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Wer schaut noch gern in sein Postfach. Durchschnittlich 185 geschäftliche E-Mails landen pro Woche darin und ein Drittel davon enthält weitere Dokumente im Anhang. Diese zu bearbeiten, bereitet Arbeitnehmern zunehmend Probleme. Nur 40 Prozent der Befragten gab an, die tägliche Informationsmenge gut überblicken zu können. Das zeigt eine Umfrage des Collaboration-Tool-Herstellers Mindjet, der im Mai 2012 rund 1000 Arbeitnehmer auf sämtlichen Hierarchieebenen befragt hat.
Die Abwehrstrategie ist einfach: Rund 40 Mails fallen pro Woche durch das Raster und werden überhaupt nicht mehr gelesen. Das gleiche Schicksal ereilt jedem dritten E-Mail-Anhang: Er wird gar nicht oder nicht vollständig gelesen.
Auf der anderen Seite suchen Arbeitnehmer oft nach den richtigen Informationen. Durchschnittlich wenden sie dafür täglich 36 Minuten auf. Ein Drittel sucht gar eine Stunde und länger. Damit verbringen Arbeitnehmer jährlich rund zwei Kalenderwochen ausschließlich mit der Recherche nach Informationen.
4334 Euro pro Mitarbeiter
Das kostet einmal Geld: bei Unternehmen schlägt das im Jahr mit 4334 Euro je Mitarbeiter zu Buche. Und es kostet Nerven: Gut jeder Dritte hat das Gefühl, er verschwendet zu viel Zeit mit Informationen, die für die jeweilige Tätigkeit überhaupt nicht relevant sind. 15 Prozent geben an, sie seien nicht mehr in der Lage, die richtigen Informationen herauszufiltern.
Die Mail-Flut hat auch direkte Auswirkungen auf die Teamarbeit: 36 Prozent der tatsächlich erhaltenen Informationen werden mit Kollegen geteilt. Aber 28 Prozent sind mit der Ausgestaltung der kollaborativen Arbeit an ihrem Arbeitsplatz unzufrieden.
Das Ende der Mail
Hier haben die Befragten laut Mindjet häufig ganz konkrete Vorstellungen, wie diese optimiert werden könnte. So wünschen sich 41 Prozent einen besseren Austausch von Ideen, 40 Prozent sehen Aufgabenverteilung und Ressourcenplanung kritisch und mehr als ein Drittel sieht Verbesserungspotenziale bei der Definition von Projektplänen und Zielen.
Als Fazit sieht Mindjet - nicht ganz unerwartet für einen Collaboration-Tool-Anbieter - das Ende der E-Mail nahen. Der Tagesablauf eines Büroarbeiters würde zu sehr vom E-Mail-Account gesteuert, der als zentrales Informations- und Kommunikationstool bald ausgedient hat. Die nächste Stufe sind Projekt-Tools, die einen guten Überblick liefern und alle Dokumente und Statusupdates speichern, und so das Mail-Aufkommen erheblich reduzieren.