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Business-Analysten sind dafür verantwortlich, die Zusammenarbeit zwischen IT und Business zu verbessern. Auf Basis von Datenanalysen spüren sie Schwachstellen auf und unterbreiten Führungskräften sowie Stakeholdern datengestützte Verbesserungsvorschläge. Sie setzen sich mit führenden Köpfen aus dem Business sowie mit Nutzern zusammen, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, wie sich Abläufe, Produkte, Dienstleistungen und Software sowie Hardware verändern. Ziele sind mehr Effizienz und eine höhere Wertschöpfung. Die daraus entstehenden Ideen müssen Business-Analysten nicht nur artikulieren können, sondern auch unter Aspekten von Wirtschaftlichkeit und Funktionalität verteidigen.
Der Berufsverband International Institute of Business Analysis (IIBA) bezeichnet Business-Analysten als "Agenten des Change" in Unternehmen, Behörden oder Non-Profit-Organisationen. Das IIBA hat - teilweise in Anlehnung an die Beraterfirma Robert Half Technology - eine Stellenbeschreibung definiert. Demnach entwickeln diese Fachkräfte neue Modelle der Entscheidungsfindung, indem sie mit den Abteilungen für Finanzen und IT zusammenarbeiten. Dazu müssen sie Regularien verstehen, Reports erstellen können und Erfahrung mit Forecasts, Budgetierung sowie der Analyse finanzieller Kennzahlen besitzen. Das alles in Kombination mit einem guten Verständnis von Key Performance Indikatoren (KPI).
Laut dem Personaldienstleister Robert Half übernehmen Business-Analysten üblicherweise folgende Aufgaben: Sie entwickeln detaillierte Business-Analysen inklusive Aufzeigen von Problemen, Möglichkeiten und Lösungen, Budgetierung und Forecasting, Planung und Monitoring, Ist-Soll-Vergleiche und Pricing. Sie stellen fest, was für das Unternehmen notwendig ist und legen den Stakeholdern Empfehlungen oder Forderungen dar.
"Business-Analysten müssen sich wie Product Owner verhalten"
Bob Gregory, Professor und Direktor des Business Analysis und Management Degree Programms der Bellevue University, sieht das Identifizieren und Priorisieren technologischer und funktioneller Anforderungen ganz oben auf der Liste. "Das Erheben solcher Anforderungen und das Einbinden der IT, um den Bedürfnissen der Kunden wirklich auf den Grund zu gehen, sind eine der wichtigsten Aufgaben", sagt er, "Business-Analysten müssen sich wie Product Owner verhalten. Auch, wenn eigentlich das Business der Product Owner ist."
Laut Jeffrey Hammond, Vice President und Principal Analyst bei Forrester, sollten sich Business-Analysten folgende Fragen stellen: "Was müssen die Systeme leisten, und wie erfüllen sie das? Von wem müssen wir Input einholen und wie überzeugen wir von Anfang an alle Beteiligten von den Änderungen, die wir durchführen wollen?"
Da Unternehmen ihre Entscheidungen immer stärker auf Daten stützen, entwickelt sich die Rolle eines Business-Analysten ständig weiter. Dabei steht jeder Analyst vor den besonderen Herausforderungen seines jeweiligen Unternehmens. Darunter fallen Altsysteme, sich ändernde Technologien, dysfunktionale Prozesse, mangelnde Kundenzufriedenheit oder Silo-artige Strukturen.
Eigenschaften eines Business-Analysten
Die Aufgabe eines Business-Analysten setzt sowohl "harte" als auch "weiche" Skills voraus. Wer einen solchen Job übernimmt, muss nicht nur Trends aus Daten erkennen, analysieren und zu Reports aufbereiten können. Diese Informationen müssen auch geteilt und den passenden Empfängern im Business weitergeleitet werden. Einen beruflichen Hintergrund aus der IT brauchen Business-Analysten nicht zwingend. Ein grundsätzliches Verständnis der Arbeitsweise von Systemen und Tools aber schon. Andererseits arbeiten auch IT-Fachleute mit wenig betriebswirtschaftlicher Erfahrung in dieser Rolle.
Die IIBA listet folgende Skills und Erfahrungen für Business-Analysten auf: sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, interpersonelle und beratende Fähigkeiten, analytisches Denken und Problemlösung, Genauigkeit und ein guter Blick für Details, Organisationstalent, Verständnis für betriebliche Strukturen, Analyse der Stakeholder, Anforderungserhebung, Kosten-Nutzen-Analyse, Prozess-Modellierung, Verständnis von Netzwerk, Datenbank und weiteren Technologien.
