren, welche Prozesse sich für mobile Apps überhaupt eignen. Infrage kommen meist übersichtliche Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen, wie etwa der Zugriff auf Kundendaten, Terminkalender oder E-Mails. Auch rechenintensive Prozesse wie interaktive Produktpräsentationen und statistische Auswertungen sind möglich. Denn hier erfolgen nur Dateneingabe sowie Ergebnisanzeige auf dem Smartphone. Die aufwändigen Berechnungen übernehmen weiterhin die mit den mobilen Endgeräten vernetzten Server. Dagegen sollten alle Vorgänge, die große Bildschirme erfordern, etwa die Bearbeitung von Bildern, Tabellen oder Grafiken, auf dem PC verbleiben.

Mitarbeiter einbinden

Hierbei ist es wichtig, von Anfang an die Mitarbeiter einzubinden. Sie besitzen die nötige Praxiserfahrung und wissen, welche Prozesse mobilisiert werden sollten und welche sie unterwegs nicht benötigen. Entsprechend verändert sich die Rolle der IT-Abteilung. Sie verliert zunehmend die Initiative bei der Einführung neuer Anwendungen und muss häufiger die Forderungen der Mitarbeiter oder Fachabteilungen umsetzen. Dabei soll sie aber kein reiner Erfüllungsgehilfe werden, sondern die strategische Hoheit über die Infrastruktur behalten. Diesen Spagat zu bewältigen, dürfte in Zukunft immer schwieriger werden, da der Druck von den Kollegen weiter steigen und die Entwicklung bei Apps und Geräten noch dynamischer wird.

Da die Mitarbeiter am besten wissen, welche Apps sie benötigen, müssen sie in Zukunft auch direkt mit externen Entwicklern sprechen. Die IT-Abteilung verwandelt sich damit zunehmend vom Auftragnehmer oder Entscheider hin zum Vermittler zwischen Anwenderforderung und der besten Lösung dafür - ob intern oder extern. Gleichzeitig kommen zunehmend Impulse aus dem Business. Heute fordert die Geschäftsführung meist neue mobile Apps für Vertrieb und technischen Außendienst, um die Geschäftsziele zu unterstützen. In Zukunft dürfte dies für weitere Abteilungen wie Produktion, Entwicklung, Personalabteilung oder Office-Mitarbeiter gelten.

Die Detailarbeit

Nach diesen grundsätzlichen Überlegungen steht die technische Feinabstimmung für jede App an. Zum Beispiel ist vor der Entwicklung zu überlegen, für welche Betriebssysteme und Gerätetypen eine App verfügbar sein soll. Greifen zum Beispiel nur Mitarbeiter mit einheitlichen Firmen-Tablets auf die App zu, reicht eine Version für genau diese Plattform. Bei BYOD oder einem Zugang für Kunden sind dagegen Varianten für sämtliche Betriebssysteme zu erstellen. Falls die Anwendung nur für größere Bildschirme geeignet ist, lässt sich die Versionierung auf Tablets begrenzen.

Bei mobilen Apps denken viele Unternehmen, dass man mit diesen automatisch online arbeiten können muss. Dies stimmt zwar, falls die Nutzung aktueller Daten nötig ist, doch häufig lässt sich darauf verzichten, zum Beispiel bei einer virtuellen Produktpräsentation. Oft wird dabei die Bedeutung der Offline-Fähigkeit einer App unterschätzt. Mit einer App auch offline arbeiten zu können, ist eventuell das "Killerfeature". Besonders für User, die unterwegs häufig ohne Internetverbindung auskommen müssen. Dennoch bieten viele mobile Businessanwendungen diese Möglichkeit nicht.

Damit verwandt ist die Frage, wie die App bereitgestellt werden soll. Native Apps können sämtliche Funktionen des jeweiligen Geräts nutzen und lassen sich optimal der gewohnten Bedienung anpassen. Jedoch steigt der Aufwand für die Entwicklung, je mehr Geräte zu berücksichtigen sind. Browserbasierte Apps eignen sich, wenn viele verschiedene Geräte bedient werden sollen sowie bei der Anpassung webbasierter Desktop-Anwendungen. Sie können dann zwar nicht alle Gerätefunktionen nutzen, dies ist aber bei allgemeinen Prozessen nicht nötig.

