Was ist Controlling?

Controlling wird heutzutage leider immer noch zu häufig mit Kontrolle übersetzt. Es geht tatsächlich aber um Planung und Steuerung des Unternehmens (to control = steuern). Der Controller wird daher oft gerne als der Navigator des Unternehmens bezeichnet, welcher der Geschäftsleitung (dem Kapitän) Transparenz über den aktuellen Standort (Ist) und die Richtung (Soll) gibt.

Auch sonst haben die Bedeutungen der Begriffe Kontrolle und Controlling große Unterschiede. Wenn es um Kontrolle geht, dann geht es oftmals darum Schuldige zu suchen und Fehler aufzudecken. Ganz im Gegensatz dazu soll das Controlling planen, steuern und kalkulieren. Und das immer vorwärts- und zukunftsorientiert ganz im Gegensatz zur Kontrolle, die immer vergangenheitsorientiert ist.

Controlling - Definition

Das primäre Ziel des Controllings ist es, zu erkennen wo Handlungsbedarf besteht und aufzuzeigen, wie gesteckte Ziele erreicht werden können.

Die Amerikaner haben schon Anfang der 1930er Jahre das "Controllers Institute of America" gegründet und damit zum ersten Mal den Begriff des Controllings in die Wirtschaftswelt eingeführt. In Deutschland ist das Controlling erst in den 1970er Jahren so richtig in Mode gekommen. Zuerst in Konzernen und Großunternehmen und durch die rasante Entwicklung der IT und der Digitalisierung auch immer mehr in mittelständischen und kleinen Unternehmen.

Kein Controlling ohne Informationen und Daten. Und damit ist die Entwicklung des Controllings ganz eng gekoppelt mit den Themen IT und Digitalisierung. In den 1970er und 1980er Jahren waren Controller noch "manuelle Datensammler und -verarbeiter". Mittlerweile übernehmen diese Aufgabe die leistungsfähigen Softwaresysteme. Daher hat sich in diesen 40 Jahren das Controlling schon sehr stark gewandelt vom Datensammler zum Dateninterpretierer. Es geht heute darum, aus der Flut an Daten und Informationen die für die Steuerung und Planung des Unternehmens wesentlichen herauszufiltern und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen. Weitreichende Entscheidungen werden damit von Controllern maßgeblich vorbereitet.

Dabei differenziert man heute drei große Bereiche des Controllings:

1. Das strategische Controlling konzentriert sich auf die Analyse und Auswertung des Kundenverhaltens und hat den Markt als auch den Wettbewerb fest im Blick. Damit wird das Unternehmen in die Lage versetzt, auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können.

2. Das operative Controlling hat den laufenden Betrieb im Fokus im Sinne von Budgetmanagement sowie Analyse, Planung und Steuerung der internen Kenngrößen und KPIs.

3. Das Risiko-Controlling beurteilt Risiken, aber auch Chancen, die für alle Geschäfte des Unternehmens relevant werden können.

Auch funktional hat sich das Controlling spezialisiert. Waren es früher primär Soll-/Ist-Vergleiche und Deckungsbeitragsrechnungen, die eine Controlling-Abteilung ausgemacht haben, so haben sich heute ganz eigene Controlling-Funktionen etabliert.

So gibt es zum Beispiel das Vertriebs-Controlling, das Produktions-Controlling und auch das IT-Controlling. Das sind jeweils sehr spezifisch auf die Funktion eingehende Controlling-Definitionen.

Zur Definition des Controllings gehört abschließend auch die Abgrenzung zum externen Rechnungswesen (Financial Accounting oder Buchhaltung). Denn das Controlling wird nicht umsonst internes Rechnungswesen genannt (Management Accounting). Intern meint in diesem Zusammenhang den Adressaten des Controllings, nämlich die Geschäftsleitung.

Wohingegen das externe Rechnungswesen auf die Stakeholder, man könnten sagen die Außenstehenden aus Unternehmenssicht abzielt. Das externe Rechnungswesen ist dabei auch ganz klar geregelten Informationspflichten unterworfen und unterliegt vielen Rechtsvorschriften. Auch hier der Unterschied: Das interne Rechnungswesen (Controlling) hat diese Rechtsvorschriften nicht, sondern ist geprägt von einer gestalterischen Freiheit für die unternehmensinterne Datenerhebung, -verarbeitung und -auswertung und richtet sich grundsätzlich an das interne Management.

Controlling - Aufgaben

Die Controlling-Abteilung und damit auch der Controller sind heute in nahezu alle Prozesse des Unternehmens eingebunden. Denn immer wenn es um die Planung, Analyse, Steuerung und Ableitung von Erkenntnissen geht, braucht es den Controller.

