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Jean-Claude Blaimont, Vizepräsident für IT bei McCain Foods in Europa und Afrika hat ein IT-Team mit 350 Leuten, die auf fünf Kontinenten entweder an denselben oder an völlig unterschiedlichen Projekten arbeiten. Damit die weltweiten Aktionen und Erfahrungen ausgetauscht werden können, nutzen die IT-Mitarbeiter Microsoft Sharepoint für Ankündigungen, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten sowie für Wikis, Blogs und Diskussionsforen. "Unser Ziel war es, Leute aus unterschiedlichen Kulturen und mit Arbeitsplätzen in vielen Ländern zu einem Team zu formen", berichtet Blaimont den Kollegen unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com.
"Wir wussten, dass das eine echte Herausforderung sein wird, aber wir haben nicht vorhergesehen, dass nur zehn Prozent unserer Leute aktiv daran teilhaben würden. Dazu kommt, dass diese 35 Leutchen über die ganze Welt verstreut sind, so dass wir das Change Management nicht an einem einzigen Ort organisieren konnten." Ein Grund für die geringe Beteiligung war offenbar die Hierarchie bei dem Lebensmittelhersteller. Zudem mussten die IT-Verantwortlichen erkennen, dass viele Mitarbeiter mit der Online-Collaboration wenig vertraut waren. Nun stellt sich McCain Foods dieser Herausforderung und spricht diese Probleme offensiv an, um sie zu lösen. Das Ergebnis, klingt es aus dem Statement von Blaimont heraus, ist aber noch offen.
Führungsteam muss Social Media nutzen
Auch für Daniel Gasparro geht es bei der Einführung von Collaboration-Tools vornehmlich um Change Management: "Wir müssen unsere Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ermutigen, besonders im Bereich Social Media", berichtet Gasparro und plädiert vor allem dafür, Vorbild zu sein. Gasparro war zuletzt Executive Director und CIO bei der US-Anwaltskanzlei Howrey. Das Unternehmen löst sich auf Beschluss seiner Partner derzeit auf.
"Sorgen Sie dafür, dass Ihr Führungsteam persönlich in allen Social-Media-Kanälen unterwegs ist, die Sie für Ihr Unternehmen als wichtig identifiziert haben. Ihre Mitarbeiter werden sich nicht engagieren, wenn ihre Chefs nicht durch ihr persönliches Beispiel bewiesen haben, dass ein Engagement dort keine Strafen nach sich zieht. Und arbeiten Sie mit Ihrer Personalabteilung daran, neu eingestellte Mitarbeiter schon bei der Einführung in den Job mit den Collaboration-Tools vertraut zu machen."
Man solle ruhig auch mit Belohnungen arbeiten, rät Daniel Gasparro. Er schenkte jüngeren Mitarbeitern für besonders häufig aufgerufene Blog-Beiträge schon mal einen freien Tag. Ältere Kollegen reagierten darauf aber weniger, so Gasparro. Für die sei es wichtiger, ihre Aktivitäten in Jahresgesprächen zu würdigen.
Auf jeden Fall sollte man im Unternehmen die Sektkorken knallen lassen, wenn auch nur zehn Prozent der Mitarbeiter aktiv an Social Media teilnehmen. Da könne man gar nicht genug loben, findet der bisherige Howrey-CIO. "Bei meiner letzten Firma hatten wir sogar einen monatlich ausgelobten Award, der auf den Voten der Mitarbeiter untereinander basierte." Für den Erfolg von Social Media und Collaboration, will diese Anekdote sagen, kann man also gar nicht genug Werbung machen.
Veresh Sita, CIO beim Immobilienberater Colliers International, erzählt: "Als Colliers sich vornahm, eine kollaborative Plattform zu erschaffen, wollten wir damit nichts Geringeres als einen Strategiewechsel erreichen", erinnert sich Veresh Sita. "Wir wollten, dass diese Plattform der Lebensnerv unserer Organisation wird." Ein solch ehrgeiziges Ziel schloss von vornherein aus, ein Programm ins Leben zu rufen, um es dann sich selbst zu überlassen.
Mit Collaboration Tools produktiver arbeiten
"Unser Ziel war es, einen Raum für offene Zusammenarbeit zu schaffen", so Sita. Um nicht gleich an der großen Aufgabe zu scheitern, hat man diesen Raum zunächst nur solchen Teams angeboten, die sowieso schon eng zusammen gearbeitet haben. Erst als die über Collaboration-Tools ihre Produktivität deutlich steigern konnten, hat man die Leistung intern heftigst beworben. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter mussten sich nicht einfach mit unbekannten Werkzeugen herumplagen, die von oben verordnet wurden. Stattdessen haben sie zuerst von den Vorteilen der Werkzeuge gehört und konnten dann nachfragen, ob sie auch damit arbeiten könnten. "Das", so Sita, "hat die Einführung, das Training und den Start der Collaboration-Tools sehr viel angenehmer gemacht."
Apropos Tools: Viele gängige Werkzeuge fühlten sich in einer Welt eher unpersönlich an, kritisiert der Colliers-CIO, in der man Google- oder Facebook-Seiten ganz leicht selbst gestalten kann. "Also haben wir beim Design unserer Werkzeuge darauf geachtet, dass unsere Mitarbeiter Raum für den Austausch mit ihren Kollegen haben. Da werden Fragen diskutiert, wie man eine gute Präsentation macht, aber auch die nach einem fluffigen Pizzateig." Damit sei von der um das Social-Media-Gen angereicherten Unternehmens-DNA schon eine Menge zu spüren, freut sich Sita. "Unsere Mitarbeiter haben den Willen, ihre Erfahrungen anzubieten, und den Wunsch, ihren Kollegen bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen."
Blaimont, Gasparro und Sita sind Mitglieder des CIO Executive Councils, einer weltweiten Vereinigung von mehr als 500 CIOs. Nähere Informationen zum CIO Executive Council finden Sie unter www.cioexecutivecouncil.com oder direkt bei der Programmverantwortlichen für Europa, Pam Stenson. Telefon: 089 36086-529, E-Mail: pstenson@cio.com