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Spätestens nach den ersten Abrechnungen merken Verantwortliche, dass es nicht damit getan ist, den Mitarbeitern iPads zur Verfügung zu stellen. Die Verbindungen entwickeln sich häufig zur Herausforderung für das Kostenmanagement. Wer nicht darauf achtet, was in den Verträgen inklusive ist, kann schnell hohe Kosten verursachen.
Ein Vergleich mit Handyverträgen ist schwierig. Denn die meisten Menschen werden mit ihrem iPad deutlich mehr Applikationen nutzen als mit dem Smartphone. "Auf dem Tablet nutzt man viel datenintensivere Applikationen", sagt Kitty Weldon, Analystin bei Current Analysis, dem IDG News Service.
Gregg Davis, CIO beim Bauunternehmen Webcor Builders, kennt diese Problematik. Er berichtet von Tablet-Nutzern in seinem Unternehmen, die Verträge mit dem geringsten Datenvolumen abschließen und dann sehr unsicher sind, wann sie ihr Limit erreichen. Zum Teil nutzen sie zu häufig mobiles Internet, weil sie nicht wissen, dass sie mit WLAN nichts von ihrem Volumen verbrauchen.
CIO Davis hat die gesamte Bandbreite erlebt: Nutzer, die ihr Datenvolumen nur zu einem kleinen Teil nutzen und solche, die astronomische Rechnungen verursachen, zum Beispiel weil sie im Ausland Filme im Stream angesehen haben. Was bei den Tablet-Nutzern in seinem Unternehmen an Gebühren anfällt, beobachtet er über das Tool Visage Mobile. Damit kann er prüfen, wer teures Roaming nutzt und sieht sofort, wenn jemand einen völlig ungeeigneten Vertrag gewählt hat.
Für jeden Tablet-Besitzer achtet der CIO darauf, dass er mit seiner Nutzung das Datenvolumen im abgeschlossenen Vertrag zu rund 80 Prozent ausschöpft. So wäre noch Luft nach oben und man könne nutzungsintensivere Monate ohne hohe Mehrkosten auffangen.
Spezielle Tools werten Rechnungen aus
Ohne solche Tools, die Rechnungen bereits im Vorfeld auswerten und Informationen bündeln, müsste sich CIO Davis jeden Monat durch 1.300 Seiten Rechnungen arbeiten. Zu Tools für Kostenmanagement rät auch Gartner-Analyst Ken Dulaney. Bei manchen Produkten können Administratoren Rechnungsauswertungen an die Supervisor schicken, damit die sich kritische Verbindungen ansehen und mit den betroffenen Angestellten sprechen können. Auch manche Anbieter bieten solche Analysen an.
Eine andere Möglichkeit wäre, die Rechnung direkt an die Mitarbeiter schicken zu lassen und ihnen jeden Monat einen gewissen Betrag freizustellen. So erreicht man, dass Angestellte bewusster mit ihrem Tablet umgehen und darauf achten, dass sie zum Beispiel keine teuren Roaming-Gebühren verursachen.
Mehr Endgeräte als IT-Benutzer
Mit immer mehr Tablets im Unternehmen wachsen auch die Herausforderungen für das Kostenmanagement weiter, glauben Experten. Bei CIO Davis gibt es mittlerweile schon mehr Endgeräte im Unternehmen als IT-Benutzer. Das liege daran, dass viele Angestellte sowohl ein Smartphone als auch ein Tablet nutzen.
Vor kurzem veröffentlichte Deloitte Schätzungen, dass in diesem Jahr mehr als die Hälfte der verkauften Computing-Geräte Smartphones, Tablets und Netbooks sein werden. Laut Deloitte werden mehr als ein Viertel der Tablets von Unternehmen gekauft. Da diese Geräte in der Regel eine Internetverbindung haben, wird das Kostenmanagement der Verbindungen auch weiterhin eine wichtige Aufgabe darstellen.