Virtualisierte Apps können mit wenig Aufwand für sämtliche Betriebssysteme und Geräte entwickelt werden. Sie verfügen aber nur über herkömmliche Funktionen und erfordern eine ständige Online-Verbindung. Außerdem schränken langsame Datenübertragung und kleine Eingabefelder den Bedienkomfort oft ein. Einen Kompromiss ermöglichen hybride Lösungen. Hier stellen Webtechnologien zum Beispiel die Inhalte dar, während die Bedienelemente nativ sind.

Sicherheitsaspekte

Bei mobilen Anwendungen ist auch ein verändertes Sicherheitskonzept nötig, denn hier funktionieren herkömmliche Konzepte wie Firewall oder Intrusion Protection nicht, die an der klassischen Netzwerkgrenze arbeiten. Mobile Sicherheitslösungen schützen daher die Informationen und Anwendungen selbst, etwa durch lokale Datenverschlüsselung und Containerlösungen. Die Verbindung zum Unternehmensnetzwerk funktioniert ähnlich wie bei Notebooks über VPNs.

Die wohl wichtigste Maßnahme bei Apps stellt aber ein zuverlässiger Zugangsschutz über eine strenge Authentifizierung und Identifizierung dar. Insbesondere wenn personenbezogene Daten verwendet werden, muss der Nutzerkreis entsprechend klein bleiben. Insgesamt dürfen die Sicherheitsvorkehrungen aber nicht so streng sein, dass sie die Bedienbarkeit wesentlich beeinträchtigen.

Folgen für die Software-Entwicklung

Die Entwicklung mobiler Apps erfordert nicht nur andere strategische und technische Überlegungen im Vergleich zu PC-Software, sondern auch andere Prozesse. So stehen hier kleine Anwendungen im Vordergrund, die oft nur wenige Funktionen bieten. Dafür lassen sie sich sehr schnell öffnen und bedienen. Diese Einfachheit stellt völlig andere Anforderungen als PC-Software, die meist möglichst viele Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten bieten soll.

Entsprechend besitzen mobile Apps einen deutlich kürzeren Lebenszyklus und erfordern eine höhere Flexibilität in den Entwicklungsprozessen, da sie schnell an neue Anforderungen oder Technologien angepasst werden müssen. Jedoch darf dies bei Business-Apps nicht auf Kosten der Zuverlässigkeit und Sicherheit gehen, die weiterhin vor dem Rollout zu testen sind. Die höhere Flexibilität gilt auch für die Einbindung der Anwender in den Entwicklungsprozess. Schließlich sind sie nicht nur Ideengeber, sondern auch wertvolle Beta-Tester. Dabei prüfen sie nicht nur Schnelligkeit und Stabilität der App, sondern auch die Praxisnähe der Funktionen. Häufig erweitern oder verändern sich dabei schon während der Testphase die Anforderungen der Nutzer aufgrund ihrer praktischen Erfahrungen.

Konkreter Nutzen

Werden die genannten Punkte berücksichtigt, können mobile Apps einen deutlichen Mehrwert für das Unternehmen bieten. Zum Beispiel sorgen sie dann für höhere Produktivität der Mitarbeiter durch effizientere, ortsunabhängige Arbeitsprozesse. Werden die Kollegen schon von Anfang an in den Entscheidungs- und Entwicklungsprozess einbezogen, fördert dies nicht nur die Akzeptanz der Apps, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Bindung an das Unternehmen.

Aber auch in der Außendarstellung zum Kunden bieten mobile Apps deutliche Vorteile. Entsprechend werden vor allem Mitarbeiter in Vertrieb und technischem Außendienst in naher Zukunft überwiegend mobile Apps nutzen. So lässt sich eine stärkere Markenbindung durch attraktive Videos sowie virtuelle Darstellungen erreichen. Vor allem bei Business-Kunden ist eine verständliche Produkt- und Funktionspräsentation wichtig, um den Entscheidungsprozess zu erleichtern. Ferner sorgen interaktive Eingaben des Kunden für eine emotionalere Kaufentscheidung. Schließlich erwarten diese heutzutage auch die Verwendung moderner Technologien und mobiler Geräte, da sie bereits zum Alltag gehören.