Dafür benötigt Informationstechnologie allerdings auch den entsprechenden Stellenwert im Unternehmen: Sie darf nicht nur isoliert als Kostenfaktor betrachtet werden, sondern muss vielmehr im finanziellen Gesamtkontext des Unternehmens verstanden werden. Zwar leisten auch niedrigere IT-Kosten einen Wertbeitrag - wichtiger ist aber der in den Fachbereichen geschaffene Nutzen. Effektive IT-Unterstützung kann die Prozesskosten senken, die Umsatzproduktivität steigern und das gebundene Kapital sowie die Kapitalkosten reduzieren.
Der Wertbeitrag der IT lässt sich durch einen gezielteren Einsatz des IT-Budgets steigern. Die größten Potenziale liegen hier in der Verbesserung der IT-Effektivität und im Projektportfolio-Management. Dabei gilt: Je niedriger die laufenden Kosten für den Betrieb, desto mehr kann das Unternehmen bei gleichem Budget in neue Projekte und Innovationen investieren.
Verbesserung der IT-Effektivität
Grundsätzlich lassen sich Kosten in der IT senken, indem Leistungen günstiger verfügbar gemacht werden oder die Nachfrage nach IT-Leistungen besser gesteuert wird.
Vier Wege führen zu einer effizienteren Leistung: Unternehmen können einerseits durch Zentralisierung ihre Größenvorteile nutzen. Zweitens können sie den Automatisierungsgrad erhöhen, etwa durch einen automatisierten Roll-out von Software. Außerdem können sie Hard- und Software sowie IT-Leistungen günstiger beschaffen und viertens Service-Verträge nachverhandeln. So steigt die IT-Effizienz um bis zu 30 Prozent. Bereits im ersten Jahr stellen sich messbare Effekte ein.
Entscheidend für den Erfolg ist auch, die Anforderungen an die IT genau zu kennen und das Service-Niveau an den tatsächlichen Bedarf der Fachabteilungen anzupassen. Dabei schaffen einheitliche Standards und gebündelte Paketangebote die erforderliche Transparenz, um benötigte IT-Leistungen zu ermitteln. Außerdem lassen sich IT-Projekte durch eine optimierte Software-Entwicklung oft deutlich beschleunigen.
Doch Vorsicht: Wenn die IT-Kosten sehr hoch sind, deutet dies nicht zwangsläufig auf Ineffizienz hin. So schultern Unternehmen beispielsweise in Deutschland, Großbritannien oder Frankreich vergleichsweise hohe IT-Kosten. Berücksichtigt man aber die IT- und Prozesskosten in der Fachabteilung, sind die Gesamtkosten der Unternehmen durchaus wettbewerbsfähig. Ein intensiver Einsatz von IT kostet zwar mehr, kann aber dauerhaft Prozesskosten reduzieren. Effizienz ist hier also beim Einsatz von IT nicht gleichbedeutend mit Effektivität.
Um IT effektiver einzusetzen, muss zunächst ihr Einfluss auf den Unternehmenswert transparent gemacht werden. Hier sind Werttreiberbäume hilfreich, um die ökonomische Logik des Geschäfts im Modell abzubilden und den Wertbeitrag in einzelne operative Werttreiber zu zerlegen. Sensitivätsanalysen zeigen die Auswirkung der Werttreiber auf den Wertbeitrag und wie diese durch IT beeinflusst werden können. So lässt sich ermitteln, in welchen Funktionen oder Prozessen die IT den größten Nutzen bringen kann.
Anschließend identifiziert man die wesentlichen IT-Anwendungen oder IT-Services und ordnet sie mit ihren Kosten den Werttreibern zu. Nun lässt sich beurteilen, ob das IT-Budget effektiv eingesetzt wird und an den "richtigen" Hebeln ansetzt.
Management des Projekt-Portfolios
Wertorientiertes Projekt-Portfolio-Management beginnt bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit. Budget und personelle Ressourcen sollten auf Projekte und Investitionen mit hohem Wertbeitrag konzentriert werden. Vorhaben mit geringem oder negativem Wertbeitrag sollten dagegen nur dann umgesetzt werden, wenn sie aus technischen oder regulatorischen Gründen notwendig sind.
Der Wertbeitrag kann mit Kriterien wie dem Net Present Value (NPV) beziffert werden. Dieses Verfahren berücksichtigt alle relevanten Aspekte. Insbesondere statische Verfahren der Investitionsrechnung greifen oft zu kurz: Sie vernachlässigen wesentliche Faktoren wie zum Beispiel den Zeitwert des Erlöspotenzials oder die Kapitalkosten und können so zu grundlegend anderen Aussagen führen.
Wichtig ist auch, dass alle Auswirkungen von Projektvorhaben auf den Unternehmenswert vollständig berücksichtigt werden. Werttreiberbäume sind auch hier ein gutes Hilfsmittel, um neben direkten Kosten und Nutzen auch den Kapitaleinsatz systematisch zu erfassen und zu bewerten.
Mit der Genehmigung eines Projekts ist es jedoch nicht getan: Die meisten IT-Projekte erfüllen die Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorgaben nicht. Hier hilft ein straffes Projekt-Management. Außerdem empfiehlt es sich, das Projektportfolio regelmäßig zu überprüfen und auch bei laufenden Projekten zu kontrollieren, ob die ursprünglichen Entscheidungskriterien noch erfüllt sind. Vorhaben, die sich nach wertorientierten Maßstäben nicht mehr rechtfertigen lassen, müssen kritisch überprüft und optimiert oder eingestellt werden.
Fazit
Erfolgreiche Beispiele zeigen: Wert-Management funktioniert auch in der IT. Moderne IT-Manager sollten die Verwendung des IT-Budgets und das Projekt-Portfolio konsequent auf die Steigerung des Unternehmenswerts ausrichten und den Beitrag der IT dazu deutlich machen.
Steffen Schott ist Senior Consultant im Competence Center InfoCom bei Roland Berger Strategy Consultants. Dirk Möbus ist Projekt-Manager im Competence Center InfoCom.