Auf den Punkt gebracht sind es vier primäre Aufgaben, die der Controller und die Controlling-Abteilung ausmachen:

1. Planungsaufgaben
   Eine der grundlegendsten Controlling-Tätigkeiten ist die Planung. Planung kann eine Zeitdimension haben im Sinne von kurz-, mittel- oder langfristig. Genauso kann die Planung unterschiedliche Funktionen haben in Form von Budgetplanung, Liquiditätsplanung, Umsatz- oder Kostenplanung. Planung findet nicht nur vergangenheitsorientiert statt im Sinne der Kalkulation auf bestehenden Kapazitäten und Bedingungen, sondern Planung muss sich an Zielen orientieren.

2. Informationsaufgaben
   Im Grunde könnte man diesen Punkt heutzutage als "Reporting" bezeichnen. Denn im Rahmen der Informationsaufgabe stellt das Controlling den internen Stakeholdern die notwendigen Informationen zur Steuerung ihres Geschäftes zur Verfügung. Durch moderne Software ist dies heute oftmals per Knopfdruck möglich und der Controller muss nicht mehr die Daten beschaffen und auswerten. Daher geht es heute eher um die Interpretation und Analyse von Zusammenhängen sowie die Entscheidungsvorbereitung. Auch die Erstellung von Reports in IT-Systemen ist Bestandteil dieser Informationsaufgabe.

3. Steuerungsaufgaben
   Hier geht es um die Herleitung von operativen oder strategischen Maßnahmen aufgrund von Auswertungen oder zum Beispiel durch die Ergebnisse von Abweichungs- bzw. Delta-Analysen. Controller erforschen Ursachen und leiten daraus Vorschläge für Steuerungsmaßnahmen ab. Dazu gehört auch die Prognose- und Szenarienarbeit der Controlling-Abteilung, denn dadurch können direkt Entscheidungen abgleitet werden.

4. Koordinationsaufgaben
   Eine Controlling-Abteilung kann erfolgreich sein, wenn sie eng mit allen Fachbereichen und der Geschäftsleitung zusammenarbeitet. Daher ist die Koordination der Anforderungen aus diesen Bereichen als auch die Umsetzung und Entscheidungsvorbereitung eine Koordinationsaufgabe des Controllings. Der Controller muss dabei die verschiedenen Interessen und Absichten zwischen den Fachbereichen und/oder der Geschäftsleitung im Sinne der Unternehmensziele koordinieren. Auch ein enger Draht im Sinne von Koordination besteht mit der IT-Abteilung. Denn diese stelle die IT-Systeme zur Verfügung und der Controller muss die fachlichen Anforderungen für diese Applikationen detailliert beschreiben können. Diese Koordinationsaufgabe erfordert viel Fingerspitzengefühl, Einfühlungsvermögen und Menschenkenntnis.

Lesetipp: Der CIO wird zum Strategieberater

Die Zukunft des Controllings

Schon heute übernimmt die Software viele Aufgaben des Controllers. Ein großes Problem ist in vielen Unternehmen immer noch die Nutzung unterschiedlichster IT-Systeme für die diversen Aufgaben. Dies führt zu vielen Schnittstellen und teilweise manuellen Datenübertragungen zwischen den betroffenen IT-Systemen. Das Ergebnis ist leider häufig in ungenauen Zahlen und Daten zu erkennen, da manuelle Datentransfers immer Fehler bergen oder Schnittstellen einfach nicht richtig funktionieren bzw. eingerichtet sind. Das Stichwort dazu ist "Single Point of Truth", d.h. die Daten, die verarbeitet werden sind immer korrekt und nachvollziehbar.

Die heutigen Reports und Dashboards sind häufig schön gemacht und zum großen Teil auch einfach zu bedienen, aber ob die Daten nachher wirklich stimmen und der Report vollständig ist, ist oftmals fraglich. Eine zu komplexe Systemlandschaft, die oftmals "historisch" gewachsen ist, führt immer noch zu unnötiger Mehrarbeit im Controlling. Wenn diese Probleme behoben werden können, dann kann sich der Controller wieder auf seine ureigene Aufgabe als Navigator konzentrieren.

Der nächste Schritt im Controlling wird dann durch die künstliche Intelligenz (KI) erfolgen. Durch KI können die Aufgaben der Interpretation unter Umständen auch von Computern übernommen werden. Damit wird den Controllern ein weiteres Feld genommen und es stellt sich die dann die Frage, was die zukünftigen Aufgaben einer Controlling-Abteilung sein werden?

Die jetzige Software hat dem Controller schon die Aufgabe des Datensammlers und -aufbereiters abgenommen. Wenn die KI dann noch die des Interpretierens abnimmt, dann wird der Controller vermutlich nur für die Einstellung der Software inklusive KI benötigt. Aber die Realität in den Unternehmen sieht heute noch anders aus und die hier gezeichnete Zukunft ist theoretisch schon zu großen Teilen realisierbar, aber in der Praxis wird es noch dauern.