Eine weitere Frage stellt sich nach Zertifikaten. Das Berufsbild eines Business-Analysten ist noch relativ jung. Einige Institutionen stellen bereits Zertifikate aus, das sind IIBA, IQBBA, IREB und PMI. Wer in diesem Beruf arbeiten will, kann außerdem sogenannte Boot Camps besuchen. Dort werden entweder bestehende Fertigkeiten vertieft oder neue erlernt. Hinter dem Begriff Boot Camp kann sich ein klassischer mehrtägiger Workshop verbergen oder durchorganisierte Kurse, in denen sich die Teilnehmer über Wochen oder sogar Monate hinweg zu festgelegten Zeiten treffen. Angebote gibt es für jeden Lerntyp.
Solche Kurse können vor Ort oder online stattfinden. Außerdem haben Unternehmen die Möglichkeit, Boot Camps in ihren Räumen durchführen zu lassen. Die Palette reicht von kostenfreien Kursen bis zu Schulungen zum Preis von mehreren tausend Euro. Gegebenenfalls umfassen sie nicht nur Lerninhalte, sondern Karrierebegleitung und ein Mentorenprogramm. Grundsätzlich eignen sich solche Zertifikate auch als Ergänzung für Arbeitnehmer, die einen Abschluss in IT oder Betriebswirtschaft haben.
Werkzeuge und Software
Oft arbeiten Business-Analysten mit Microsoft-Anwendungen wie Microsoft Excel, PowerPoint, Access, SQL, Google Analytics und Tableau. Damit sammeln und ordnen sie Daten, erstellen Grafiken, schreiben Dokumente und erstellen Präsentationen, um ihre Arbeit zu erklären. Diese Programme erfordern keine Programmier- oder Datenbank-Kenntnisse. Welche Tools ein Business-Analyst einsetzt, hängt immer von seiner Aufgabe und den Unternehmensanforderungen ab.
In der Software-Entwicklung leiten Business-Analysten aus Echtzeit-Daten von Anwendern ab, wie sich das Nutzerverhalten entwickelt. Sie stellen fest, welche Lösungen gut angenommen werden und wo die Nutzer Probleme haben. Mit der Bedeutung der Daten wächst auch die der Business-Analysten. Kelly Emo, Director of Product and Solutions Marketing for Application Lifecycle and Quality bei HPE Software, nennt dies einen "Schlüsselwert". Die ganze Linie zwischen IT, Digital, Software-Entwicklung und Business verschiebe sich, sagt Emo. Damit wachsen Business-Analysten in die Rolle eine Product Owners, was ihren Job noch interessanter macht. Wie Forrester-Analyst Hammond beobachtet, arbeiten in einigen Unternehmen Produkt Manager mit Business-Analysten zusammen, um deren wachsender Verantwortung gerecht zu werden.
Mit neuen Arbeitsweisen in der Softwareentwicklung ändert sich der Zeitpunkt, zu dem ein Business-Analyst einbezogen wird. In klassischen Wasserfall-Projekten kommt der Analyst typischerweise hinzu, wenn es um das Front-end geht, um Nutzeranforderungen zu analysieren und zu priorisieren. Nun wenden aber immer mehr Unternehmen agile Methoden an. Sie entwickeln damit iterativer und schneller. Oft begleiten Business-Analysten das komplette Projekt.
Schnittstelle zur Compliance-Abteilung
Laut Hammond setzen Unternehmen ihre Business-Analysten entweder auf mehrere kleine Projekte gleichzeitig an oder nur auf ein besonders großes und komplexes. Sehr große Vorhaben können auch mehrere Business-Analysten beanspruchen. Andererseits verzichten manche IT-Abteilungen immer noch ganz auf diese Fachkräfte, sagt Emo von HPE Software. Das gilt ihrer Beobachtung nach insbesondere für mobile Marketing-Apps oder Anwendungen, die kurzfristig zeitlich begrenzte Abverkaufs-Aktionen unterstützen sollen. Hier nutzen die Firmen zum Beispiel DevOps.
"Das alles läuft sehr schnell und nach einem Continuous Delivery-Modell ab", sagt Emo. Die Unternehmen wollen möglichst datengetrieben arbeiten und sich Anforderungslisten sparen. Bei der Entwicklung von "digital first"-Anwendungen wie im digitalen E-Commerce sind nicht unbedingt Business-Analysten gefragt. Auf der anderen Seite begleiten Business-Analysten fast immer die Entwicklung von Backoffice-Anwendungen und Software für das Kerngeschäft, denn hier ist eine genaue Dokumentation entscheidend. "Viele dieser Anwendungen unterliegen strengen Regularien, so dass die Unternehmen einen Business-Analysten als Schnittstelle zur Compliance-Abteilung brauchen", schließt Emo.