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Es ist abzusehen, dass die IT-Ausgaben weiter steigen werden: Cloud und Automatisierung, Intelligente Technologien und Reduzierung der Treibhausgase stehen auf der Agenda, die Digitalisierung läuft auf Hochtouren, wie etwa Capgemini in der Studie IT Trends 2022 zeigt. Das Fazit: Die IT wird zum Kern der Wertschöpfung. Und genau dies gilt es unter Beweis zu stellen.
Aufgrund der aktuellen makroökonomischen Entwicklungen sieht Gartner in den Finanzaspekten der IT-Organisation eine kritische Herausforderung für CIOs: Durch die Inflation erodiert die Kaufkraft der bestehenden Budgets, geplanter Bedarf kann so nicht mehr abgedeckt werden. Zumal auch Service-Provider und Softwareanbieter inflationsbedingt ihre Preise anpassen.
Portfolio-Check nach Wertbeitrag
CIOs sind insgesamt gefordert, Kostenkontrolle und die Priorisierung von Investitionen strikter zu steuern. Zum einen gilt es, das bereits freigegebene Change- beziehungsweise Projektportfolio erneut zu prüfen, um sicherzustellen, dass nur die Initiativen mit dem höchsten Wertbeitrag weiter vorangetrieben werden. Zum anderen sieht Gartner das proaktive Management der IT-Nutzung als zentrale Maßnahme. Insbesondere gilt es, durch Chargeback- und Showback-Methoden ein kosteneffizientes IT-Konsumverhalten in den einzelnen Geschäftsbereichen zu erreichen - mithilfe einer transparenten Zuordnung von IT-Kosten an die Verursacher.
Der gemeinsame Nenner all dieser Anforderungen: Ein dediziertes IT-Finanzmanagement verbunden mit der Fähigkeit, die Wertschöpfung der IT und die Richtigkeit von Entscheidungen unter Beweis zu stellen - in deutlich verkürzten Zyklen und nachvollziehbar für alle Stakeholder aus dem Management, dem Finanzwesen und den Geschäftsbereichen.
5 Erfolgstipps fürs IT-Finanzmanagement
Was ist dafür zu tun? Die folgenden fünf Schritte sollten CIOs dabei befolgen, um ein erfolgreiches IT-Finanzmanagement zu betreiben:
1. Überblick verschaffen
Das Timing und die Priorisierung von Transformationen und Modernisierungen ist entscheidend. Doch dafür braucht es ein genaues Bild der Gesamtbetriebskosten für Produkte, Solutions und IT-Services. Es gilt zu verstehen, ob unvorhergesehene indirekte Kosten bei einer Migration entstehen können, welche Systemleistungen in der Cloud tatsächlich Kostenvorteile bringen, beziehungsweise, wie Systemleistungen in der Cloud gemanagt werden, damit sie Kostenvorteile bringen. Die Frage ist auch, inwiefern eine gewonnene Flexibilität und Geschwindigkeit der Servicebereitstellung in der Cloud finanziell zu bewerten ist.
Da vielfach eine Art föderales IT-Modell vorherrscht, bei dem Geschäftsbereiche eigenständige IT-Entscheidungen treffen, braucht es eine gesamtheitliche Taxonomie der IT-Infrastrukturen, die eine zentrale Sicht auf die Kosten und Wertbeiträge auf IT-Tower und Cost-Pools schafft. Technology Business Management (TBM) stellt hierfür als Industriestandard die nötigen Frameworks und Best Practices bereit.
2. IT-Verbrauch kontrollieren
Da die Möglichkeiten zur Senkung der Stückkosten irgendwann ausgeschöpft sind, müssen CIOs ihre Anstrengungen zur Kontrolle, Steuerung und Begrenzung des IT- und insbesondere des Cloud-Verbrauchs verstärken. Sie müssen sicher sein, dass das Unternehmen nur das verbraucht, was es wirklich benötigt, und nur für das bezahlt, was es tatsächlich verbraucht. Relevant ist dies insbesondere für Public Cloud, die in großen Unternehmen Einsparpotenziale in Millionenhöhe bergen kann.
