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Business Alignment - Definition und Bedeutung
IT Business Alignment (ITBA) ist seit über drei Jahrzehnten ein zentrales Forschungsthema im Bereich IT-Strategien. Dennoch stellt es bis heute eine beachtliche Herausforderung in der Praxis dar. Insbesondere sind die Prozesse, Rollen und Ergebnisse zu ITBA unklar. Dieser Artikel zeigt die Bedeutung von ITBA und skizziert die Unternehmensarchitektur (Enterprise Architecture) als zentrale Funktion.
ITBA bezeichnet die Unterstützung und das Erweitern der Geschäftsstrategie durch IT-Investitionen. Es umfasst Fähigkeiten, Prioritäten, Entscheidungen und Maßnahmen aus den IT-Abteilungen, um die Geschäftsstrategie eines Unternehmens weiter zu entwickeln. Der Vorgang kann als Zustand, Ergebnis, Fähigkeit, Methodik oder als Prozess betrachtet werden. In allen Fällen steht die Übereinstimmung (Kongruenz) von Geschäfts- und IT-Strategien im Fokus.
Die Integration von IT in die Geschäftsprozesse ist von entscheidender Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und die Abstimmung von Geschäfts- und IT-Strategien erhöht die IT-Effektivität und damit die Wertschöpfung. Ein Unternehmen kann mit strategisch ausgerichteten IT-Systemen außergewöhnliche Gewinne und Wettbewerbsvorteile erzielen. Hingegen kann ein Unternehmen nicht wettbewerbsfähig sein, wenn IT- und Geschäftsstrategien nicht aufeinander abgestimmt sind, denn bei unzureichender Abstimmung können Unternehmen keinen Wert aus ihren IT-Investitionen generieren.
Wertschöpfung und Wettbewerbsvorteile
Die wichtigsten Ziele von ITBA sind die Verbesserung der Wertschöpfung und der Ausbau der Wettbewerbsvorteile durch Produktivitätssteigerungen, Innovationen, beschleunigte Produktentwicklungen und Verbesserungen der Produkt-/Servicequalität. Weiterhin verbessert ITBA die strategische Agilität, das heißt, die Fähigkeit auf Marktänderungen schnell und flexibel reagieren zu können.
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IT-Investitionen und Geschäftsentscheidungen beeinflussen und bedingen sich gegenseitig. IT-Investitionen müssen die Geschäftsarchitektur und die organisatorischen Ziele des Unternehmens unterstützen. Die Geschäftsarchitektur bezeichnet die Geschäftstätigkeiten der Unternehmen in Bezug auf ihre Fähigkeiten, Organisation, Prozesse, Aufgaben, usw. Sie beschreibt die aktuellen und zukünftigen Zustände des Unternehmens, dient der Bildung eines gemeinsamen Verständnisses unter den Stakeholdern und wird zur Abstimmung der strategischen Ziele und der taktischen Anforderungen verwendet.
Die Ziele und Anforderungen von IT-Investitionen hängen also von der Geschäftsarchitektur eines Unternehmens ab. IT-Investitionen, die nicht kompatibel zu den Zielen der Geschäftsstrategie sind und die Anforderungen der Geschäftsarchitektur nicht erfüllen, sind wertlos.
Neben der Unterstützung der Geschäftsarchitektur tragen IT-Investitionen zur Erfüllung der organisatorischen Ziele bei. Diese umfassen alle strategischen Vorhaben, die strukturelle Änderungen des Unternehmens betreffen, wie
geografische Expansionen,
Akquisitionen von Firmen,
Standortverlagerungen,
Auslagerungen,
Änderungen der Lieferanten- oder Partnerbeziehungen usw.
Alle organisatorischen Änderungen erfordern Änderungen der IT-Systeme bezüglich Schnittstellen, Anwendern und Prozessen.
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Unternehmensarchitekten als Schlüsselrolle für IT Business Alignment
Strategische IT-Planungsprozesse sind generell uneinheitlich und diffus. Es gibt kein allgemein anerkanntes Rahmenwerk, das die Prozesse und die Rollen langfristigen deutlich regelt. Klare Leitfäden oder Best Practices zur Einführung von strategischen IT-Planungsprozessen in Unternehmen stehen nicht zur Verfügung. Zahlreiche Frameworks für das IT-Management wie ITIL, TOGAF, COBIT oder PMBOK sind diesbezüglich unscharf und untereinander nicht konsistent. Sie bieten somit keine praktische Hilfe zum Einrichten geeigneter Prozesse für ITBA.
Traditionell werden Entscheidungen zu IT-Investitionen auf den höheren Managementebenen in Steuerungsgremien getroffen. In vielen Fällen, stimmen sich die CIOs mit den Führungskräften der IT-Abteilungen ab und beantragen die Freigaben von größeren Investitionsbudgets beim CFO oder CEO. Inwiefern Manager von Geschäftsfunktionen, technische Experten und Wissensträger zur Geschäftsarchitektur in die Entscheidungsfindungen einbezogen werden ist fraglich.
Ungeordnete Prozesse und unzureichende Einbeziehung von fachkundigen Stakeholdern bei IT-Investitionen sind hochriskant und können den langfristigen Erfolg des Unternehmens gefährden. Bedeutende Aspekte wie die dauerhafte System-Kompatibilität oder die Kongruenz mit der Geschäftsarchitektur können unterschätzt oder gar übersehen werden, wenn die Aufmerksamkeit zu sehr auf Kosten-Nutzen-Analysen gerichtet ist.
