In einem auf seiner Website veröffentlichten Schreiben vom 2. Juli 2012 hat das Bundesfinanzministerium nach 13 Monaten offene Fragen zur rückwirkend bereits seit dem 1. Juli 2011 geltenden vereinfachten elektronischen Rechnungslegung geklärt. Ungeklärt waren bislang zum Beispiel die Anforderungen an das im Gesetz genannte innerbetriebliche Kontrollverfahren.
Das Bundesfinanzministerium weist in dem Schreiben (PDF) darauf hin, dass das genannte Kontrollverfahren lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung und damit deren Unversehrtheit sicherstellen muss. Es beinhalte hingegen nicht die Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG und diene auch nicht der Prüfung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit der Rechnung (§§ 14 Abs. 4, 14a UStG). Zudem weist das Bundesfinanzministerium nochmals darauf hin, dass es kein vorgegebenes Verfahren für die innerbetriebliche Kontrolle gibt, sondern dass jedes Verfahren geeignet ist, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.
Wörtlich heißt es in dem Schreiben: „Unter innerbetrieblichen Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer ist in der Wahl des Verfahrens frei. Er wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:
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die Rechnung in der Substanz korrekt ist, das heißt, ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
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der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
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die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,
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um zu gewährleisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.
Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Absatz 1 UStG n. F., wenn es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg).
Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Steuerpflichtige nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen." Soweit das Bundesfinanzministerium in seiner Klarstellung.
Auch wichtig in diesem Zusammenhang: Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, §147 AO einschließlich GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) erfüllt, ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
"Weg ist nun endgültig frei für die vereinfachte elektronische Rechnung"
Unternehmen, die Dienste für elektronische Rechnungen bereitstellen, begrüßten die Entscheidung. „Zwölf Monate nach Gesetzesverabschiedung hat das Ministerium wichtige verbindliche Verwaltungsregelungen getroffen", sagt Kurt Kammerer, Geschäftsführer der Firma Regify.
Und weiter sagte er: „Der Weg ist nun endgültig frei für die vereinfachte elektronische Rechnung, die Firmen großes Einsparpotenzial bringt. Wir gehen davon aus, dass schon 2015 EU-weit mehr als 40 Prozent der Rechnungen, also gut zehn Milliarden Stück, digital sein werden."
Die Regify-Gruppe bietet mit „Regibill" einen Dienst an, der laut Anbieter die gesetzlichen und steuerlichen Nachweispflichten erfüllt und dem Nutzer ohne zusätzlichen Aufwand ein gesetzeskonformes Kontrollverfahren biete.
Versand als E-Mail-Anhang im PDF-Format
Um den Dienst von Regify nutzen zu können, registriert sich der Rechnungssteller einmalig mit Umsatzsteueridentifikationsnummer, Handelsregisternummer und seinem vollständigen Namen bei einem Regify-Provider. Der Versand einer Rechnung erfolgt jeweils als E-Mail-Anhang im PDF-Format. Die elektronische Rechnung wird vor ihrem Versand per E-Mail automatisch registriert, und von der Originalrechnung und dem Rechnungssteller wird jeweils ein digitaler Fingerabdruck genommen.
Damit könne, so Regify, jede beliebige Rechnung jederzeit auch Jahre später automatisch auf Echtheit hin überprüft werden. Neben elektronischen Rechnungen erleichtere das Produkt auch die Arbeit mit Papierrechnungen. Die Lösung richte sich an Unternehmen und Organisationen jeder Größe und wird von dafür zertifizierten Providern angeboten.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.