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Der Begriff Statement of Work (SoW) - übersetzt Leistungsbeschreibung - stammt aus dem Projektmanagement. Gemeint ist damit eine Beschreibung der Leistungen, die im Laufe eines Projekts erbracht werden sollen, zum Beispiel in Form von Produkten, Services oder Ergebnissen.
Welche zentralen Dokumente gibt es im Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst laut der DIN-Norm 69901 die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten."
Dem Statement of Work (Leistungsbeschreibung) kommt bereits während der Angebotsphase eine zentrale Bedeutung zu. Das Dokument führt die einzelnen Leistungsmerkmale im Detail auf.
Besonders im technischen Bereich wird häufig der Begriff Lastenheft benutzt. Das Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.
Auftragnehmer erstellen im weiteren Projektverlauf ein Pflichtenheft, welches genauer beschreibt, wie sie die Anforderungen im Lastenheft umsetzen.
Warum ist ein Statement of Work wichtig?
Carsten Friedrich arbeitet als Anwenderberater beim Projektmanagement-Software-Unternehmen Projektron. Er erhält häufig Leistungsbeschreibungen (Statement of Work) von Unternehmen, die er dann für einen Ausschreibungsprozess oder eine Angebotsabgabe bearbeitet. Eine durchdachte Leistungsbeschreibung (Statement of Work) hält Friedrich aus verschiedenen Gründen für wichtig und sinnvoll:
Interne Klarheit beim Auftraggeber:Auftraggeber erstellen die Leistungsbeschreibung, bevor sie Auftragnehmer für ein Projekt anfragen. Das Dokument sorgt für eine klare Zieldefinition über alle beteiligten Abteilungen hinweg und eine stabile Basis.
Kein Raum für Missverständnisse: Das Dokument minimiert die Gefahr von Missverständnissen, weil in der Regel mehrere Personen an der Freigabe beteiligt sind.
Vergleichbarkeit: Ein Statement of Work ermöglicht den Vergleich von Auftragnehmern und ihren Angeboten und erleichtert Entscheidungen.
Rahmen für nächste Schritte: Das Statement of Work setzt einen Rahmen für die weiteren Schritte im Projekt. Dazu zählen beispielsweise Angebot, Pflichtenheft und Proof of Concept
Erfolgsfaktor: Nicht zuletzt minimiert ein Statement of Work die Gefahr, dass wichtige Parameter nicht abgeklärt werden und Auftraggeber die falsche Software kaufen.
Was sollte ein Statement of Work enthalten?
Carsten Friedrich von Projektron arbeitet auf der Auftragnehmer-Seite. Das bedeutet, er erhält Leistungsbeschreibungen (Statement of Work) von verschiedenen Interessenten oder begegnet ihnen im Zusammenhang mit Ausschreibungen, an denen sich das Software-Unternehmen Projektron beteiligt. "Der Facettenreichtum beim Aufbau einer Leistungsbeschreibung ist groß, es gibt dafür keine allgemeinverbindliche Norm", sagt Friedrich.
Es gebe Leistungsverzeichnisse in Tabellenform, bei denen er als potenzieller Auftragnehmer direkt Felder ausfüllen kann. Teilweise arbeiten Unternehmen auch mit Leistungsbeschreibungen in Form von Textdokumenten, die sie mit Grafiken ergänzen. Friedrich persönlich bevorzugt die übersichtliche Tabellenstruktur für Leistungsbeschreibungen.
Folgende Bausteine sind nach seiner Erfahrung in einer solchen SoW-Tabelle hilfreich:
ID: Mit einer eindeutigen Identifikationsnummer lassen sich Leistungen später klar zuordnen.
Rubrik: Ein Thema wie zum Beispiel Berechtigungen ermöglicht den Überblick über Themenblöcke und eine bessere Orientierung.
Rolle: Dieses Feld beschreibt, aus welcher Rolle heraus ein Ziel formuliert ist, zum Beispiel: "Als Administrator benötige ich…".
Leistungsbeschreibung/Ziel: In diesem Feld wird das Ziel definiert, das durch die Funktion erreicht werden soll.
Abteilung: Hier hält man fest, welche Abteilungen die Lösung nutzen werden.
Abnahmebedingungen: Eine Auflistung der Abnahmebedingungen legt fest, wann das Feature die gewünschten Anforderungen erfüllt.
Standard/Konfiguration/Programmierung: Für ein Softwareunternehmen wie Projektron ist in der Leistungsbeschreibung wichtig, zu erkennen und dann auch festhalten zu können, ob gewünschte Features im Standardprodukt enthalten sind oder eine Anpassung oder Neuprogrammierung notwendig ist. Das wirkt sich auf die Zeitplanung und das Angebot aus.
Kommentarfeld: Ein Freifeld für Kommentare lässt sich zum Beispiel nutzen, um Lösungsvorschläge zu skizzieren oder Hinweise zu ergänzen.
Ganz unabhängig davon, ob Tabelle oder Textdokument - in der Regel füllt eine Person die Felder in der Leistungsbeschreibung und legt dar, wie der Auftragnehmer das Projekt umsetzen würde. Häufig lesen dann weitere Stakeholder im Unternehmen das Dokument. Nach der internen Freigabe entsteht auf dieser Basis ein Angebot. Carsten Friedrich zeigt ein Beispiel für eine Leistungsbeschreibung, bei der Projektron die einzelnen Bestandteile der Leistungsbeschreibung (Statement of Work) direkt als Tickets im Ticket-System dokumentiert hat. "Darauf können wir uns während des gesamten Projektverlaufs beziehen und so auch kontinuierlich die Ziele und unseren Erfolg messen", erläutert er.
Tipps für das Erstellen einer Leistungsbeschreibung (Statement of Work)
Wie wichtig präzise Formulierungen beim Verfassen einer Leistungsbeschreibung sind, zeigt das folgende Beispiel von Carsten Friedrich: "Es macht einen großen Unterschied, ob ich sage, dass ich ein schnelles Auto möchte oder ein Auto, das 170 Kilometer pro Stunde auf der Autobahn fährt. Beim zweiten Satz haben alle anderen eine viel konkretere Vorstellung davon, was genau die Person sich unter einem schnellen Auto vorstellt." Seine Tipps für verständlich verfasste Leistungsbeschreibungen:
Eindeutige Identifikationsnummern zuordnen
Klare Formulierungen (nicht schwammig)
Kurze Sätze
Aktive Sätze formulieren und im Gegenzug passiv vermeiden
Klare Satzbaumuster verwenden
Keine Scheu vor Wiederholungen - Synonyme können Verwirrung stiften
Spezialbegriffe oder mehrdeutige Begriffe in einem Glossar erläutern
Konkrete Beschreibungen für bessere Messbarkeit
Abnahmebedingungen aufnehmen
"Die Leistungsbeschreibung bildet die Basis für den weiteren Projektverlauf. Daraus entstehen unter anderem im nächsten Schritt ein Angebot und ein Zeitplan", sagt Carsten Friedrich. Und die Leistungsbeschreibung ist auch dann sehr hilfreich, wenn sich im weiteren Projektverlauf Anforderungen ändern, zum Beispiel der Wunsch nach zusätzlichen Funktionen entsteht. Friedrich: "Hier können wir uns immer auf die Leistungsbeschreibung beziehen, den Zeitplan und die Kosten neu bewerten und den zusätzlichen Baustein aufnehmen."