Im Zuge einer Cloud-First-Strategie ist daher ratsam, FinOps als Methode des Cloud-Finanzmanagements einzuführen. Basierend auf Best Practices ist FinOps funktionsübergreifend organisiert mit dem Ziel, in Cloud-Umgebungen Produkte schneller bereitzustellen, ihren geschäftlichen Wertbeitrag zu messen und mehr finanzielle Kontrolle und Vorhersehbarkeit zu erlangen.
3. Chargeback
Grundvoraussetzung und Treiber eines wertorientierten IT-Managements ist die verursachergerechte Allokation von Kosten an die Geschäftsbereiche - Stichwort Chargeback. Erst dann wird die Wertschöpfung aus Technologie messbar und das Verständnis für das nötige Kosten-Nutzen-Verhältnis von IT-Betriebs- und -Entwicklungskosten steigt. Damit ist der Business Case gegeben, Investitionen in IT-Kostenmanagement-Tools zu analysieren. Diese zeigen insbesondere dann Vorteile, wenn sie mit hoher Automatisierung Kosten erfassen, in Kontext setzen und aus unterschiedlicher Perspektive den Wertbeitrag von IT darstellen.
Die dadurch geschaffene Transparenz, die auch die Abstimmungen zwischen den Fachabteilungen vereinfacht, unterstützt die Governance dabei, was im Hinblick auf Kostenkontrolle umzusetzen ist.
4. Vendor Management
Preisanpassungen von Cloud- und Service-Providern sowie Softwareanbietern sollten zum Anlass genommen werden, das "Vendor-Portfolio" unter die Lupe zu nehmen. Die Verhandlungsposition verbessert sich, je klarer aus dem IT-Finanzmanagement Kostenstrukturen, -treiber und der strategische Wert von externen Leistungen ersichtlich wird. Dieses Wissen ist auch entscheidend, um das Vendor-Portfolio zu bereinigen und neu aufzustellen mit Metriken und Richtlinien zum Kosten- und Risikomanagement von IT-Dienstleistern
5. Governance
Eine wirksame Verwaltung und Drosselung des IT-Verbrauchs innerhalb des Unternehmens erfordert laut Gartner eine starke proaktive Governance. CIOs sollten daher darauf achten, das gesamte Verfahren und die Prozesse rund um die Bestellung und Genehmigung von IT-Ressourcen konsequent auf ihren Wertbeitrag auszurichten. Durch strikte Governance und Beauftragungsprozesse muss für die Geschäftsbereiche sichergestellt werden, dass keine unnötige IT-Ressourcen genutzt werden. Dies ist aber nur möglich, wenn systemgestützt für alle Stakeholder - von der IT über die Finanzabteilung bis hin zu den Bereichsleitern - nachvollziehbar ist, ob und welche Wertschöpfung den IT-Kosten gegenübersteht und wie sich diese im Kontext zur Geschäftsstrategie darstellt.
Mit IT-Finanzmanagement zu einem höheren Wertbeitrag der IT
Digitalisierung ist kein Wert an sich, ebenso wenig wie eine elegante agile Produktentwicklung. Für Entscheidungen darüber, wie mit dem Einsatz der Budgets die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens weiterentwickelt werden kann, müssen CIOs heute stärker als bisher makroökonomische Trends in ihrer Bewertung von technologischen Risiken, Kosten und Wertschöpfung berücksichtigen. Ein spezifisches IT-Finanzmanagement, das von Finanz-, Technologie- und Geschäftsverantwortlichen gleichermaßen nachvollziehbar ist, hilft, Technologie-Portfolios besser zu steuern und Budgets für die Bereiche mit dem höchsten Wertbeitrag für das Unternehmen einzusetzen. (mb)