Mit ITBA soll sichergestellt werden, das geschäftliche und technische Betrachtungsweisen in Einklang gebracht werden und dass alle relevanten Anforderungen für zukünftige IT-Projekte erfasst werden. Die Rolle des Unternehmensarchitekten ist dazu gedacht und geeignet die Alignment-Ziele zu erreichen.
Der Unternehmensarchitekt (Enterprise Architect) ist die strategisch orientierte Variante des IT-Architekten, dessen Kernaufgaben im Bereich ITBA liegen, vornehmlich die Sicherstellung der Kongruenz von IT- und Geschäftsstrategie. Er oder sie analysiert die Geschäftsarchitektur und übersetzt diese in die IT-Infrastruktur, sowie in Plattformen und Applikationen. Unternehmensarchitekten wählen, definieren und integrieren IT-Komponenten wie Hard- und Software, die auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind.
Sie entwickeln langfristig die IT-Landschaft eines Unternehmens und kennen somit die technischen Abhängigkeiten und Vorrausetzungen, sowie die Chancen und der Risiken bestehender und zukünftiger IT-Lösungen. Bei den Unternehmensarchitekten laufen die technischen Informationen und Interessen von IT-Experten, Lösungsarchitekten, Entwicklern, usw. zusammen. Er bündelt diese Einflüsse aus dem IT-Bereich und beachtet diese an der Schnittstelle zum Business.
Dazu ist ein anspruchsvolles Kompetenzprofil erforderlich. Die benötigten Fähigkeiten umfassen Methoden zur Lösungsentwicklung und zum IT-Management, sowie profunde Kenntnisse zu vielfältigen Technologien, Standards und Rahmenwerken. Daneben müssen Kompetenzen in der Mitarbeiterführung und der Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Strategisches Management ausgeprägt sein.
Kongruenz mittels Alignment Meetings
Die Rolle des Unternehmensarchitekten ist zwar für das Alignment notwendig, jedoch nicht hinreichend. Weiterhin müssen geeignete Prozesse etabliert werden, die wichtige Stakeholder in den Entscheidungen zu IT-Investitionen einbinden. ITBA ist eine zentrale Geschäftsaufgabe, zu der funktionale Manager und Fachleute aus dem Business einbezogen werden müssen.
Es bedarf dazu keiner komplexer Prozesstapeten. Im ersten Schritt genügen regelmäßige, strukturierte Alignment Meetings, an denen führende funktionale Manager, Business Insider, der CIO und Unternehmensarchitekten teilnehmen. Inhalte und Ergebnisse dieser Besprechungen sind
Überprüfung der strategischen Geschäftsziele und der strategischen Maßnahmen.
Überprüfung der geschäftlichen Anforderungen an die IT.
SWOT-Analyse für die IT-Architektur, d.h. Evaluierung der gegenwärtigen Stärken und Schwächen und Identifizierung von Chancen und Risken in der Zukunft.
Planung der mittel- und langfristigen Änderungen in der IT-Architektur (Planungshorizonte 1-3 Jahre bzw. 3-5 Jahre) und deren Darstellung auf dem Zeitstrahl.
Prüfung der Kongruenz von Geschäfts- und IT-Strategie.
Lesetipp: SWOT-Analyse - Vorlage für die SWOT-Analyse mit Excel, Word oder Powerpoint
Darüber hinaus werden Innovations-Workshops empfohlen, die Anwender und Fachkräfte aus dem Business (z.B. Vertriebs, Marketing, Produktion) sowie IT-Architekten und IT-Spezialisten (z.B. Entwickler) zusammenbringen. In diesen kreativen Workshops werden die Chancen von technologischen Trends ausgelotet (z.B. Digitalisierung), unerfüllte Bedürfnisse entdeckt, Ideen diskutiert und Lösungsansätze entwickelt. Die Resultate dieser Workshops können in der Nachbearbeitung gefiltert und spezifiziert werden. Erfolgsverheißende Ansätze können im Alignment-Meeting als 'Opportunity' im SWOT-Rahmen eingebracht werden und in die strategische IT-Planung mit aufgenommen werden.
Zusammenfassung
Geschäftsstrategien und IT-Strategien müssen aufeinander ausgerichtet und abgestimmt (kongruent) sein zur Wertschöpfung und zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
IT Business Alignment (ITBA) ist ein theoretischer Ansatz für diese Kongruenz.
Die Analyse der Geschäftsarchitektur und das Verständnis der strategischen Geschäftsziele sind essentielle Faktoren zur Entwicklung der IT-Landschaft eines Unternehmens.
Die Unternehmensarchitektur (Enterprise Architecture) ist die zentrale Funktion für ITBA, indem die Abstimmung der IT- und Geschäftsstrategie gesteuert und überwacht wird.
Regelmäßige, strukturierte Alignment-Meetings und gelegentliche Innovations-Workshops bringen Stakeholder aus dem Business und der IT zusammen, um die erstrebte Kongruenz zu erreichen.
Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit und der Verständlichkeit kommt hier das generische Maskulinum zur Anwendung, das alle Geschlechter gleichermaßen einbezieht. (bw)