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Contract Lifecycle Management (CLM) heißt, Verträge im Unternehmen proaktiv zu verwalten. Ziel ist es, größtmöglichen Nutzen aus dem Inhalt des Vertrages zu ziehen. Das unterscheidet CLM von einem Dokumenten Management System (DMS). Es geht beim Vertragsmanagement nur am Rande um das Dokument, sondern darum, die Inhalte und Klauseln in die Geschäftsprozesse zu integrieren.
Verträge betreffen jede Person und Abteilung im Unternehmen. Sie umfassen Arbeits- und Mietverträge, Verträge mit Kunden oder Lieferanten, Lizenzierungen, Partnerverträge und vieles mehr. Insofern könnte jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mit CLM in Kontakt kommen. Es ist also nicht nur ein System ist, das der Rechtsabteilung hilft, Verträge schneller auszuarbeiten.
Technisch kann CLM etwa als Add-In für Textbearbeitungsprogramme, wie etwas Microsoft Word, realisiert werden. Nutzer mit bestimmten Berechtigungen können die jeweiligen Klauseln im CLM zentralisiert erstellen, bearbeiten oder freigeben. Wird ein Vertrag im Textverarbeitungsprogramm aufgesetzt, steht dem User die entsprechende Bibliothek aktueller Klauseln zur Verfügung, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen.
In der Regel profitieren einige Gruppen oder Abteilungen im Unternehmen mehr als für andere von einer CLM-Integration.
Die Rechtsabteilung
Das vermutlich häufigste Tool der Rechtsabteilung ist Microsoft Word. Durch die Integration einer CLM-Lösung mit Word können die Rechtsexperten in ihrer gewohnten Umgebung neue Verträge oder Vorlagen entwerfen. Dieser Teil ist mit der Funktionalität eines DMS vergleichbar.
Doch ein CLM kann mehr: Die Mitarbeitenden der Rechtsabteilung können sich auf einzelne Teile wie die Klauseln des Vertrags und deren inhaltliche Bedeutung konzentrieren. Für ein CLM sind dies die entscheidenden Elemente. Aus ihnen ist der Vertrag aufgebaut. Das bedeutet, das Vertragsmanagement findet zum einen inhaltlich und zum anderen auf detaillierterer Ebene statt als auf der eines fertigen Dokuments.
Für die Mitarbeitenden der Rechtsabteilung ergibt sich daraus der Vorteil, dass sie sich stärker auf Templates, Klauseln und die Freigabe von Verträgen fokussieren, die nicht dem Standard folgen. Umgekehrt lassen sich aber standardisierte Verträge aus den gültigen Klausen und Templates des CLM generieren. Wichtig ist dabei, dass die Unternehmen das CLM als einzig gültige Quelle aller Verträge definieren, um die Inhalte aktuell zu halten und Widersprüche zu vermeiden.
Umgekehrt können so auch bestehende Verträge aktualisiert werden, wenn sich beispielsweise die Rechtlage ändert. Das CLM kann dabei sämtliche Verträge und damit jegliche Geschäftsbeziehungen anzeigen, für die diese Änderung von Bedeutung ist.
Der Einkauf
Im Einkauf lässt sich ein neuer Vertrag, den die Beschaffungsabteilung im CLM-System mit vorgegebenen Templates entwirft, schnell mit dem Lieferanten abstimmen. Sind Korrekturen oder Ergänzungen notwendig, kann der Einkauf diese direkt im CLM recherchieren oder die Rechtsabteilung bitten, sie entsprechend anzupassen. Diese Anpassungen stehen Nutzern anschließend für neue Verträge zur Verfügung, ohne dass in einem einzelnen neuen Dokument nach aktualisierten Klauseln gesucht werden muss.
Einige CLM-Lösungen können mit anderen Line-of-Business-Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme integriert werden. Auf diese Weise lassen sich etwa die Einkaufskonditionen in den Vertrag, der aus dem CLM stammt, eingefügt werden. Das System stellt für den neuen Vertrag alle Vorgaben und Klauseln zur Verfügung, die aktuell Gültigkeit besitzen und im jeweiligen Kontext relevant sind.
Darüber hinaus kann ein CLM-System im Falle variabler Vertragsklauseln Vorschläge für Alternativen liefern, die dann im Rahmen der Vertragsverhandlungen von den Parteien diskutiert werden können.
Der Vertrieb
Dieser Ansatz gilt auch für den Vertrieb. Die Basis der Verträge, mögliche Alternativen sowie die Konditionen eines neuen Vertrags sind durch die Line-of-Business-Integration bereits im CLM abgebildet. Das senkt die Zeit, die zwischen dem Abschluss eines Deals und der finalen Unterzeichnung eines Vertrages vergeht. Das wiederum bedeutet eine schnellere Umsetzung und einen ebenso schnelleren Cash-Flow.
Das Management
Die bisherige Betrachtung war in erster Linie operativ. Doch auch für die Steuerung eines Unternehmens liefert ein intelligentes Vertragsmanagement wertvolle Dienste.
Dazu gehört unter anderem, dass individuell definierbare Dashboards einen Überblick über wichtige KPIs des Unternehmens bereitstellen. Die Anpassbarkeit stellt hierbei sicher, dass den individuellen Ansprüchen und Bedürfnissen der Unternehmensführung Rechnung getragen wird. Dabei müssen es keineswegs proprietäre Dashboards sein, sondern auch bereits im Unternehmen vorhandene Dashboards lassen sich integrieren.
Risikomanagement
Neben den oben genannten Funktionen können CLM-Lösungen auch einen Beitrag für das Risikomanagement leisten.
Wie erwähnt, ist für das Vertragsmanagement der Inhalt der Klauseln die entscheidende Größe. Angesichts der Verpflichtung der Unternehmen, beispielsweise Verantwortung für die komplette Lieferketten zu übernehmen im Rahmen des neuen Lieferkettengesetzes, steigt die Notwendigkeit, entsprechende Klauseln in Verträgen einzuarbeiten. Zudem gilt es, diese zu überwachen und gegebenenfalls bei Gesetzesänderungen anzupassen.
Für große Unternehmen wie Daimler, die Millionen von Verträgen mit mehr als einer halben Million Lieferanten haben, wäre es nur mit größter Mühe und unter Einsatz erheblicher Ressourcen möglich, die Risiken in allen Verträgen zu identifizieren. Daher setzt der Automobilhersteller auf eine cloudbasierte CLM-Lösung. Diese ermöglicht, durch das Management auf Klauselebene, schnell all jene Verträge aufzufinden, die bestimmte Klauseln im Zusammenhang mit bestimmten Risiken und Verpflichtungen beinhalten. Das vereinfacht das Risikomanagement und senkt somit die Wahrscheinlichkeit, im Nachhinein auf nicht erkannte Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben reagieren zu müssen.
Nur Integration liefert umfassende Vorteile
Modernes CLM bietet somit operativ und strategisch Vorteile im Wettbewerb. Das sind neben schlankeren und schnelleren Prozessen auch Einblick in Erfüllungsgrad von Verträgen und das Risikomanagement. Unternehmen, die sich mit der Einführung eines CLM beschäftigten, sollten aber darauf achten, dass die Lösung offen für die Integration in andere, bestehende Unternehmenslösungen ist. Nur dann lässt sich das volle Potenzial einer CLM-Lösung ausschöpfen.